Produtividade é a chave para o sucesso de qualquer agência. No mundo acelerado de hoje, onde as demandas são altas e o tempo é limitado, cada minuto conta. Mas, vamos encarar a realidade: manter a produtividade em alta nem sempre é fácil.
A boa notícia é que existem estratégias simples que podem ajudar a melhorar a eficiência e o desempenho da sua equipe, mantendo todos motivados e no caminho certo.
Neste guia, vamos explorar passo a passo como você pode impulsionar a produtividade na sua agência, desde a organização do trabalho até a manutenção de uma cultura de alta performance.
Estabeleça metas claras e tangíveis
O primeiro passo para melhorar a produtividade da sua agência é estabelecer metas claras e alcançáveis. Não adianta apenas dizer “vamos ser mais produtivos”. Em vez disso, defina objetivos específicos, mensuráveis e relevantes para sua equipe. Isso pode incluir metas de vendas, prazos de entrega de projetos ou até mesmo redução de desperdícios de tempo. Ao ter metas claras em mente, sua equipe terá um senso de propósito e direção, o que aumenta a motivação e o foco.
É importante dividir essas metas em marcos menores e acompanhá-las regularmente. Isso permite que você avalie o progresso da equipe e faça ajustes conforme necessário. Lembre-se de celebrar as conquistas ao longo do caminho, pois isso ajuda a manter a moral elevada e a motivação em alta.
Priorize e organize as tarefas
Um dos maiores obstáculos para a produtividade é a falta de organização. Quando as tarefas estão bagunçadas e não há uma clara definição de prioridades, é fácil perder tempo em atividades menos importantes. Para combater isso, é essencial implementar um sistema eficaz de gerenciamento de tarefas.
Comece identificando as tarefas mais importantes e urgentes e atribua prioridades a elas. Divida essas tarefas em etapas menores e crie um plano de ação claro. Ferramentas como agendas digitais, aplicativos de gerenciamento de projetos e quadros Kanban podem ser úteis para manter tudo organizado e acessível para toda a equipe. Certifique-se de revisar e atualizar regularmente sua lista de tarefas para garantir que esteja sempre focado no que é mais importante.
Promova a comunicação e colaboração
Uma comunicação eficaz é fundamental para a produtividade de qualquer equipe. Sem ela, os projetos podem atrasar, os erros podem ocorrer e a moral da equipe pode diminuir. Para evitar esses problemas, é crucial promover uma cultura de comunicação aberta e colaborativa na sua agência.
Isso significa incentivar a troca de ideias, feedback construtivo e transparência em todas as etapas do processo. Utilize ferramentas de comunicação, como e-mails, chats instantâneos e reuniões regulares, para manter todos informados e alinhados. Estabeleça canais claros de comunicação para resolver problemas e tomar decisões rapidamente.
Capacite sua equipe com as ferramentas certas
Investir nas ferramentas certas pode fazer toda a diferença na produtividade da sua agência. Desde softwares de automação até plataformas de colaboração online, há uma infinidade de recursos disponíveis para ajudar sua equipe a trabalhar de forma mais eficiente e eficaz.
Antes de investir em novas ferramentas, porém, é importante avaliar as necessidades específicas da sua equipe e escolher aquelas que oferecem o melhor retorno sobre o investimento. Certifique-se de fornecer treinamento adequado para garantir que todos saibam como usar essas ferramentas de maneira eficaz.
Cultive um ambiente de trabalho positivo
Um ambiente de trabalho positivo é fundamental para manter a produtividade em alta. Quando os funcionários se sentem valorizados, apoiados e motivados, eles tendem a trabalhar com mais empenho e entusiasmo. Como líder, cabe a você cultivar essa cultura dentro da sua agência.
Isso pode incluir reconhecer e recompensar o bom trabalho, promover um equilíbrio saudável entre trabalho e vida pessoal, e fornecer oportunidades de crescimento e desenvolvimento profissional. Esteja sempre aberto ao feedback da sua equipe e tome medidas para resolver quaisquer problemas ou preocupações que surjam.
Implemente estratégias de gestão do tempo
A gestão do tempo é uma habilidade fundamental para qualquer profissional, especialmente na indústria de agências, onde os prazos são apertados e as demandas são constantes. Para melhorar a produtividade da sua equipe, é essencial ensinar e incentivar técnicas eficazes de gestão do tempo.
Isso pode incluir estratégias como a técnica Pomodoro, onde os membros da equipe trabalham em blocos de tempo focados e depois fazem pausas curtas para descanso e recuperação. É importante evitar a multitarefa, que pode levar a uma diminuição da qualidade do trabalho e a uma maior probabilidade de erros. Em vez disso, encoraje sua equipe a focar em uma tarefa de cada vez e a usar listas de tarefas e cronogramas para se manterem organizados e no caminho certo.
