Quando se trata de negócios, o perigo está nos detalhes. E, embora os contratos não sejam exatamente algo em que as agências queiram pensar quando estiverem entusiasmadas e ansiosas para mergulhar em um novo empreendimento comercial, eles são responsáveis por consolidar ou quebrar uma empresa.
Desse modo, um contrato mal redigido pode ter consequências que vão além do escopo deste acordo, impactando sua organização por anos futuros.
Se você não proteger seus interesses através de contratos bem redigidos, pode se encontrar em desvantagem, da qual levará muito tempo, esforço e dinheiro para se recuperar.
Contratos bem elaborados são responsáveis por proteger seus interesses e evitar que você perca terreno em seus negócios Pensando nisso, elaboramos o texto a seguir, com as principais informações que sua agência precisa saber na hora de redigir contratos.
Leia mais: A importância do processo contábil eficiente dentro das agências.
O que deve ser incluído em um contrato?
Todos os contratos diferem dentro das agências, e cada situação comercial é única. Alguns termos podem ser negociáveis, e outros estarão fora dos limites. É importante saber o que você quer e o que é razoável pedir.
Assim sendo, ao redigir e revisar contratos, aqui estão alguns detalhes que as agências devem procurar: uma descrição dos serviços a serem prestados por cada parte; uma linha do tempo para os marcos do projeto; informações de como o projeto será entregue e por qual meio.
Também é importante abordar o que acontece se o projeto estiver atrasado ou se o cliente quiser fazer mudanças, e o preço e o cronograma de pagamento para cada parte. E, por fim, o que acontece se o projeto for cancelado por uma parte ou por outra.
Leia mais: Dicas para lidar com clientes inadimplentes na sua agência.
Elementos-chave de um contrato de agência
Estes são alguns elementos-chave a serem incluídos nos contratos para proteger as agências, bem como seus clientes. Certifique-se de incluir uma cláusula que defina as funções e responsabilidades de cada parte.
Logicamente, você não quer que exista qualquer erro de comunicação, em relação à responsabilidade de cada uma das partes, durante a vigência do contrato.
Também é importante garantir que seu cliente compreenda que você é dono do produto de trabalho que sua equipe cria para ele.
Desse modo, é importante delimitar que sua empresa não está licenciando, mas sim, prestando um serviço para esse mesmo cliente.
Você também quer ter certeza de que todas as partes concordam em manter qualquer produto de trabalho criado sob os termos de um acordo de confidencialidade.
Dessa forma, é possível manter suas informações proprietárias em segredo, enquanto se certifica de que seu cliente também não poderá divulgá-las.
O tempo é tudo: saber quando negociar e quando não
Enquanto algumas coisas devem ser escritas de modo definitivo, outras partes de um contrato podem ser flexíveis. As negociações sobre certos elementos são inevitáveis e até mesmo desejáveis – afinal, elas mostram que ambas as partes estão interessadas em uma situação vantajosa para ambos os lados.
Tenha em mente, no entanto, quais termos devem ser discutidos. Por exemplo, não é uma má ideia negociar sobre coisas como a data de início, o prazo, as condições de pagamento e os cancelamentos de projetos.
Estas são coisas que se pode (e deve) controlar, enquanto outros elementos estão fora de suas mãos, tais como quanto tempo o projeto levará.
Na verdade, você provavelmente deve evitar mencionar qualquer coisa que esteja fora de seu controle ou que não possa garantir. Se o fizer, estará se abrindo para a decepção e o aumento do risco.
Determinar sobre o funcionamento do pagamento
Você pode estar acostumado a um determinado cronograma de pagamento de clientes passados, ou pode estar confortável com um determinado método de contas, mas precisa ficar claro no contrato sobre como o pagamento irá funcionar.
Dessa maneira, se você tem um cronograma de pagamento específico que gosta de cumprir, certifique-se de que o contrato reflita esse detalhe.
Este também é um bom momento para determinar se o cliente é responsável por cobrir quaisquer de seus custos, tais como despesas de viagem e hospedagem, ou mesmo outros custos de pessoal, tais como pagar a um editor assistente, por exemplo.
Se você tem um método de pagamento particular que gosta de usar, como um adiantamento em relação a uma porcentagem do projeto final, certifique-se de que isso esteja declarado no contrato.
Em contrapartida, se o cliente tem um método de pagamento padrão que não deseja utilizar, tal como solicitar um adiantamento programado, tente obter por escrito que você possui o direito de decidir como cobrar, tal como solicitar pagamentos progressivos.
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Cláusulas que você nunca deve omitir
- Confidencialidade, propriedade e cláusulas de não concorrência
Estas três cláusulas andam de mãos dadas e devem ser sempre incluídas em seus contratos. Primeiro, você deve certificar-se de ter um acordo de confidencialidade na parte da frente do contrato.
Desse modo, isso vai garantir que seu cliente mantenha em segredo qualquer detalhe de seu produto de trabalho, incluindo o próprio projeto e até mesmo o fato de ter contratado a sua agência.
Você também deve certificar-se de ter uma cláusula de não concorrência que impeça seu cliente de competir contra você ou contratar seus funcionários. Isto pode ajudá-lo a proteger sua renda e o sustento de seus membros de equipe.
Finalmente, uma cláusula de propriedade permite que você e seu cliente saibam quem possui o quê sem ter que passar por litígios caros e demorados se surgir uma disputa.
Cláusulas que você nunca deve ignorar
- Cláusulas de Compensação e Cancelamento
Estas duas cláusulas podem ser importantes se um projeto começar a dar errado, ou se um cliente decidir cancelar o vínculo. Certifique-se de ter uma cláusula de cancelamento que descreva o que acontece em caso de cancelamento do projeto.
Assim sendo, é possível incluir uma cláusula de indenização, o que significa que o cliente teria que pagar uma quantia definida se cancelasse o projeto. Isto não é padrão na maioria dos contratos, mas é frequentemente solicitado por agências.
O valor pode ser arbitrário, mas destina-se a compensar a agência pelo impacto financeiro da perda de um projeto.
Se um negócio correr mal e os clientes não lhe pagarem, ou se eles se afastarem do projeto e deixarem você sem nada, certifique-se de ter uma cláusula de compensação que descreva como sua empresa será compensada.
Você pode querer incluir uma cláusula de pagamento antecipado, o que significa que o cliente teria que pagar à empresa uma quantia definida antecipadamente antes de iniciar o projeto.
Como um software pode te ajudar
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