Afinal de contas, como colocar em prática o real conceito de organização dentro de uma empresa, quais sistemas e métodos que realmente funcionam? Vamos conferir!
Uma empresa costuma ser dividida em diversos departamentos. E, mesmo com cada departamento tendo muito bem definido qual é a sua área de atuação, ainda assim, se faz necessário que ocorram trocas entre departamentos diferentes entre si.
No caso das agências de publicidade, não é diferente, uma vez que, essas agências costumam oferecer serviços integrados. E, para que sejam, de fato, integrados, essa integração precisa começar já quando os “jobs” são divididos na agência.
Com tanta divisão e integração rolando ao mesmo tempo, é necessário manter certa ordem para que tudo saia conforme o planejado. Ou seja, organização é o que não pode faltar.
Cumprimento de prazos
Quando falamos em agências de publicidade, a primeira coisa que precisamos ter em mente é a importância do cumprimento de prazos. Afinal de contas, todo job, assim que é solicitado pelo cliente, vem junto de um deadline para a entrega. E é com base nesse deadline que outras ações, tanto dentro quanto fora da agência, também são coordenadas.
Como exemplo, podemos citar uma agência que tem como cliente uma escola particular. Essa escola particular precisa de uma boa e efetiva campanha de matrículas, certo? Para isso, contrata a agência para fazer todo o material off da campanha:
- Outdoor;
- Anúncios em revistas;
- Entre outros.
Junto com esse material é muito comum que o cliente também solicite uma forte campanha em Marketing Digital. Mas como estamos falando de uma campanha de matrículas, que tem data para começar, é preciso estar atento aos prazos de entrega do material solicitado para que corresponda ao start da campanha também nas redes sociais.
Tudo deve andar junto e muito bem sincronizado para que a campanha obtenha o maior êxito possível.
Esse é um exemplo complexo, mas que ajuda a entendermos a necessidade da organização na rotina das agências, principalmente no que se trata ao cumprimento de prazos quanto à execução e entrega de materiais.
Afinal de contas, em grande parte das vezes, toda a estratégia de comunicação da campanha de um cliente está nas mãos da agência de publicidade. Portanto, não há margens para erros, não é mesmo?
Inserindo conceito de organização na comunicação com os clientes
Muitas agências de publicidade costumam sofrer com a falta de uma verticalização no processo de comunicação com o cliente. Isso porque, em grande parte dos casos, o cliente se preocupa apenas em comunicar o que deseja a alguém que faça parte da agência. Não levando em consideração se essa pessoa pode ou deve, de fato, receber essa demanda.
Dessa forma, é extremamente necessário que a agência tenha muito bem estabelecido quais profissionais e de quais setores serão responsáveis por estabelecer e manter o contato com o cliente. Muitas vezes, essa função é deixada por conta apenas do setor de atendimento, o que pode ser uma excelente opção.
Com o conceito de organização um vez implementado, muitos problemas são evitados. Tais como: briefings incompletos na hora de executar um job, pois não se sabe ao certo com quem o cliente falou e o que solicitou. Dúvidas com relação a prazos. E até mesmo se estabelece com o cliente uma espécie de processo de rotina, fazendo com que entenda que, sempre que precisar solicitar alguma demanda, deve procurar por uma pessoa específica.
Conceito de organização na rotina de uma agência de publicidade
Quem já trabalhou em uma agência de publicidade sabe o quanto a rotina desses lugares costuma ser extremamente cansativa. Não importa qual seja o setor, são muitas as tarefas a serem administradas no dia a dia, e por isso é que tão importante inserir o conceito de organização dentro dessa rotina, seguindo os sistemas e métodos necessários.
Para que ninguém se perca no meio de inúmeras demandas dos mais variados clientes, adotar um software de gerenciamento de tarefas pode ser uma excelente opção. Além de reunir todas as equipes em uma mesma plataforma, o software ainda pode oferecer filtros para que cada um tenha acesso às suas tarefas para aquele dia ou até mesmo para aquela semana.
Fazer uso de plataformas que possibilitem essa organização é primordial para garantir que outros aspectos, como o cumprimento de prazos, por exemplo, sejam rigorosamente respeitados.
Já que, uma vez que um job está lançado com uma determinada data em uma plataforma de gerenciamento, o responsável por ele terá ciência de que é necessário entregá-lo até aquela data limite, sem abrir precedentes para o esquecimento.
Pensando em adotar um sistema gestão para integrar a sua agência e melhorar a comunicação interna? Clique aqui e confira: 8 benefícios de usar um sistema de gestão na sua agência.
