Trabalhar sem o auxílio da tecnologia é quase loucura. Em um mercado tão corrido e competitivo como o atual, com mudanças que ocorrem a cada instante, é preciso que as empresas tenham todas as ferramentas para realizar o seu trabalho com perfeição. Para as agências de publicidade, isso é uma prioridade ainda maior. Confira então, porque o sistema de gestão integrada é tão importante para as agências de publicidade.
O que você encontrará nesse conteúdo:
- Desafios em agências de publicidade.
- O que é um sistema de gestão?
- Por que utilizar um sistema na sua agência?
- Benefícios de um sistema de gestão.
- Controle e organização.
- As principais funcionalidades de um sistema.
- Escolha o sistema ideal para a sua agência.
Desafios em agências de publicidade
Agências de publicidade precisam acompanhar o comportamento do consumidor, certo? O problema é que o consumidor está ficando cada vez mais complexo, o que demanda novas soluções.
De um lado consumidores cada vez mais conectados e de outro, agências de publicidade e empresas de mídia estão se voltando para soluções digitais.
Veja se alguns desses desafios lhe parecem familiares:
– Tempo e recursos são desperdiçados em leads não qualificados, que ainda não estão dispostos a comprar;
– O digital é mais difícil de vender;
– É cada vez mais difícil fazer com que empresas aceitem suas ofertas;
– Os clientes estão cada vez mais exigentes;
– Diversas soluções digitais possuem alto custo e baixo ROI;
– Fazer o controle de performance é difícil;
– A tomada de decisão é prejudicada por falta de informações ou inconsistência nas informações;
– A falta de relatórios dificulta a gestão;
– É cada vez mais difícil competir com a concorrência;
– Há uma alta rotatividade de clientes;
– É difícil gerenciar várias ferramentas e fornecedores ao mesmo tempo;
– Integrar as soluções digitais da agência é difícil;
Se a sua empresa está enfrentando esses problemas, a boa notícia é que um sistema de gestão integrada para agências é uma solução que pode contribuir para a resolução de todas essas questões, simplificando o gerenciamento.
O que é um sistema de gestão?
Começando pelo básico, o sistema de gestão integrada é um software que ajuda as agências a gerenciarem os mais diversos aspectos de seu negócio.
Estes programas são inteligentes, implementando conceitos de automação e inteligência artificial, que permitem aos colaboradores diminuir um pouco da burocracia e das tarefas mais repetitivas. Assim, podem ter mais foco nas suas atividades que são mais importantes para a empresa.
A vantagem destes softwares é que a tecnologia é tão grande que existe um modelo específico para cada tipo de negócio, de modo que eles tenham funções totalmente voltadas para cada setor e as empresas que o compõem. É o caso, por exemplo, dos softwares para agências de publicidade.
Como mencionado acima, as agências têm um dos ambientes de trabalho mais caóticos que existem. Por um lado, isso é ótimo e quem gosta não troca por nada. Os colaboradores estão sempre fazendo algo novo, existe uma energia muito grande e o tédio passa longe de qualquer agência.
Porém, isso acaba se tornando um pouco mais difícil de controlar. Os setores se misturam o tempo todo. Por exemplo, a criação precisa se comunicar com o planejamento, para saber o que deve ser feito. Já o atendimento, entra em contato com os gerentes para entender como anda a produção. Enquanto isso, os diretores precisam cuidar de aspectos administrativos e financeiros, afinal, uma agência também é uma empresa.
Enfim, as interações são praticamente infinitas.
Leia mais: Sistema de gestão pago ou gratuito? Qual a melhor opção?
Por que utilizar um sistema de gestão em sua agência de publicidade
Para se ter uma ideia, de microagências a gigantes do mercado, há entre 5 e 10 mil agências de publicidade no Brasil.
Esse número é resultado não apenas de agências que “nasceram” agências, como também daquelas que antes eram consultorias e resolveram comprar agências e serviços de comunicação existentes ou anunciantes que decidiram construir estruturas internas de operação e passaram a operar como agências.
De toda forma, todas elas estão passando por transformações digitais, seja pela incorporação de estruturas digitais, seja pela compra de outras agências ou empresas que já possuem essas estruturas.
Por consequência, os negócios vão perdendo cada vez mais as fronteiras, com um mercado bem dinâmico em que quem não se atualiza constantemente perde competitividade.