Incentive a autonomia e a responsabilidade
Dar aos membros da equipe autonomia e responsabilidade pode ser uma maneira poderosa de impulsionar a produtividade. Quando os funcionários têm controle sobre seu próprio trabalho e são responsáveis por seus resultados, eles tendem a se sentir mais motivados e comprometidos com o sucesso da equipe como um todo.
Isso pode significar permitir que os funcionários definam seus próprios horários de trabalho, escolham os projetos em que desejam trabalhar e tenham voz nas decisões que afetam seu trabalho. É importante fornecer feedback regular e construtivo para ajudar os funcionários a crescer e se desenvolver em seus papéis. Quando os membros da equipe se sentem capacitados e responsáveis, eles têm mais probabilidade de trabalhar duro para alcançar os objetivos da agência.
Aprenda com os erros e celebre os sucessos
É importante lembrar que a melhoria da produtividade é um processo contínuo e iterativo. Nem sempre as coisas sairão conforme o planejado, e isso está tudo bem. O importante é aprender com os erros e usar essas experiências para fazer ajustes e melhorias no futuro.
Não se esqueça de celebrar os sucessos ao longo do caminho. Reconheça e recompense as conquistas da sua equipe, por menores que sejam, e use esses momentos como oportunidades para fortalecer a cultura de alta performance dentro da sua agência. Com uma abordagem positiva e pró-ativa, você pode transformar sua agência em uma máquina de produtividade e alcançar resultados incríveis. Então, mãos à obra e comece a implementar essas estratégias hoje mesmo!
Por que o guia de produtividade é importante para a agência?
Colocar em prática algumas dicas para conseguir melhorar a produtividade é extremamente importante para o ambiente de trabalho da agência, principalmente quando queremos que as tarefas sejam bem executadas.
Com isso, com o guia de produtividade em dia, as demandas podem ser entregues com mais eficiência e qualidade, em um tempo menor e em quantidades maiores, impactando diretamente nos melhores resultados e alcançando os objetivos da empresa.
Além disso, o guia de produtividade também ajuda a reduzir o uso de outros recursos na produção, evitando perdas, por exemplo, e fazendo com que a empresa seja mais consciente nas tarefas. Isso ainda garante que os custos voltados à realização dos trabalhos sejam menores.
A boa produtividade é um grande diferencial competitivo para as empresas também, fazendo com que elas sejam grandes destaques no mercado, possam atrair mais talentos e diminuir a rotatividade de funcionários.
Além disso, esse fator também colabora para que os funcionários consigam ser reconhecidos pelo seu desempenho positivo, aumentando ainda mais a motivação e comprometimento.
Dicas para implementar esse conceito nas agências
Quem trabalha em agências de publicidade já deve ter notado que a empresa é vista como um local de boas ideias, agregando valor para os projetos e com isso, garantindo a satisfação dos clientes.
Muitas das vezes é difícil conseguir entender o tanto de trabalho que envolve essas agências, seja no processo criativo, no alinhamento de ideias, nas pesquisas, estudos, testes, diversas alterações e muito mais.
Por conta disso, encontrar maneiras de otimizar esses trabalhos e com isso, garantir que a produtividade seja uma realidade para a agência é essencial para manter a excelência na entrega dos trabalhos.
Para te ajudar, confira a seguir algumas dicas que podem ser interessantes de implementar no trabalho para aumentar a produtividade:
Invista no planejamento
Investir no planejamento significa desenvolver um projeto dentro de um método, e isso pode ser feito em todas as etapas de criação, desde o briefing, referências, pesquisas, estudos, criação dos projetos e validação.
É comum que alguns prazos sejam menores do que outros, e isso pode impactar na resolução de tarefas e também na produtividade. Com isso, se planejar pode te ajudar a criar as propostas, lidar com a possível reprovação de clientes, fazer alterações e entregar o quanto antes os trabalhos.
Priorize tarefas
Gerenciar as tarefas e priorizá-las também é uma dica para colocar em prática e aumentar a produtividade. Isso porque, por conta das demandas, os processos do trabalho podem acabar sendo interrompidos, e isso pode afetar o foco.
Quando o foco é diminuído, automaticamente a produtividade também, podendo até atrasar alguns trabalhos. A melhor maneira de solucionar isso é através da gestão de tarefas, permitindo que você consiga visualizar melhor as demandas e priorizar como serão atendidas e solucionadas.
