Imagine o impacto nos seus negócios se não houvesse mais dúvidas sobre os serviços oferecidos pela sua empresa ou se você tivesse relatórios de gestão mensais em que poderia confiar ou, ainda, ter total tranquilidade quanto à saúde financeira da sua empresa? É o sonho de qualquer empreendedor.

Você pode estar pensando que é bom demais para ser verdade, mas se você configurar os relatórios de gestão, tudo isso é possível.

Com um trabalho eficiente e assertivo, você pode ter relatórios detalhados sobre os fatores que impulsionam o desempenho da sua empresa. Tanto os bons quanto os ruins.

O que são relatórios de gerenciamento?

Todos os empreendedores têm uma infinidade de coisas para realizar todos os dias, dependendo do setor em que você está:

– Projetos;

– Processos;

– Inventários;

– Etc.

Para realmente ter um controle sobre seus negócios, é necessário gerar relatórios de gestão constantemente.

No passado, os sistemas legados eram usados para preparar relatórios para o gerenciamento e ainda são, em muitos casos. Esses sistemas são muito mais úteis do que os relatórios financeiros, mas ainda têm suas desvantagens.

Geralmente, os sistemas legados são bastante técnicos em sua operação e interface, o que os torna desafiadores para o uso efetivo da maioria das pessoas que não são de TI. Dessa forma, cria uma situação de “tempo de espera” entre um membro da gerência que deseja um relatório e realmente o recebe.

Nos tempos modernos, com a amplitude e profundidade dos dados disponíveis crescendo a uma velocidade espantosa, esses desafios apenas aumentaram.

Relatórios de gestão visam informar os gerentes sobre diferentes aspectos do negócio, a fim de ajudá-los a tomar decisões mais bem informadas. Eles coletam dados de vários departamentos da empresa, rastreando os principais indicadores de desempenho (KPIs) e os apresentam de maneira compreensível.

Eles basicamente mostram o valor do seu negócio durante um período específico, divulgando informações financeiras e operacionais. Dessa forma, os relatórios para a gerência fornecem insights sobre o desempenho da empresa, capacitando os tomadores de decisão a encontrar o caminho certo para aumentar a eficiência operacional e tomar decisões pertinentes para permanecerem competitivas.

Quando esses relatórios são salvos em backup com visualizações poderosas desenvolvidas com um criador de painel, nenhuma informação pode ficar oculta, eliminando assim a possibilidade de erros humanos e impacto negativo nos negócios.

Por que é importante escrever um relatório de gerenciamento?

Por que é importante produzir um relatório de gestão?

Para qualquer função e setor, os relatórios são mais do que úteis, são cruciais para o bom funcionamento da empresa.

A geração de relatórios é ainda mais importante na administração, pois tem participações mais altas e mantém decisões maiores e interdisciplinares. Em geral, os relatórios são importantes para a administração por vários motivos:

– Medem métricas estratégicas para avaliar e monitorar o desempenho;

– Estabelecem benchmark sobre o desempenho;

– Permitem que a empresa aprenda com sua atividade deixando um histórico;

– Aprimoram a comunicação.

Aqui está uma pequena lista de benefícios dos relatórios de gerenciamento:

1. Medindo métricas estratégicas para avaliar e monitorar o desempenho

Até agora, entendemos que se as empresas quisessem crescer, precisariam implementar uma maneira de medir seu desempenho em relação aos seus concorrentes, mas também aos seus.

2. Ajudando você a entender sua posição

Um relatório no estilo de gerenciamento fornece as métricas corretas para obter um instantâneo da saúde e evolução da sua empresa. Assim, você pode compará-lo aos seus concorrentes para focar ou realinhar sua estratégia.

3. Definindo benchmarks de desempenho nítidos

Graças a esse histórico, você tem um benchmark regular sobre o desempenho operacional e financeiro.

4. Aprendendo e reproduzindo ou não

Benchmarks são um guia para informar o que funciona e o que não funciona. Sendo assim, você pode aprender as melhores e as piores práticas a serem desenvolvidas ou evitadas.

5. Aprimorando a comunicação

Entre parceiros, investidores, clientes e colegas. Os relatórios gerenciais desenvolvem a visibilidade das diferentes atividades entre os departamentos e melhoram a comunicação dentro da empresa.

