Devo investir em um sistema para minha empresa de eventos?

Pensando em melhorar a organização da sua empresa de eventos, separamos diversos motivos para você adotar de vez um sistema de gestão!

Todos sabemos que o mercado no século XXI está a todo vapor. A tecnologia proporcionou grandes avanços para o mundo moderno, além de trazer consigo infinitas possibilidades de negócios.

Nos dias de hoje é praticamente impossível manter a concorrência em níveis equitativos se não levarmos em conta todas as portas abertas pela era digital. Sendo assim, é preciso mais do que boas intenções para ser bem-sucedido, é preciso estar atento.

Uma empresa antenada, além de oferecer o melhor e mais atualizado conteúdo para seus clientes, pode ficar a par do que é de mais moderno e eficiente para a gestão de seu próprio negócio.

Claro que não basta apenas querer. Uma empresa precisa lançar mão de toda tecnologia disponível para otimizar seu tempo e investir naquilo que realmente traz desenvolvimento para os negócios.

Dessa forma, por mais que sua empresa tenha pessoas dedicadas e capacitadas para geri-la, não é recomendável deixá-las em desvantagem perante outras organizações.

O que é um sistema de gestão?

O sistema de gestão é uma das ferramentas mais modernas e indispensáveis no cenário atual. Além disso, entre suas diversas utilidades, a de listar e organizar todas as tarefas que você deve executar em um dia é a principal delas.

Como o que mais existe em uma empresa de eventos, é tarefas a se realizar e prazos apertados para cumprir, pode-se perceber o quão importante e eficaz é um sistema para gerenciar todo esse fluxo de trabalho, não é mesmo?

Sendo assim, além de tornar transparente todos os objetivos do dia a dia de trabalho, essa ferramenta de gestão é essencial para mensurar o tempo investido em determinada ação, medir o desempenho de todos os seus colaboradores e evitar atrasos decorrentes de falta de planejamento.

“Se disciplina é liberdade”, o cronograma que pode ser criado por meio de um sistema possibilitará o cumprimento de todos os compromissos de uma empresa de promoção e eventos, economizando tempo e, consequentemente dinheiro.

Quais as principais funções de um sistema para eventos?

Otimizar, integrar, gerenciar, padronizar processos e gerar mais produtividade. Veja a seguir como essas características funcionam na prática da empresa.

1. Planejamento

Como mencionado, planejamento é chave para o sucesso. Sendo assim, um sistema de gestão é de grande prestação de serviço quando uma das suas funções é a de justamente estabelecer um cronograma detalhado.

Seu fluxo de atividade está intrinsecamente conectado com o planejamento, com a definição de objetivos, com o estabelecimento de datas e com a execução das tarefas. Então, somente as atualizações necessárias de cada empresa precisarão ser somadas a essa função.

2. Hierarquia

Essa dinâmica de atividades é extremamente benéfica para a produtividade dos negócios. Entretanto, em meio a tantos afazeres, não é de se admirar caso, eventualmente, fiquemos perdidos e sem saber por onde começar.

Para que sua equipe não se afogue em um mar de dúvidas, que pode acabar gerando prejuízo para a empresa de promoção e eventos, o sistema também propôs uma solução libertadora: listar e segmentar tarefas por nível de prioridade.

Essa hierarquia é a bússola que faltava para indicar quais caminhos a se seguir e por onde começar a jornada. Condição fundamental para que as engrenagens de sua empresa nunca quedem estáticas.

3. Trabalho em equipe

Um bom gestor é de imensa valia para a condução de um negócio. Todavia, se não houver uma equipe dedicada e motivada para levar adiante as missões do gestor, de nada vale um líder.

Dessa forma, outra função excepcional de um sistema de gestão é a possibilidade de que determinadas tarefas fiquem disponíveis para a visualização em grupo. Mas, essa decisão fica a cargo do gestor, o sistema de gestão também oferece a opção de exibir tarefas particulares para cada membro da equipe.

4. Atualização constante

É notório que a informação é a arma mais eficaz para se ultrapassar algum obstáculo. Aliás, é por essa razão que uma das funções mais utilizadas de um sistema de gestão de eventos é o acompanhamento de projetos e tarefas.

Variando de software para software, há em cada tipo de sistema uma plataforma onde se pode acompanhar em tempo real todas as fases de um projeto.

Então, essa função do sistema é tão eficaz que, além de fornecer informação a todo instante, tornando a elaboração de estratégia uma simples tarefa, concede maior autonomia e independência para empresa de promoção e eventos.