Você pode fazer isso através de alguns métodos, como o kanban, que funciona como um quadro de coisas a fazer, coisas que estão sendo feitas e coisas feitas, representando as demandas e tarefas que possui.
Manter os arquivos bem organizados
Outra dica para conseguir aumentar a produtividade da sua agência é sempre buscar manter os arquivos bem organizados. É muito comum que, por conta da correria do dia a dia, você queira salvar os arquivos com o primeiro nome que pensa, mas isso pode ser um grande erro.
Pense na possibilidade de conseguir criar pastas com padrões pré-estabelecidos dentro dos arquivos, para que você possa acessar com mais facilidade e não perder nenhum deles, podendo atrapalhar a entrega aos clientes.
Organizar os arquivos no começo pode ser uma tarefa mais trabalhosa, mas isso melhora com o tempo, principalmente se se tornar um hábito.
Use ferramentas adequadas
Usar as ferramentas adequadas para que os colaboradores tenham capacidade de realizar suas tarefas com eficiência é uma das dicas para conseguir melhorar a produtividade na sua agência.
Com as ferramentas ideais você consegue ter um bom desempenho ao executar tarefas, tendo acesso a programas de edição de imagens, de manipulação e muitos outros recursos.
A empresa precisa oferecer para os funcionários todas as ferramentas necessárias para que o seu trabalho seja bem desenvolvido com um guia de produtividade, e por isso, também é interessante estar disponível para ouvir as sugestões e críticas dos colaboradores, se certificando de que os recursos e ferramentas disponíveis são suficientes.
Crie metas alcançáveis
Não tem nada que afete mais a produtividade de uma empresa e prejudique a motivação do que metas inalcançáveis para os colaboradores.
Quando metas difíceis demais são criadas, isso pode acabar gerando frustração nas pessoas, e com isso, o bom desempenho de toda a equipe acaba sofrendo uma queda.
As metas da agência precisam ser claras e objetivas, traduzindo toda a estratégia que o negócio possui com objetivos alcançáveis. Com isso, os colaboradores conseguem entender o que estão fazendo e como devem realizar suas atividades para conseguir chegar até essas metas.
O ideal é sempre que os líderes e gestores possam oferecer todo o suporte e acompanhamento necessário para que a equipe caminhe em direção a essas metas que já foram estabelecidas, e com isso, a produtividade será uma realidade na empresa.
Use um software de gestão para ajudar
Existem diversos recursos tecnológicos que podem ajudar a sua agência a ter a produtividade aumentada como foco, como um software de gestão, por exemplo.
Isso porque, diversos processos que são feitos de forma manual podem ser otimizados a partir dele, como no setor financeiro, de produção, atendimento, mídia e muito mais.
Com isso, os setores acabam se tornando mais estratégicos e ágeis, podendo focar seu esforço em outras áreas, como no planejamento para garantir que a empresa continue crescendo constantemente e trazendo bons retornos financeiros.
Os processos que são realizados dentro de um software ainda podem ajudar a identificar alguns problemas na empresa, e com isso, apresentar soluções o quanto antes para que não se tornem grandes crises e prejudiquem os resultados do negócio.
Se você deseja aumentar a produtividade da sua agência e com isso ter bons resultados, entre em contato conosco e conheça nossas soluções!
Fantasma da procrastinação
A procrastinação é a grande inimiga da rotina. Dentro de uma agência, para que os trabalhos fluam regularmente e sejam entregues de forma correta, alguns hábitos precisam ser adotados.
Assim acontece a otimização do tempo, ela se torna produtivo e eficiente. O que precisa estar claro é que o adiamento de tarefas é algo contraprodutivo.
Psicólogos comportamentais, médicos e até mesmo filósofos vão dizer que a procrastinação é um problema enraizado no ser humano.
Não é algo simples, muito menos fácil de não praticar, o importante é não deixar virar mania ou mesmo um vício. Deixar para depois começa como algo inofensivo, mas no fim das contas atrasa a sua vida e de toda empresa.
Digo para você que é muito fácil identificar a procrastinação, basta um pouco de observação e autocrítica. Alguns sintomas são: deixar a conclusão de uma tarefa para última hora, perder tempo em redes sociais durante o tempo que deveria ser dedicado a produção, saber que existe algo importante a entregar e acabar se entretendo com outras atividades.
Vamos as dicas para abandonar de vez a procrastinação. Guia da produtividade:
Cuide do seu estado de espírito
Muitas pessoas pensam que somente fazer uma gestão melhor do tempo basta para não ser vencido pela procrastinação, mas essa orientação está incompleta. Não se pode aguardar o momento em que tenha o melhor do humor e disposição para cumprir uma tarefa, isso é uma armadilha.