6. Melhorando a colaboração

Como resultado direto da comunicação interna aprimorada, os relatórios de nível sênior aprimoram a colaboração interdepartamental.

Dessa forma, com as pessoas trabalhando de maneira coesa em busca de um objetivo comum, os departamentos podem usar as descobertas de dados dos relatórios gerenciais para colaborar em projetos ou iniciativas específicas, catalisando o sucesso em várias áreas-chave.

7. Impulsionando o engajamento e a motivação

Um relatório bem elaborado em nível de gerente torna os dados críticos da empresa acessíveis a todos, o que melhora o desempenho individual.

Quando as pessoas estão apresentando um desempenho ótimo e sendo reconhecidas por seu trabalho, se tornam mais engajadas, inspiradas e motivadas. Por sua vez, isso aumentará a produtividade em toda a organização.

8. Promovendo o crescimento contínuo dos negócios

Relatórios sólidos na gestão realmente aprimoram a produtividade e a tomada de decisões, o que promove a consistência e o crescimento contínuo dos negócios. Sendo assim, se você crescer consistentemente ao longo do tempo, garantirá o sucesso a longo prazo, o benefício mais poderoso dos relatórios em gerenciamento.

Para produzir seu relatório de gestão, existem três passos iniciais fundamentais. São eles:

Passo 1

Antes de começar a produzir relatórios que você acha que precisa, faça perguntas para descobrir o que você realmente precisa. Assim, as respostas das perguntas a seguir ajudam a definir caminhos críticos de sucesso para qualquer empresa.

– Quais são os principais impulsionadores do seu negócio?

– Como você define sucesso?

– Como você sabe se está precificando seus empregos corretamente?

– O que você precisa para atrair clientes?

– Você sabe quando contratar ou demitir um funcionário?

Passo 2

Depois de determinar os motivadores do seu negócio, a próxima etapa do processo é definir metas e criar um orçamento para sua empresa. Assim, criar metas e um orçamento que você possa comparar com as expectativas pode separar as melhores empresas das que estão apenas começando.

A criação de uma previsão, orçamento x real, permite analisar áreas específicas da empresa, como: vendas, despesas de mão-de-obra, indiretas versus diretas e ajuda a alcançar as metas da sua empresa.

Passo 3

A etapa final é determinar qual tipo de relatório de gestão sua empresa precisa.

Relatórios podem levar tempo para serem criados e demandam outras pessoas para analisá-los. Às vezes, os relatórios são gerados porque alguém os solicita, mas ninguém acaba olhando para eles e não está ajudando a tomar decisões.

Garantir que os relatórios de gestão criados atendam a um propósito para a sua organização é de vital importância para evitar desperdício de tempo e dinheiro.

Suas necessidades de negócios podem mudar e, portanto, seus requisitos de relatórios de gerenciamento. Sua empresa passa por muitas mudanças nas vendas, pessoas, clientes etc. e você precisa avaliar os relatórios que está produzindo.

Primeiro, pergunte quais relatórios você está gerando? Então responda a estas perguntas:

– Quem os está recebendo?

– Qual é a frequência do relatório?

– A pessoa que recebe o relatório sabe o que fazer com ele?

– Que decisões você toma com o relatório para o funcionamento de sua empresa?

– O objetivo dos relatórios de gerenciamento é fornecer informações sobre seus negócios, incluindo ajudá-lo a saber onde concentrar sua atenção.

O que deve ser incluído nos relatórios de gestão?

Aqui, exploraremos algumas dicas essenciais, analisando exemplos de relatórios de gerenciamento e considerando como você pode aplicar esses princípios a diferentes tipos de relatórios de gerenciamento.

Defina as metas e objetivos estratégicos

Para cada relatório que você escrever, você precisará começar com o fim em mente. Por que você precisa desse relatório em primeiro lugar? Você conhece os principais impulsionadores do seu negócio? Como você pode saber se seus preços estão corretos? Como você define sucesso?

Faça a si mesmo algumas perguntas importantes de análise de dados que ajudarão você a atender às necessidades do relatório.

Depois de saber sobre o que está relatando e porque, será muito mais fácil definir os indicadores de desempenho que acompanharão cada aspecto específico do desempenho. Não vá mais longe no processo de geração de relatórios até definir pelo menos duas a três metas.