5. Alertas importantes

A tecnologia é realmente incrível. Além de todas as funções predispostas acima, o sistema para gestão de eventos é tão completo que não deixa nada passar batido.

Então, o motivo pelo qual se pode afirmar isso reside no simples fato de que o sistema é munido de uma função fundamental para nos auxiliar em meio a tantos deveres do nosso cotidiano: alertas para atividades perto do prazo de vencimento ou que estão por concluir.

Dessa forma, é totalmente compreensível que, em meio à pressa diária, nos esquecemos de uma ou de outra tarefa.

No entanto, esse esquecimento pode ocasionar imensas dores de cabeça, que poderiam ser evitadas com a simples adoção de um sistema de gestão de eventos, em que qualquer atraso é notificado via SMS ou via e-mail, tornando o esquecimento algo obsoleto na era da internet.

Você conhece a ferramenta Kanban? É uma forma diferente de gerenciar e visualizar todas os seus projetos e tarefas.

6. Autoconhecimento

Conhecer a si mesmo é a melhor forma de lidar com os outros, certo? Sendo assim isso também é válido para quando nos referimos a uma empresa de eventos.

É por isso que a função de medição do tempo gasto em cada atividade dentro do sistema para eventos, também é de valor inestimável para a criação de estratégias e planos de desenvolvimento de uma empresa de promoção e eventos.

Portanto, com essa medição é possível economizar ou dispender mais tempo em atividades cruciais na rotina dos seus negócios, ações essenciais de uma boa administração.

7. Monitoramento de produtividade

Tão essencial como elaborar estratégias é entender os seus resultados. O monitoramento da produtividade, outra função proporcionada por um sistema de gestão para empresa de promoção e eventos, pode fornecer a compreensão desses resultados e, com isso, dispor de meios para que a competição interna também seja estimulada.

Sendo assim, é com essa ferramenta que se pode reconhecer o trabalho do seu pessoal e, consequentemente, incitar o aumento de produtividade ou apenas manter a motivação em patamares desejados.

Então, veja como os relatórios de produtividade podem auxiliar nessa tarefa.

Compreensão dos acertos e dos erros;

Exibição do montante de tarefas e do tempo médio de cada uma;

Bônus e gratificações para grupos ou profissionais mais dedicados;

Aumento da interação interna.

8. Dados para uma gestão eficiente

De todas as funções destacadas acima (e por conta delas, é claro), que o maior e mais fundamental destaque das funções deste tipo de sistema é a disponibilidade de dados para uma gestão mais eficiente.

Sabemos que avançar no escuro é uma tarefa muito difícil, além de extremamente desinteligente. Assim sendo, todos os dados fornecidos por um sistema pode ser a luz que faltava para iluminar os caminhos da empresa de promoção e eventos e guiá-la para o sucesso.

7 motivos para as empresas de eventos investirem em um sistema de gestão

Até agora, entendemos quais as principais funções de um sistema de gestão. Por meio do que foi discorrido até o momento, foi possível ter uma vaga noção de como essa ferramenta pode ser de imensa utilidade para as empresas de promoção e eventos ao redor do mundo.

Todavia, como é possível aplicar essas funções no dia a dia da empresa? De que modo é possível tirar proveito dessa tecnologia? Essas respostas você confere agora, por meio dos 7 motivos para uma empresa de promoção e eventos investir em um sistema de gestão.

1. Sem problemas com o deadline

Um prazo de entrega pode ser estimulante para uns e desesperador para outros. O famoso deadline pode fazer com que o mais sereno dos gestores se encontre em estado de total frenesi.

E então, como já exemplificado no artigo, o sistema de gestão possui ferramentas para o acompanhamento, aprimoramento e eventual aproximação do rompimento do prazo.

Sendo assim, não é mais preciso se preocupar com o relaxamento das datas; o sistema tem tudo o que é preciso para manter as tarefas em dia.

2. Plataforma única

Se existe algo capaz de tirar alguém do sério é a confusão de dados. Assim, quando trabalhamos com informações, queremos um relatório simples, eficaz e sucinto, que nos proporcione todas as informações necessárias sem a necessidade de ter que abrir uma nova página a cada momento.

É por isso que o sistema de gestão pode ser o alvo certo a se investir na empresa de eventos. Ele é capaz de armazenar e integrar todos os dados e informações em uma única plataforma, com um layout propício para a visualização de dados em grade escala.

É o aliado ideal da agilidade e da destreza, tão importantes para o cotidiano de uma empresa de eventos.