E não basta escolher qualquer sistema. A escolha de um software de gestão passa por uma série de considerações sobre as necessidades da sua agência. Muitas agências possuem até mesmo mais de um sistema para ter uma visão mais completa de seus processos e negócios.
Utiliza-se um enorme leque de funcionalidades para atividades como gestão de tempo, criação e controle de bancos de dados, acompanhamento de contas, CRM, comunicação com e entre equipes, planejamento de fluxo de trabalho, dentre outras.
Mas o que exatamente considerar na escolha de um software? Alguns critérios possíveis:
– Interface: o software é intuitivo e esteticamente agradável?
– Usabilidade: o sistema é fácil de utilizar? Quão rápido é possível aprender a mexer nele? A empresa oferece treinamento?
– Recursos e funcionalidades: estão de acordo com as necessidades do trabalho?
– Gestão de custos: o sistema permite acompanhar custos e auxilia na criação de orçamentos?
– Suporte: o sistema oferece suporte e atendimento?
– Atualizações: a ferramenta recebe atualizações?
Benefícios de um sistema de gestão
No mundo de negócios competitivo de hoje, simplificar operações e ter informações atualizadas e precisas é essencial para o sucesso de qualquer empreendimento.
Nas agências de publicidade, onde o trabalho é tão complexo e caótico, eliminar redundâncias e integrar sistemas faz toda a diferença, uma vez que poupa um tempo precioso que pode ser empregado em atender outras demandas.
Sistemas de gerenciamento integrados aparecem como uma solução eficiente: se hoje você administra sistemas de gerenciamento separados, pode ter muito mais economia (de tempo e de dinheiro) com um único sistema que atenda todas as suas necessidades em um único ambiente.
Como vimos anteriormente, um sistema de gestão integrada é projetado justamente com o objetivo de gerenciar vários aspectos das operações das agências, evitando a necessidade de utilizar e gerenciar vários softwares ao mesmo tempo.
Muitas agências deixam de adquirir um sistema de gestão integrada porque acreditam que as várias ferramentas que utilizam dão conta do recado quando, na verdade, estão duplicando processos e criando trabalho extra para a equipe.
Integrar essas funções em uma única plataforma contorna esse problema e torna sua organização mais eficaz e eficiente. Na prática, isso significa fundir os sistemas existentes em um único, implementando processos melhores em toda a empresa.
Como benefícios da integração, podemos apontar:
– Evita a duplicação de esforços, reduzindo retrabalho;
– Faz uso mais eficaz do tempo;
– Utiliza recursos para implementar e gerenciar processos de forma mais eficiente;
– Reduz custos;
– Simplifica a auditoria;
É fundamental controlar e organizar
Sempre que uma agência entrega uma grande campanha para um cliente, algumas sensações são comuns. Primeiro, existe o alívio de que o trabalho foi feito com sucesso. Segundo, o orgulho de ter feito um ótimo trabalho. E terceiro, uma sensação de que tudo poderia ter sido feito um pouco melhor.
A verdade é que provavelmente sim. É muito difícil gerenciar cada aspecto da agência, implementando todas as técnicas que poderiam ajudar a tornar o trabalho mais organizado e bem feito.
Por isso, é preciso ter controle sobre tudo que acontece na sua agência. Operando de um ponto de vista “analógico”, isso é extremamente difícil. Como vimos acima, todos os setores precisam se comunicar o tempo todo, apagar incêndios, além de fazer as próprias tarefas.
Esta é a primeira grande vantagem de um sistema de gestão integrada para agências, já que o software permite que todas as áreas e departamentos estejam em um único ambiente.
Por exemplo, o setor de criação pode acessar o sistema e ter uma noção mais clara do volume de trabalho a ser feito. Assim, o responsável pelo planejamento é capaz de se programar melhor. E o atendimento sabe indicar quando as entregas serão feitas, para cada cliente.
A integração de departamento praticamente elimina a necessidade de uma comunicação forçada, pois todos terão acesso à informação. É claro que a comunicação é importante e sempre vai existir, mas não é mais necessário “incomodar” outro departamento para tirar as suas dúvidas.
E a gestão da agência acaba tendo o trabalho ainda mais facilitado. Com um sistema, é possível ter essas informações reunidas em um único local, prontas para serem analisadas e retornar insights bem interessantes e que podem ajudar muito na tomada de decisão.