Os ânimos e o estado de espírito têm que ser bem cuidados para que você não entre nessa armadilha e acabe desenvolvendo um ciclo vicioso.
O que faz fora do trabalho? Procure atividades que sejam leves e do seu gosto, desenvolva hábitos saudáveis e esteja sempre próximo de pessoas que te querem bem. Ter uma vida plena fora influencia e muito na forma como desenvolve o trabalho.
Organize as suas tarefas
Pode ser muito difícil para alguns se adaptarem a uma rotina ou método de organização, mas para quem trabalha com prazos, como uma agência, isso é mais do que necessário.
Comece com algo simples que te ajude a entrar nos eixos, como uma lista das tarefas diárias, por exemplo. Não é preciso encarar o guia completo da produtividade logo de cara, vá com calma!
Todos os dias quando chegar ao trabalho ou no finalzinho do dia anterior separe um tempo para escrever uma lista das ações que devem ser feitas.
Pode ser escrito no papel mesmo ou em uma planilha online. A lista pode chegar a uma quantidade enorme de tópico, mas não fique desanimado, a ideia é elencar o que é prioridade e ir fazendo por ordem.
Por mais que você seja uma pessoa extremamente organizada, quando falamos em guia de produtividade dentro da gestão de uma agência de publicidade, o status de “organização” muda de patamar e, muitas vezes, se torna um obstáculo.
A notícia boa é que, além de software gerenciamento, hoje existem diversas ferramentas que podem auxiliar o profissional nessa empreitada.
Sendo assim, uma ferramenta para agências que podemos citar, por agir como um facilitador no gerenciamento das tarefas, é o workflow agência de publicidade.
Workflow significa “fluxo de trabalho”, nele ficam descritas todas as etapas para realização de um processo, desta forma, ele acelera o gerenciamento de tarefas de modo a agilizar o seus desenvolvimentos, proporciona maior administração das etapas que devem ser concluídas, evitando perdas desnecessárias de tempo.
Outra ferramenta para agências que pode facilitar a sua vida, é o Kanban de tarefas .
O Kanban de tarefas funciona como um método organizacional que busca aperfeiçoar as tarefas de um negócio, tendo como foco a ampliação da produtividade por meio de um visual simples e com agilidade.
Desta forma, o Kanban de tarefas possibilita eficiência na administração das tarefas pela sua facilidade de visualização, através de um esquema de colunas e rápido gerenciamento de prazos.
Também não podemos nos esquecer do famoso briefing e do calendário de tarefas.
No briefing ficam reunidas todas as informações para o desenvolvimento de um trabalho. Quando falamos em organização nas agências de publicidade, o briefing se torna quase que indispensável.
O calendário de tarefas também é um recurso que facilita muito a ordem dentro de uma empresa, com ele podemos estabelecer, por exemplo, o planejamento de todos os conteúdos que serão publicados em um determinado período de tempo.
Leia mais: Gestão de tarefas | Como garantir mais eficiência dentro da agência?
Trabalhe bem o tempo disponível
Chegou a hora de ser um pouquinho mais metódico e conseguir dividir o tempo com mais qualidade. Para evitar a procrastinação, tente pegar a lista que fez das atividades a serem cumpridas no dia e defina um horário para a realização de cada uma delas, que podem ser horas ou minutos.
Existem diversos aplicativos que ajudam a lembrar você de andar sobre a linha, alguns disparam até um despertador de hora em hora para lembrar-se da próxima tarefa.
Definir e manter uma disciplina faz toda a diferença. Existem algumas técnicas que distribuem o tempo entre minutos para foco total e outros para descanso. Às vezes se isolar um pouco pode ser a melhor solução.
Leia mais: Principais vantagens e desvantagens do Home Office | Após 1 ano trabalhando de casa.
Crie e implemente um novo hábito
Por que não? Mas atenção: deve ser algo saudável.
Para que aconteça de uma maneira sadia e eficiente, três elementos devem fazer parte dele: desenvolver um gatilho, ter a disciplina de uma rotina e estipular uma recompensa.
Através desses pontos a atividade na agência, durante a produção de conteúdos será mais dinâmica e com alta qualidade.
O gatilho compreende definir lembretes de que é preciso parar tudo a fim de trabalhar para cumprir uma tarefa. A rotina é como se fosse o ritual diário sobre ter em mãos tudo o que é necessário para a realização dela.
Já a recompensa pode ser pessoal, quando não é dada pelo líder de equipe, que pode ser alguns minutos de descanso, uma olhada nas redes sociais ou um pouco de joguinho de celular.