Clique aqui e leia o nosso artigo: “A importância dos relatórios para a rotina das agências”.

3. Simplificação da comunicação interna

Quando os membros de sua empresa de eventos se familiarizam com os campos de interação que um sistema de gestão fornece, nunca mais eles vão querer abrir mão desse recurso.

Além de ser eficaz e condizente com tudo que há de novo no mercado tecnológico, essa ferramenta é específica para a empresa. E assim, evitando conversas paralelas e mantém o foco no que realmente importa: a produtividade e prestação de serviços da empresa de eventos.

E mais: insights surgem de onde menos se espera. Sendo assim, ter uma rede de contato e de troca de informações pode agilizar as tarefas e revelar habilidades de funcionários alocados em funções nas quais podem não estar proporcionando o seu melhor.

4. Reuniões follow-up? Nunca mais!

As enfadonhas reuniões semanais ou mensais para o acompanhamento das tarefas estão com os dias contados. Toda essa burocracia que só toma tempo e dinheiro dos envolvidos será substituída pela tecnologia do sistema de gestão.

E então, como todos os dados podem ser acompanhados em tempo real, não se faz mais necessária uma reunião especifica para cuidar disso.

Dessa forma, um sistema de gestão pode fornecer relatórios, apontar erros e acertos, redefinir prazos e atualizar tarefas sem que, para isso, seja preciso convocar uma equipe de colaboradores.

É mais uma vez a tecnologia suprindo as atividades básicas para que se gaste energia no que realmente importa.

5. Backup

A roda da vida está em constante transformação. Imprevistos podem acontecer a qualquer momento e estar preparado para esses imprevistos pode ser vantagem que outras empresas de evento não têm.

Dessa forma, o sistema de gestão na nuvem proporciona um backup totalmente seguro, limpo e efetivo para os momentos mais críticos da vida empresarial.

Não importa se foi queda de energia, desestabilização interna ou, até quem sabe, o desligamento de um colaborador de extrema importância para equipe.

Todo o capital intelectual e informacional investido em determinado período de tempo será salvo e resguardado para as próximas gerações que, porventura, possam integrar a sua equipe.

6. Automatização do workflow

Um gestor ou um líder tem funções muito mais complexas do que a de ficar dizendo para cada um o que precisa ser feito. Ele serve para inspirar e solucionar problemas, ou seja, o líder é um exemplo a ser seguido, não uma agenda a ser consultada.

É dessa forma que o gerenciador de tarefas pode auxiliar o crescimento de sua empresa: livrando o gestor de encargos que não estão sob sua alçada. É a famosa automatização do workflow, expressão estrangeira que significa basicamente fluxo de trabalho.

Quando cada membro da equipe sabe o que precisa ser feito através do sistema, o gestor tem o espaço que desejava para aflorar toda a sua criatividade a serviço da empresa de promoção e eventos.

Isso gera proatividade e dinâmica para que as tarefas do dia a dia sejam executadas com consciência e maestria, além de minimizar todos os obstáculos rotineiros.

7. Fornecimento de dados indispensáveis

Já mencionamos o quão importante é o sistema de gestão para o fornecimento de dados relativos à rotina de uma empresa de promoção e eventos. Para que isso fique ainda mais claro, separamos as principais informações que essa ferramenta pode nos proporcionar.

Tempo gasto por projeto e por cliente (através do Timesheet);

Dinheiro investido em cada ação;

Produtividade da equipe ou de um colaborador isolado;

Datas de entregas e prazos estabelecidos;

Cumprimento ou não desses prazos;

Dados em tempo real;

Satisfação do cliente.

Assim, todos esses tópicos podem ser condensados em relatórios que mudarão de vez o modo com o que se administra uma empresa de promoção e eventos. São informações valiosas, que facilitam a vida do gestor e proporciona a entrega de um serviço de qualidade para o público consumidor.

Além disso, esses são os dados que fornecem estimativas realistas, excluindo qualquer áurea juvenil e romântica da gestão, aprimorando e estabelecendo metas para se alcançar os objetivos mais distantes.

O software de gestão pode ajudar até financeiramente o seu evento

Boa parte dos eventos tem um apelo financeiro: pode ser para conseguir doações para determinada causa, pode ser para vender um produto ou qualquer outro objetivo semelhante.

Dessa maneira, todo o evento precisa ser preparado de forma que culmine na obtenção dessa verba e isso fica bem mais complicado quando não se tem uma boa organização.

Com um bom software de gestão, os envolvidos no preparo do evento podem acompanhar, por exemplo, quais foram os patrocinadores contratados, aqueles que já confirmaram que desejam fazer parceria e muito mais.