As principais funcionalidades de um sistema de gestão para agências
Basta olhar algumas das funcionalidades que um sistema de gestão integrada traz para as agências de publicidade que fica claro porque este recurso é tão vantajoso. Confira algumas.
Ajuda a criar o workflow
O workflow é exatamente aquilo que o nome diz, o fluxo de trabalho. Ou seja, é o processo que indica como é a produção de todas as campanhas que serão produzidas dentro da agência.
Esta é uma ferramenta essencial, que facilita muito a comunicação e a agilidade dentro do ambiente de trabalho. Esse “caminho” que é utilizado para fazer a campanha pode ser comum a qualquer job, seguindo uma estrutura que se mantém durante todo o processo.
Por exemplo, a campanha começa com o pedido que chega pelo setor do atendimento ou comercial. Em seguida, é enviado ao planejamento que irá encaixar as atividades dentro do tempo disponível para cada equipe.
A partir daí, começa a produção em si. Os redatores são os primeiros a pegar no trabalho, e começam a produzir os textos e informações mais importantes. Em seguida, os designers fazem a sua mágica e colocam as informações em uma arte bem bacana.
Processo final
Para finalizar, é feita uma revisão final por todos que fizeram parte do processo. Pode ser que o gerente queria dar uma última olhada, e então ele é enviado para o cliente.
Se o cliente aprovar, show. Se não, é preciso voltar para fazer as devidas alterações, até que esteja perfeitamente de acordo com o que ele deseja.
Esse é um workflow bem bobo, mas que mostra como o ciclo de uma campanha é grande. Com um software de gestão, esse trabalho é facilitado.
Cada um já sabe a sua função. O designer sabe que precisa pegar as peças após o redator e que deve enviar a peça para revisão. Isso irá acontecer em todo o trabalho. Seguindo esta estrutura, deixa o processo automático.
Isso também elimina as falhas de comunicação, pois cada um já sabe o que precisa ser feito. O redator não precisa falar para o designer que acabou a sua tarefa. Ele a coloca como resolvida no sistema, e o designer já sabe que é a sua vez. E como este ambiente é aberto, todos podem ver o que está acontecendo.
A graça do sistema de gestão integrada é que ele permite criar o workflow da forma que a sua agência desejar. Não importa qual é o seu fluxo de trabalho, o software pode se adaptar a ele, ajudando a controlar e tornar o processo mais simples.
Implemente o Kanban de tarefas
Ok. O workflow ajuda a criar a forma como o trabalho é feito em um nível “macro”. Mas, e o micro? E a organização de cada pequena tarefa dentro de uma campanha? O software também ajuda nisso, pois você pode implementar o Kanban de tarefas.
Por exemplo, imagine que em uma campanha exista um número específico de peças que precisam ser feitas por parte da equipe de redação. É preciso dividi-las de forma rápida e eficiente.
O Kanban é um dos modelos mais clássicos de organização de tarefas, sendo bem simples e eficiente. Esse método japonês surgiu para melhorar a produtividade na indústria, mas é aplicável também na sua agência.
Ele consiste em organizar as tarefas que precisam ser feitas em 3 grupos. “A fazer”, “Fazendo” e “Feito”. Então, cada uma das tarefas tem esse status. Os redatores, por exemplo, podem se organizar para ir pegando as tarefas, sem que haja uma confusão.
Quando um trabalho estiver “feito”, pode passar para a próxima etapa, seguindo o workflow, ou esperar os outros para que tudo aconteça de uma vez.
Você consegue imaginar a quantidade de problemas que esta simples solução resolve em uma agência? Quanto tempo é perdido porque foi feita uma atividade duas vezes? Ou é preciso entrar na correria porque alguma delas foi deixada passar?
Com o Kanban, isso não acontece. Já o software ajuda a tornar esse processo ainda mais simples, permitindo visualizar as tarefas pendentes, sendo feitas e concluídas de forma mais fácil. E como todos podem ver o sistema, existe uma questão de “compliance” coletivo.
Ficou claro como o sistema de gestão integrada pode deixar as atividades da sua agência muito mais organizadas, tanto em um nível macro como micro. Mas, ele ainda pode fazer muito mais do que isso.