Escolha os KPIs certos para o seu público

OK – para que você saiba que precisa se concentrar em um pequeno número de KPIs. Quais KPIs você deve colocar?

Realmente depende do seu público-alvo, tanto no cargo, quanto no nível de antiguidade. Por exemplo, um gerente de vendas júnior e um gerente de marketing júnior desejam ver diferentes KPIs. E o gerente de marketing júnior estará interessado em dados diferentes dos do diretor de marketing.

Um bom gerenciamento de KPI é fundamental no processo de geração de relatórios do gerente. Uma boa maneira de pensar sobre o desafio de escolher as métricas corretas é pensar: que perguntas orientadas por dados os leitores deste relatório desejam responder?

Um gerente de vendas pode estar interessado em quais de seus representantes estão com o melhor desempenho, enquanto um gerente de marketing de entrada pode querer saber qual parte do conteúdo está com o melhor desempenho em termos de novas inscrições de e-mail.

Somente depois de responder a essa pergunta, você poderá atender às expectativas de seu público e se beneficiar de relatórios eficazes. Você também pode ler nosso artigo sobre relatórios de KPI, onde pode encontrar conselhos preciosos sobre como escolher seus KPIs.

Leve em consideração o feedback do cliente em seus relatórios de gestão

Uma prática recomendada adicional de relatórios de gerenciamento é a análise do feedback do cliente online. O feedback do cliente afeta o desempenho geral de uma organização, pois atende à capacidade da organização de atender às necessidades de seus clientes.

O feedback dos clientes não apenas ajuda as equipes a avaliar o que estão fazendo de errado em seus canais digitais, mas também o que estão fazendo de certo.

Os relatórios sobre insights de pesquisas de feedback podem ajudar a formar uma estratégia digital mais orientada a dados. Por exemplo, ele pode ser aproveitado para informar o roteiro do produto, identificar pontos problemáticos no site (usabilidade) e aumentar a satisfação geral do cliente.

Você deseja informar sobre a satisfação geral do cliente? Mergulhe nos seus gráficos e mostre o aumento (ou queda) do seu Net Promoter Score (NPS). Depois, dê um passo adiante e analise os comentários abertos associados às suas pontuações para descobrir o que está causando a queda. A partir daqui você pode formular uma estratégia para aumentar o NPS da organização.

Conte uma história com seus dados

Nossas práticas recomendadas de terceiro relatório de gerenciamento diminuem os dados e os números concretos para se concentrar mais no estilo e em como apresentar seu conteúdo bruto.

Seres humanos são persuadidos principalmente através de três tipos diferentes de informações: contexto, conteúdo e significado. Quando você conta uma história usando os dados do seu relatório, pode utilizar todos eles. Essa forma de contar histórias é desafiadora, mas você tem algumas ferramentas à sua disposição e algumas dicas:

Usando períodos e dados históricos. As histórias seguem um começo, meio, fim e, com o uso da exibição de uma tendência de dados ao longo do tempo, você pode obter algo semelhante.

Por exemplo, você pode comparar a receita no primeiro trimestre deste ano com a receita no primeiro trimestre do ano passado.

Vamos dar um exemplo do mundo real de como você pode usar KPIs seletivamente para contar uma história específica: você é o chefe de marketing e precisa justificar ao CEO o gasto atual em Marketing de Conteúdo. Ela não se importa com inscrições por e-mail ou visitas à página.

Não, seu CEO está interessado em receita e ROI (um elemento essencial de qualquer relatório eficaz de gerenciamento financeiro). É seu trabalho conectar os KPIs que você analisa a receita, para que seu CEO entenda a importância do financiamento do seu departamento.

Você pode mostrar a ele as seguintes variáveis para contar uma história:

– Números da lista de e-mails atuais em comparação com o último trimestre;

– Em média, quantas novas inscrições na lista de e-mails você recebe por semana, em média;

– A média de inscrições na lista de e-mails que você recebeu por semana no último trimestre;

– Quanto você ganha, em média, por cada novo assinante de e-mail e calcula o ROI esperado;

– Usando todos esses dados, você pode responder à seguinte pergunta: quanta receita nova está sendo impulsionada por sua nova estratégia de marketing de conteúdo?