Além disso, contar com um software de gestão vai ajudar a evitar duplicatas na preparação do evento, como a compra duplicada de determinado item por não se ter um controle sobre o que já foi adquirido.

É fácil entender porque o software oferece ajuda nesse sentido: porque ele simplifica a comunicação interna! Sendo assim, as pessoas podem ir atualizando os outros funcionários sobre o que já está em andamento, processos em espera e muito mais.

O que é preciso para implementar o software de gestão?

Uma das questões que as empresas de promoção e eventos costumam levantar é a dificuldade para usar um software de gestão. Na realidade, porém, o que se tem é o contrário: adicionar esse software ao funcionamento da empresa é algo extremamente simples.

No caso do software da Publi, por exemplo, nem existe a necessidade de instalar nada na máquina da empresa: é só usar o navegador para encontrar todas as informações dos eventos.

Isso significa que a empresa está livre de precisar providenciar computadores mais novos apenas para receber o software de gestão ou até de oferecer tablets aos funcionários apenas com essa finalidade.

Cabe mencionar que quem trabalha nas empresas de promoção e eventos fica surpreso com a rapidez para que todos os processos do software de gestão sejam compreendidos. É tudo bastante simples e, em questão de dias, todos os responsáveis pelos eventos conseguem usar as suas ferramentas sem qualquer obstáculo.

Usar o software de gestão acaba com diversos inconvenientes na equipe

Para que um bom evento seja preparado, é claro que a integração da equipe que está responsável por ele é muito importante.

Sendo assim, quanto mais essas pessoas puderem se comunicar e se ajudar, menos inconvenientes acontecem e há menos desgaste.

Infelizmente, há muitas situações nas quais a equipe acaba se desunindo por causa de desentendimentos associados à produção do evento e isso, além de ser ruim para a empresa, também é ruim para o andamento do evento.

Sendo assim, o software de gestão ajuda a manter a sintonia de todos, evitando atrasos em cada uma das etapas e fazendo com que a relação entre todos os envolvidos seja mais saudável. Isso significa menos desentendimentos que costumam ocorrer em uma equipe fragmentada.

Controle financeiro para o evento não sair do orçamento

Um dos grandes problemas quando se está elaborando um evento é o orçamento: por mais que se tenha ideias excelentes, é preciso pensar que o cliente tem um gasto máximo e que a empresa tem de se encaixar nele.

Infelizmente, quando as áreas não são interconectadas, pode ser bem complicado acompanhar quanto cada parte do evento já gastou, em que o dinheiro foi empregado, etc.

No caso de haver patrocinadores ou venda de ingressos, também é importantíssimo que todas essas cifras sejam acompanhadas e o software de gestão facilita tudo isso.

Normalmente, a empresa de promoção e eventos pode solicitar a adição do módulo financeiro para que todas as despesas sejam registradas. Assim, qualquer envolvido pode acompanhar o quanto se está gastando e fica mais fácil de o orçamento ser respeitado.

Com o software de gestão também fica bem mais fácil saber se o evento está trazendo lucro, ou seja, se há muitos ingressos vendidos e a quantidade esperada de patrocinadores.

Quando é o momento de aderir a um software de gestão de eventos?

O fato é que, mesmo sendo muito interessante, nem todas as empresas de promoção e eventos sabem identificar o momento de apostar em um sistema de gestão.

A seguir, algumas situações que demonstram que a forma tradicional de organizar eventos já não está funcionando para a sua empresa:

Os prazos não são cumpridos

Um dos maiores indicadores de que é preciso reorganizar a forma de organizar os eventos é quando há prazos atrasados. É claro que um atraso pode ocorrer periodicamente, mas quando os processos se enrolam de forma constante, é sinal de que um software de gestão se faz necessário.

Os patrocinadores estão declinando

Infelizmente, quando uma empresa de promoção e eventos não tem organização no seu trabalho, a verdade é que isso acaba sendo conhecido pelos patrocinadores e, sendo assim, eles declinam de novas parcerias.

Há orçamento constantemente sendo ultrapassado

As pessoas que buscam por uma empresa para criar o seu evento têm um orçamento determinado e não querem ter gastos a mais. Às vezes, nem existe essa possibilidade e, se isso está ocorrendo, falta um software de gestão.

Há muitos mal-entendidos

Quando uma parte da equipe não fica sabendo de determinada etapa do evento ou quando uma informação é muito modificada, como um telefone sem fio, torna-se ainda mais urgente adicionar um software de gestão para que se unifique os processos.