Criando e acompanhando o timesheet
Tempo é dinheiro, e em uma agência é quase um inimigo. Sempre parece que falta tempo para realizar todas as tarefas que precisam ser feitas. Por isso, um modelo de timesheet ajuda a gerenciar o tempo dos colaboradores.
Assim como o workflow, é um conceito que é facilmente entendido por sua tradução, sendo um gráfico de horas trabalhadas. Ou seja, ela é um gráfico que diz quantas horas a equipe, ou funcionário, investiu em um projeto, campanha ou uma determinada tarefa.
Imagine como essa informação é poderosa. O gestor sabe exatamente o quanto cada atividade leva, em média, e pode planejar o fluxo de trabalho de maneira mais eficiente, para tornar a sua agência ainda mais organizada.
Você também pode entender como é o ritmo de trabalho de cada colaborador. Por exemplo, se um redator tem mais facilidade em um tipo de peça, enquanto o outro demora um pouco mais, você pode ajustar as tarefas para que cada um fique com a sua “especialidade”.
Conhecer o tempo de cada tarefa é essencial para controlá-lo de forma mais eficiente, diminuindo um pouco a correria de uma agência.
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Auxilia no controle financeiro
Até aqui, mencionamos apenas as funcionalidades mais específicas das agências de publicidade, mas existem também aquelas que fazem parte de qualquer negócio.
O controle financeiro é algo com o qual pouca gente quer mexer. Afinal, em um trabalho tão criativo, mexer com os números é meio chato. Mas também é essencial.
Uma empresa precisa de dinheiro para sobreviver, fazendo com que este aspecto da gestão seja fundamental para o controle o crescimento da mesma.
Por isso, qualquer gestor precisa dominar dois conceitos básicos: o capital de giro e o fluxo de caixa.
O primeiro é o dinheiro que a sua agência tem para pagar as contas do dia a dia. Salário dos funcionários, contas de água, luz e internet, aluguel e todas as outras. Este é um dos recursos mais importantes das empresas, e sem ele, muitas fecham.
E é bem simples entender o motivo. Sem dinheiro em caixa, não é possível pagar as contas. A empresa entra em dívidas, até que não consegue se apoiar mais.
Fluxo de Caixa
Já o fluxo de caixa é o quanto entra e sai na sua empresa, a cada mês. Se isso for positivo, ótimo! Se for negativo de forma recorrente, é preciso tentar entender o porquê e mudar o rumo da agência para que ela volte aos eixos.
Isso é apenas o básico da gestão financeira para o crescimento e sobrevivência da agência. Existem ainda os pontos mais detalhados, como os impostos e taxas que devem ser pagas. Enfim, a gestão financeira é um ponto tão complicado que merecia um estudo à parte.
Mas, o sistema de gestão integrada ajuda muito nesse processo. Ele automatiza certas tarefas enquanto seu módulo financeiro é totalmente preparado para atender às necessidades da agência. Ou seja, é uma forma de pegar esse ponto extremamente complexo e simplificá-lo.
Entenda o que está acontecendo por meio dos relatórios
Mas, você é um gestor e precisa controlar cada um dos aspectos da agência. Alguns dos setores principais são:
– Atendimento;
– Criação;
– Mídia;
– Cadastro de clientes;
– Financeiro;
– Administrativo;
– Fornecedores;
– Calendário;
– E diversos outros.
Como vimos nos exemplos acima, cada um destes departamentos tem inúmeras sub-tarefas que os tornam extremamente complexos. Ou seja, é praticamente impossível fazer um controle de cada um deles, de forma que seja eficiente e realista.
É por isso que o sistema de gestão integrada traz relatórios sobre diversos aspectos da sua agência. Estes são formas visuais e resumidas que ajudam a alta gestão a entender melhor como está o dia a dia da sua agência, sem precisar mergulhar tão fundo em cada aspecto. Mesmo porque, convenhamos, isso é praticamente impossível.
Tudo volta para o cliente
O mundo moderno coloca o cliente em primeiro lugar, trazendo mais foco em sua experiência e em entregar o que ele precisa. Para as agências, isso também é importante.
Por isso, o cadastro de cliente é essencial. Não somente ele ajuda a conhecer quem ele é, com os dados da sua empresa, mas também pode ser usado para trazer um pouco de contexto acerca da tomada de decisões.
Você pode trazer algumas informações mais “pessoais” de cada cliente, como a forma que eles preferem trabalhar, um resumo do tom de voz da sua marca e outros dados importantes no briefing, que podem servir de apoio sempre que o time estiver trabalhando com eles.