Esse é o tipo de história que pode fazer ou interromper a alocação de financiamento para um departamento.

Torne seu relatório visualmente agradável através do foco

A mente humana não pode processar muitos dados ao mesmo tempo sem ficar sobrecarregada. Ficar sobrecarregado leva à fadiga da decisão, o que torna mais difícil para sua equipe de gerenciamento pensar estrategicamente.

É por isso que, quando se trata desse nível de relatório, você deve se lembrar do mantra de “menos é mais”. Como regra geral, exibir três a seis KPIs em um relatório é um bom intervalo, e ir muito além disso não é a melhor ideia.

Isso não significa que você não pode ter outros dados apresentados, mas você deve ter uma hierarquia clara de importância visual em seu relatório e fornecer apenas os pontos mais importantes para seus KPIs.

Além disso, outras métricas devem ocupar posições secundárias ou terciárias, um software de painel online de ponta permite que você crie facilmente painéis interativos em pouco tempo, que se tornarão o seu melhor ativo quando você precisar transmitir suas informações. Conheça o Publi!

Torne os seus relatórios de gestão digitalizáveis e editáveis

É claro que a digitalização do seu sistema de relatórios gerenciais é essencial em nossa era tecnológica. E, como mencionamos anteriormente, duas das vantagens significativas dos sistemas de relatórios de gerenciamento digital são a funcionalidade interativa e os recursos personalizáveis.

Dessa forma, ao poder personalizar seus relatórios com facilidade e aproveitar os recursos interativos, você pode desenvolver sua seleção de visualização de dados e projetar práticas recomendadas para tornar seu modelo de relatório de gestão digitalizável e editável.

Eu realmente preciso de relatórios de gestão na minha empresa?

Bom, um sistema de relatórios de gerenciamento ajudam na captura de dados necessários aos gerentes para administrar um negócio eficaz. Sendo assim, os dados podem variar de dados financeiros, número de funcionários, cliente, contas, produtos, ativos em custódia, desempenho do investimento etc. O escopo de um sistema de relatórios gerenciais é amplo.

No entanto, aqui estão razões pelas quais uma empresa precisa de um sistema eficaz de relatórios de gestão:

– Necessidade constante de relatórios para tomada de decisão e análise de tendências;

– Relatórios indisponíveis com as partes interessadas certas no momento certo;

– Falta de visibilidade e uma visão holística única do desempenho da empresa;

– Redundância de dados, duplicação de dados levando a gerenciamento de dados e problemas de qualidade levando a relatórios propensos a erros;

– Recursos de alto valor;

– Alterando um relatório global para atender às necessidades locais.

Então, sim, você precisa.

Criando relatórios de gestão para sua empresa

Muitos empreendedores acham que os relatórios financeiros são suficientes para administrar efetivamente sua empresa. No entanto, os relatórios financeiros não fornecem as informações financeiras necessárias para tomar decisões estratégicas mais informadas.

Assim, para impulsionar o desempenho de seu pessoal, entender a lucratividade de seus clientes, analisar preços e seus gastos com marketing, você precisa desenvolver um pacote de relatórios de gestão.

Sem mais delongas, vamos resumir o que tratamos ao longo deste artigo.

1. Defina as metas e objetivos estratégicos:

Comece definindo o que deseja alcançar, por que precisa escrever esse relatório e para quem está escrevendo.

2. Escolha os KPIs certos para o seu público:

Posições diferentes têm necessidades diferentes – lembre-se de quem lerá o que você escreve para saber no que você precisa se concentrar;

3. Leve o feedback do cliente em consideração:

Os clientes são a espinha dorsal de qualquer empresa e você precisa entender o que sua empresa está fazendo de errado e de certo;

4. Polir suas habilidades de contar dados:

Você tem dados concretos em suas mãos que precisam ser entendidos por todos, esclarecê-los com uma boa história, apoiada por um painel abrangente, transmitirá suas ideias ainda mais facilmente;

5. Torne seu relatório visualmente agradável por meio do foco:

Com a ajuda de um software de BI, você poderá criar painéis atraentes em pouco tempo, que serão o seu melhor aliado ao comunicar suas descobertas;