A resposta final: devo investir?

A pergunta que fez com que toda essa discussão ocorresse era se a empresa deveria investir na adoção de um software de gestão e a resposta, certamente, é positiva.

Primeiramente, porque o software de gestão pode ser personalizado a fim de se tornar acessível para cada uma das empresas de promoção e eventos.

Em segundo lugar, porque ele proporciona um custo-benefício incrível: mesmo que se precise investir na sua implementação, ele cria uma economia fantástica a longo prazo. Inclusive, com uma organização de eventos que flui bem, é claro que mais clientes se mostraram interessados.

E agora, qual software escolher?

O sistema de gestão Publi é uma ferramenta completa e integrada. Ainda mais quando ela é voltada especificamente para o segmento de empresas de eventos, atendendo todas as suas demandas e peculiaridades.

Assim sendo, o sistema de gestão possui diversos recursos exclusivos, podemos citar os seguintes:

• Integração

O software é capaz de integrar todos os setores e departamentos de uma empresa, criando uma rede abrangente no seu negócio.

Aliás, além de estimular a cooperação mutua entre seus colaboradores, o sistema de gestão fornece um panorama geral da equipe, possibilitando uma melhor gestão de pessoas e de ações motivacionais.

• Comunicação total

Depois de integrada toda a equipe, todas as interações antes restritas a um setor podem se abrir e abarcar todos os colaboradores. Essa rede cria unidade na empresa e torna a comunicação ágil e objetiva.

Erros e distrações podem ser resolvidos imediatamente, sem a necessidade de se agendar uma reunião de pauta a cada cinco minutos. Assim, com grande parte da equipe online, os debates, considerações e apontamentos são realizados em tempo real, aprimorando e lapidando um resultado que, antes da integração, demoraria muito mais tempo par ser concluído.

• Estratégias inteligentes

Nada supera a inteligência e a criatividade humana, isso é algo inquestionável. Todavia, como o software de gestão possui um banco de dados de alto valor concentrado, sua integração pode proporcionar informações estratégicas a partir dos próprios relatórios gerados pelo seu sistema.

Essa ferramenta é conhecida como Business Intelligence (BI), e está disponível em grande parte dos sistemas de gestão oferecidos pelo mercado.

• Segurança dos dados

Toda a segurança dos dados mantidos em um software de gestão é responsabilidade técnica do próprio fornecedor do programa. Isso, além de gerar menos custos para sua empresa, garante muito mais segurança para as suas informações.

Qualquer acidente ou imprevisto não impossibilita o acesso aos dados do seu sistema, pois essas mesmas informações estarão salvaguardadas em uma plataforma altamente criptografada que, só quem tem permissão, pode acessar.

• Mobilidade

Ninguém sabe o momento que a inspiração vai chegar. Por esse motivo que um sistema integrado pode facilitar a realização e conclusão de tarefas mais complexas, pois permite o acesso de qualquer lugar, bastando apenas seguir os trâmites cadastrais.

Essa função parece inofensiva, mas não se engane. Essa simples possibilidade de execução de tarefas à distância pode salvar um projeto que precisa ser entregue em determinado prazo.

Além disso, a mobilidade impede atrasos e flexibiliza a vida dos colaboradores, trazendo praticidade e autonomia para suas respectivas funções.

• Redução dos erros

Quando uma empresa está integrada, todas as suas informações também estão. Assim, a possibilidade de se deparar com um documento desatualizado ou uma informação obsoleta é muito pequena.

E, se por acaso houver algum desses incidentes, será instantaneamente resolvido a partir de um simples clique. É, novamente, a tecnologia facilitando e protegendo os seus usuários de falhas mais ingênuas.

• Produtividade

Com toda essa velocidade e disponibilidade automática de informações, o fluxo de atividades de sua empresa só tende a crescer. Sendo assim, todas as horas desperdiçadas em tarefas burocráticas e enfadonhas serão convertidas em horas criativas e desenvoltas.

Como foi visto, até aquelas atividades mais complexas podem são efetuadas por um sistema integrado de gestão. Isso significa economia de tempo e dinheiro para a sua empresa de promoção e eventos.

O Publi, oferece todas as possibilidades citadas acima, e muito mais! O sistema de gestão mais completo do mercado brasileiro, com mais de 25 anos de experiência com empresas de promoção e eventos. Ficou curioso? Então, confira as nossas funcionalidades e descubra tudo que o Publi pode fazer pela sua empresa! Entre em contato conosco!

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