Tráfego
Você com certeza já deve ter ouvido falar sobre o conceito de tráfego nas agências de publicidade e comunicação. Mais conhecido e aplicado em agências de grande porte, o tráfego é uma importante ferramenta para garantir que os processos internos da agência sejam mais fluidos e organizados.
Portanto, caso sua agência de publicidade esteja passando por problemas no que diz respeito à comunicação entre os setores, contratar ou até mesmo realocar um funcionário para que fique responsável pelo tráfego pode ser uma excelente opção, além de ajudar na eficácia da comunicação interna, esse responsável ajudará a aplicar o conceito de organização dentro da agência, seguindo as recomendações de sistemas e métodos solicitados pelo gestor responsável.
Basicamente, o responsável pelo tráfego dentro de uma agência de publicidade é aquele que divide as tarefas entre os setores e promove a organização do fluxo de trabalho. Além de delimitar os prazos que devem ser respeitados.
Geralmente, as informações acerca das tarefas e dos prazos são fornecidas pelo atendimento, já que é que está em contato direto com o cliente, lembra?
Por isso, é fundamental que o responsável pelo tráfego tenha uma excelente dinâmica de trabalho com o responsável pelo atendimento. Ambos são profissionais muito importantes no que diz respeito não apenas à aplicação do conceito de organização dentro da agência, seguindo os sistemas e métodos propostos, mas também ao seu funcionamento como um todo.
Integrando a tecnologia na organização
A tecnologia desempenha um papel crucial na modernização da organização. A implementação de ferramentas de automação, como chatbots para atendimento ao cliente e softwares de automação de marketing, pode otimizar processos e liberar recursos humanos para tarefas mais estratégicas.
A integração inteligente de tecnologia não só aumenta a eficiência, mas também proporciona uma visão mais precisa e em tempo real das operações, permitindo ajustes rápidos e informados.
Além disso, a cibersegurança é uma parte essencial da organização moderna. Garantir a proteção de dados sensíveis, tanto internamente quanto nas interações com os clientes, é fundamental.
Essa organização no ambiente digital não se resume apenas a facilitar processos, mas também a garantir a segurança e a confidencialidade das informações, construindo assim uma base sólida para a confiança do cliente.
Gestão da mudança: Adaptabilidade como pilar organizacional
A capacidade de se adaptar às mudanças é uma característica vital em um mundo empresarial dinâmico. A gestão da mudança deve ser incorporada ao conceito de organização, permitindo que a empresa se ajuste a novas circunstâncias, tecnologias emergentes e evoluções no mercado, envolvendo a criação de uma cultura organizacional que valoriza a inovação, a aprendizagem contínua e a flexibilidade.
A comunicação transparente durante períodos de mudança é essencial para mitigar resistências e garantir uma transição suave. A organização na gestão da mudança implica na definição clara de metas, na identificação de líderes de mudança e na avaliação constante dos impactos das mudanças implementadas.
Abraçando a adaptabilidade como um pilar organizacional, as empresas podem se posicionar de maneira mais resiliente e competitiva no cenário empresarial em constante evolução.
Sustentabilidade: Organização com visão de futuro
A sustentabilidade não é apenas uma responsabilidade social, mas também uma estratégia organizacional inteligente. Integrar práticas sustentáveis na operação diária não apenas contribui para o bem-estar do planeta, mas também fortalece a reputação da empresa e a lealdade do cliente.
Nesse contexto da sustentabilidade, a organização envolve a implementação de práticas ecoeficientes, a redução de resíduos e a consideração do impacto ambiental em todas as decisões comerciais.
Ademais, a organização sustentável inclui a avaliação contínua do ciclo de vida dos produtos e serviços oferecidos, buscando constantemente maneiras de minimizar o impacto ambiental.
Adotando uma abordagem proativa em relação à sustentabilidade, as empresas não apenas contribuem para um futuro mais verde, mas também se posicionam como líderes conscientes e responsáveis em seus setores.
O conceito de organização transcende a mera estrutura física e permeia todos os aspectos de uma empresa. Desde o cumprimento de prazos até a interação com os clientes, a rotina de uma agência de publicidade e a gestão do tráfego, a organização é a força motriz que impulsiona o sucesso. Ao implementar sistemas e métodos eficazes, as organizações podem não apenas sobreviver, mas prosperar em ambientes competitivos, proporcionando resultados consistentes e superando as expectativas de seus clientes.
Esses são apenas alguns dos fatores que comprovam a importância do conceito de organização, dentro das agências de publicidade. E, agora que você já sabe um pouco mais sobre ele, que tal aplicá-lo ao dia a dia da sua agência?
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