6. Clareza é a palavra de ordem:

Siga alguns princípios de apresentação e design para permanecer no lado seguro enquanto elabora seu relatório;

7. Seja digital:

Os relatórios em papel são do passado. Coloque suas mãos em uma ferramenta de painel online que permitirá consolidar seus dados em um único local, criar relatórios de gestão interativos com rapidez e facilidade, com informações sempre atualizadas;

8. Atingindo o equilíbrio:

Para garantir o máximo de aproveitamento dos painéis digitais centralizados, você precisa garantir que as visualizações funcionem bem na página e ajudar as pessoas da sua organização a obter rapidamente informações com facilidade, sem confusão;

9. Escaneabilidade + edição = sucesso.

Aproveitando ao máximo a funcionalidade interativa dos painéis de relatórios digitais, você pode melhorar a capacidade de digitalização dos seus relatórios de painel enquanto usa filtros e caixas de pesquisa para cavar mais fundo em importantes bolsões de informações com facilidade;

10. Relevância dos dados em tempo real:

As informações em tempo real são inestimáveis para qualquer organização, mas apenas se estiverem alinhadas com as principais metas dos relatórios de gestão. Portanto, teste seus relatórios antes de distribuí-los pela organização, verificando suas métricas em tempo real quanto à clareza e relevância;

11. Continue melhorando:

O mundo digital está em constante evolução. Setor, nicho ou setor de lado, você deve testar regularmente seus relatórios, fazendo alterações ou personalizações para resolver quaisquer dados que se tornaram redundantes ou ineficientes. Nunca pare de testar, nunca pare de melhorar;

12. Com todas essas práticas recomendadas para geração de relatórios de gestão, agora você pode fazer relatórios online.

Apesar de todo nosso esclarecimento, sabemos que ainda pode parecer muito difícil criar relatórios de gestão eficientes para guiar da maneira correta sua empresa. É por isso que existem empresas que cuidam disso para você.

É muito importante que você entenda o processo, mas não precisa executá-lo, necessariamente.

Elementos essenciais para fazer um relatório de gestão eficiente

Não há dúvidas de que o relatório de gestão é bastante importante, certo? Sendo assim, conhecer os elementos indispensáveis no desenvolvimento desse documento é muito interessante.

A missão desse texto é justamente eliminar qualquer tipo de dúvida sobre esse assunto e facilitar essa atividade que faz parte da rotina de milhares de pessoas.

Conheça seis pontos que precisam ser considerados para montar o relatório perfeito.

1: Elabore um bom título

É essencial que seja colocado um excelente título no relatório, já que o documento vai ajudar o empreendedor na mensuração de desempenho da empresa e influenciar nas tomadas de decisões.

Entenda que existirão diferentes tipos de relatórios para muitos objetivos e áreas, desta forma, ao usar um título bem desenvolvido, o gerenciamento consegue identificar o assunto de determinado documento com agilidade e eficiência.

2: Faça a contextualização

Para fazer um relatório de gestão eficiente é necessário inserir a contextualização nesse documento.

Esse elemento é importante, pois, possibilita que o destinatário, seja o desenvolvedor do relatório, seja outro colaborador, consiga entender o que está sendo colocado em análise nas páginas do documento.

O texto de contextualização deve ser curto e assertivo, a sua função é introduzir as métricas, as estatísticas e os resultados que serão inseridos ao longo do relatório.

3: Estabeleça objetivos claros

Esse tipo de documento sempre é escrito por alguma razão, não é mesmo? Desta forma, ao redigir o relatório é indispensável que os motivos sejam inseridos com clareza e que sejam focados naquilo que realmente importa e é necessário para o negócio.

Tenha em mente que o relatório ideal é aquele que pode ser averiguado com facilidade e que o seu objetivo é de fácil entendimento.

Consequentemente, antes de começar a desenvolver o documento, defina com objetividade os dados que serão inseridos no relatório para que tudo esteja alinhado com o objetivo que foi previamente definido.

4: Redija o resumo

Para fazer um relatório de gestão eficiente é fundamental redigir o resumo, sendo assim, é evitado que o documento seja analisado por completo em cada situação em que o gestor deverá tomar algum tipo de decisão.

Saiba que o resumo é um texto curto, cuja leitura é bem rápida e contém as informações mais importantes do relatório.