Relaxe um pouco!
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Prepare-se para a procrastinação
Como foi falado lá no início do texto, é bem difícil manter-se todos os dias sem procrastinar. Ela acontece, e é preciso estar preparado para isso. Para aqueles momentos em que nada parece desenvolver ou que há algo físico ou psicológico atrapalhando a conclusão de uma tarefa da agência, dê-se um pouco de tempo.
A ideia aqui é trabalhar com folga, saber fazer a autocrítica quando isso estiver acontecendo e trabalhar com calma para voltar ao ritmo normal. Não se pode deixar de resolver, mas ter mais tempo ajudar a lidar com as pressões. Preencha o seu tempo com atividades mais simples, que não requeiram muito intelectualmente. Seja consciente com os seus limites.
Gerencie o tempo das atividades da agência de forma prática
Com certeza, o tempo é um fator primordial quando falamos em guia de produtividade.
A forma como uma empresa gerencia o tempo das suas atividades pode influenciar positivamente ou negativamente na vida de seus trabalhadores e consequentemente, em suas produções.
Para isso, também podemos contar com a colaboração de um software para controle de horas, como é o caso do Timesheet.
A ferramenta Timesheet, ou “sistema de tempo”, ajuda a controlar as horas de trabalho de funcionários e equipes, funcionando como um gerenciador de projetos e tarefas.
Através do Timesheet é possível calcular o tempo que é gasto em cada atividade, assim como, medir a produtividade de cada profissional da equipe. Isso facilita muito.
Leia mais: 5 dicas para auxiliar na gestão do tempo da sua agência.
Facilite o atendimento agência de publicidade aos clientes
O atendimento em agência de publicidade é um dos passos cruciais para que o restante do guia da produtividade siga funcionando. Afinal, não tem como ser produtivo sem que haja uma boa relação entre a agência e o cliente, não é mesmo?
Por essa razão, torna-se importantíssimo começar a pensar no sistema agência marketing e no sistema agência comunicação por meio de recursos mais modernos, como um Software de gestão de comunicação com o cliente.
Outro ponto relevante de ser mencionado aqui, é a Agência B2B. O B2B faz referência aos negócios “business to business”, ou seja, na agência B2B estamos lidando com um cliente final que não é uma pessoa física, mas sim uma outra empresa.
Quando tratamos da relação entre empresa e cliente, também se torna significativo apontar as campanhas de publicidades que têm como objetivo disseminar um trabalho ou um produto disponibilizado pelo cliente.
Para que esse serviço ao cliente seja efetivado, é preciso fazer um Pedido de Inserção (PI). Este é um documento onde constam todas as informações sobre a campanha que será realizada para o cliente, assim como, dados e informações sobre os valore que podem ser investidos em meios de comunicação.
Geralmente em um modelo pedido de inserção, você vai colocar informações relativas ao cliente e ao seu pedido, assim como dados da campanha, como por exemplo, veículos de comunicação que serão utilizados, datas e valores.
Muita atenção para a Contabilidade da agência!
A prudência com a Contabilidade da agência é um dos aspectos cruciais para que tudo dê certo.
Para isso, vamos destacar aqui dois elementos úteis para esse gerenciamento: o sistema financeiro online e o controle patrimonial.
A utilização de um sistema financeiro online facilita a gestão das finanças da sua empresa de diversas formas, por possibilitar a integração de todas as instâncias do seu negócio e facilitar o gerenciamento dos seus recursos.
Planeje-se! Um sistema integrado de gestão pode fazer toda a diferença
Como falamos anteriormente, manter uma boa gestão de agências de publicidade, tal como definir sistema agência de comunicação e sistema agência de marketing, não é uma tarefa fácil, por vezes é estressante e cansativa.
Mas um bom planejamento das tarefas, do tempo e da comunicação com o cliente podem ajudar nisso.
Nesse sentido, para finalizar o nosso guia de produtividade, é aconselhável ter um Planejamento de Recursos Empresariais (ERP) para sua a agência. O ERP para agências é um software gerenciamento ampliado, que engloba diversos setores e atividades de uma empresa.
Ele funciona, por exemplo, como um gerenciador de projetos, realizando o gerenciamento de contratos, da contabilidade, de riscos, e colaborando com a antecipação de conclusões financeiras em um negócio.
O ERP para agências é bastante utilizado na atualidade para administrar as funções diárias de um negócio, pode-se dizer que ele é quase essencial nesse sentido.
Utilizar um bom sistema integrado de gestão pode facilitar muito o cotidiano da sua empresa e evitar sintomas desagradáveis e desnecessários, como o estresse.
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