Ter este contexto é básico para ajudar a entregar o que ele deseja, da forma que seja ideal para ele. Também é uma ferramenta muito poderosa, que é facilitada com o uso do sistema.
Do mesmo jeito que o CRM ajuda o relacionamento com a pessoa física, um software para agências de publicidade ajuda a melhorar o relacionamento com as empresas clientes.
Fazendo a integração de todos esses departamentos
Estas são algumas das funcionalidades básicas de um sistema de gestão integrada para agências de publicidade, além das formas como essa solução pode ajudar.
Como ficou claro, é preciso fazer bastante coisa para gerenciar cada aspecto de uma agência, desde a organização de tarefas, produção, até a relação com os clientes e o aspecto financeiro.
Mas, o desafio fica ainda maior ao perceber que todas essas disciplinas se comunicam entre si. O fluxo de trabalho e organização de tarefas é mais óbvio, mas todas elas dependem da vontade do cliente e tem um impacto direto no financeiro da empresa.
Por isso, é preciso que haja uma forte comunicação entre todos os departamentos da agência. E o sistema de gestão é uma forma de ajudar você a alcançar esta integração.
Imagine como seria fazer esse processo de forma não integrada? Você tem planilhas no Excel para controlar o recurso financeiro, aplicativos para gerenciar as tarefas e todos os detalhes mais ligados à produção, e um terceiro para o relacionamento com o cliente. Quantas informações será que são perdidas no meio do caminho?
Com um software integrado especificamente para este objetivo, você tem todas as informações reunidas em um único ambiente, permitindo que tudo traga mais contexto para a sua agência como um todo.
O poder das informações na tomada de decisão
Com isso, chegamos ao principal motivo pelo qual um sistema de gestão integrada é tão importante para as agências de publicidade. Além de trazer um controle de cada aspecto da operação, ele traz mais informações para que o gestor possa fazer o trabalho.
Já foi mencionado, ao longo do conteúdo, como a rotina caótica das agências de publicidade é um desafio para a organização e para a produção. Agora, pense um pouco em como isso impacta a tomada de decisões.
Os gestores precisam lidar com a mesma pressão e tomar as decisões no dia a dia e no longo prazo da sua agência em muito pouco tempo. E como qualquer decisão, as informações são o principal insumo.
O software de gestão também ajuda nisso. O sistema reúne todo o conhecimento da sua agência em um único ambiente, e traz relatórios sobre a empresa que ajudam você a tomar as melhores decisões.
Por exemplo, ao priorizar um job em relação a outro, você tem o contexto de todas as informações sobre o cliente, o financeiro da sua empresa e como está a relação entre os negócios.
Na prática
Vamos ilustrar essa situação com um caso. Imagine que dois clientes chegam com uma proposta de campanha bem urgente, aproveitando algum gancho específico que irá acabar em pouco tempo. Ou seja, a campanha não pode ser adiada.
Você analisa o timesheet de cada equipe, o fluxo de trabalho e chega à conclusão de que, infelizmente, não é possível fazer os dois. É preciso então escolher.
Uma das propostas é bem interessante do ponto de vista financeiro, enquanto a outra paga um pouco menos, mas é um cliente com enorme potencial. É um dos primeiros jobs que você está fazendo e se der certo, pode ser uma parceria muito recompensadora no futuro.
Neste momento, você pode pesar o lado financeiro. Seu fluxo de caixa está positivo? Seu capital de giro está saudável? Se a resposta for sim, talvez não haja a necessidade de escolher um job baseado apenas no dinheiro.
E como é a relação com cada cliente? Algum dos dois já tem um histórico de interações negativas com a empresa? Negar o job é o suficiente para acabar com a relação? Vale a pena investir em uma relação com o segundo cliente, apostando no futuro?
Essa decisão certamente não é fácil e como vimos, são inúmeros fatores que pesam nela. Porém, o software tem todas as informações sobre cada caminho que leva à decisão ideal.
Você pode colocar todas elas na balança e chegar à conclusão que faça mais sentido para a sua agência e sua estratégia em determinado momento.
Este recurso pode ser um incrível investimento, que permite que a sua agência possa sempre continuar evoluindo, tendo muito mais eficiência na sua rotina e controle de todas as operações.
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