Quando o resumo é bem desenvolvido, o tempo é otimizado e qualquer escolha que precisa ser realizada será feita rapidamente e com bastante segurança.

É uma forma interessante de otimizar as horas e pode ser aliada de outras maneiras de gerenciar o tempo na empresa. O resumo pode ser parecido com um mapa mental, ou seja, os dados serão fornecidos de forma bem assertiva.

5: Apresente resultados

Todo relatório de gestão que é eficiente possui uma área para que os resultados sejam apresentados.

Esse elemento é necessário, pois, apresenta qualquer observação que seja considerada relevante, portanto, pode conter:

Tabelas;

Métricas;

Estatísticas;

Gráficos.

6: Desenvolva a conclusão

O último elemento indispensável no relatório de gestão é a conclusão.

De forma geral, é o desfecho do documento e deve apresentar as descobertas, ou seja, aquelas informações que foram disponibilizadas no corpo do documento.

Entenda que essa parte não é baseada em opiniões, a conclusão é definida em dados verdadeiros e que já foram coletados, justamente por esse motivo que esse ponto é indispensável para o gerenciamento da empresa.

Conheça também algumas dicas para melhorar a produtividade e o seu desempenho.

Os diferentes tipos de relatório de gestão

Há diversas modalidades de relatórios de gestão, cada categoria possui uma função diferente, porém, todo tipo de documento tem a missão de atender uma necessidade da equipe de gerenciamento do negócio.

As principais classificações de relatório de gestão são:

1. Relatório de vendas: é aquele documento que vai proporcionar informações referentes às vendas, o relatório discorre sobre o desempenho do vendedor, a conversão de leads, a quantia de consumo, etc.;

2. Relatório de produtividade: é o documento que vai apresentar os principais indicadores de qualidade e de produtividade da empresa;

3. Relatório de cadastros: aqui será relacionado toda variação presente no banco de dados seja dos clientes, das distribuidoras ou dos fornecedores;

4. Relatório financeiro: o documento é responsável por abordar as diversas questões financeiras da instituição, abrange os orçamentos, contas que precisam ser pagas e recebidas, fluxo de caixa, investimentos, etc.;

5. Relatório de satisfação: serve para avaliar qual é o nível de satisfação dos funcionários da empresa, o documento consegue medir qual é a lealdade da equipe com o negócio;

6. Relatório de marketing: esse diagnóstico é interessante, pois, permite que o gestor saiba qual é o estado, as problemáticas e a eficiência de toda estratégia de marketing.

Ainda que existam diferentes categorias de relatórios, é sempre importante entender que os passos ensinados previamente para redigir o documento sempre serão iguais.

Não esqueça da revisão!

Para fazer um relatório de gestão eficiente é fundamental que seja realizada a revisão do documento antes de enviá-lo para o leitor.

O erro mais comum ao desenvolver esse tipo de relatório é não revisar o documento completamente, portanto, não deixe de averiguar cada informação apresentada ao longo do relatório.

Além disso, também é necessário revisar o aspecto gramatical e ortográfico do documento.

A revisão do relatório também implica a edição, ou seja, é importante eliminar informações que não possuem grande relevância e tornar o documento mais objetivo para quem for ler.

Desta forma, é garantido que o relatório de gestão é eficiente e que fará sentido para quem estiver lendo o documento.

Agora é a sua vez

Viu só como fazer um relatório de gestão eficiente? Ainda que essa tarefa pareça complicada, não é e você já está pronto para executar essa atividade e melhorar o desempenho do seu negócio.

Esse documento é primordial para que qualquer tipo de empresa funcione e agora que toda produção do relatório foi explicada, certamente, você conseguirá produzi-lo sem errar.

Não deixe de redigir o relatório, aproveite tudo o que foi apresentado no texto.

Existem soluções de sistemas de gerenciamento integrado preparados para ajudar você a construir os relatórios que a sua empresa precisa para ser cada vez mais produtiva. O Publi é exatamente este software. Voltado totalmente para a atender a gestão do seu negócio e promover mais produtividade, com integração com todos os departamentos e os relatórios, inclusive financeiros, que você precisa. Quer conhecer mais? Então, entre em contato conosco!

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Passo a passo para fazer um relatório de gestão eficiente