A gestão financeira e a contabilidade são elementos estratégicos para uma agência de publicidade. Porém, é comum ver esses aspectos serem deixados de lado dentro das empresas. Para o sucesso e a sustentabilidade de um negócio criativo, não basta ter bom atendimento e ideias brilhantes. Dessa forma, é necessário um acompanhamento rigoroso, um sistema para cumprimento das regras fiscais e muita organização.
Selecionamos abaixo alguns elementos importantes que podem ajudar seu negócio a prosperar na gestão financeira. Confira:
Organização das despesas de agência
Um passo importante para uma boa gestão financeira é principalmente ordenar todas as despesas: tudo que precisa ser pago, de forma fixa e variável. Isso precisa estar bem organizado, para que não haja atrasos ou mesmo para que a agência não esqueça de pagar alguma conta.
Portanto, sem esse controle, a empresa fica trabalhando às cegas, sem real clareza do seu ponto de equilíbrio contábil. De nada adianta ter muitos jobs se no final do mês a conta não fecha, não é mesmo?
Enfim, para otimizar a rotina do setor financeiro, há plataformas, como o Publi, que oferece organização das contas a pagar e integração de pagamento eletrônico com todos os bancos. O valor é pago na hora e tudo fica registrado.
Leia mais: KPIs financeiros para acompanhar na sua agência.
Saiba quando custa a hora de trabalho da equipe
Para precificação eficiente, é muito recomendável ter em mente quantas horas a equipe dedica a cada job. Para essa tarefa, a ferramenta de timesheet auxilia muito, pois permite acompanhar as horas trabalhadas de cada profissional em cada projeto.
Com esse relatório em mãos, é possível verificar se os valores estimados para os jobs estão corretos e se há algum processo que precisa ser otimizado. Assim, os dados permitem até mesmo negociar aumentos nas contas da agência, para clientes que demandam mais tempo de dedicação.
Além disso, é importante cobrar da forma correta, para ter um bom gerenciamento do faturamento. Quando a agência não está organizada, muitos clientes acabam não recebendo o boleto no final do mês.
O sistema Publi permite conexão dos contratos dos clientes com o departamento financeiro, para que a equipe saiba o que deve cobrar de cada conta. Os boletos são gerados de forma automatizada, e o sistema gera arquivo de envio para cobrança registrada com todos os bancos e depois lê o retorno dos pagamentos.
Integração total facilita a contabilidade na agência
Para ser mais assertiva, é fundamental que a contabilidade tenha acesso a todos os arquivos e documentos da agência. Portanto, é comum as empresas utilizarem sistemas de planilhas para atualização. Porém, se o processo já não está sendo suficiente, é recomendado investir em uma ferramenta.
Dessa forma, contar com um sistema de gestão financeira online é um diferencial para a performance da agência, além de possibilitar a extração de relatórios e o acompanhamento de todos os setores de forma rápida e eficiente.
Controle fiscal para agências de publicidade
Outro aspecto essencial é a prestação de contas, principalmente quando o assunto é tributação. Manter todas as notas e arquivos em ordem facilita a apuração dos impostos, sem pagamentos a maior ou saldos futuros.
Por meio do sistema de gestão financeira online do Publi, a agência pode exportar notas fiscais eletrônicas (NFE) no padrão Febraban, enviadas diretamente para o sistema eletrônico da prefeitura. Assim, balancetes, arquivos importantes e controle patrimonial ficam muito mais acessíveis a todos os responsáveis. Tudo organizado na mesma plataforma e de fácil acesso para o financeiro.
Invista na redução da inadimplência
Aumentar a cartela de clientes é tão importante quanto reduzir a inadimplência, por isso, é importante que o controle de pagamento seja feito de forma permanente.
O fluxo de caixa e o planejamento financeiro são os que mais ficam impactados pela inadimplência. É necessário ter um controle rígido de tudo o que entra e sai na conta bancária da empresa diariamente. Datas, depósitos, cheques… Tudo, ok?
Pesquisar o histórico de crédito de possíveis clientes não é crime, e é uma medida de segurança que você pode considerar tomar para manter a sua estabilidade. Para isso, é possível consultar órgãos de proteção ao crédito. Tendo essas informações previamente, é possível elaborar um contrato mais específico, que te dê garantias e proteção no caso de inadimplência.
Considere ser mais flexível com clientes que possuem um bom histórico de pagadores. Cortesias, descontos e outros “mimos” para incentivar a boa relação empresa/cliente. Criando boas relações é possível garantir bons clientes por mais tempo.
O uso de lembretes automáticos também pode ser útil, visto que é muito fácil esquecer a data e acabar atrasando o pagamento. Programe lembretes para um ou dois dias antes do vencimento dos pagamentos, para evitar esse tipo de atraso.
Lembre-se que, nesse momento, é imprescindível utilizar uma linguagem amigável e leve.
Outras dicas
Algumas dicas simples, mas bastante úteis podem fazer a diferença para você. Veja:
– Separe a conta empresarial da sua conta pessoal. Seus gastos são uma coisa e os da empresa são outra, tenha isso sempre em mente.
– Evite “permutas”. Apesar de ser uma prática comum, pode não valer a pena receber produtos em troca do trabalho de uma agência inteira.
– Pense bastante e verifique todas as possibilidades antes de fazer uma contratação extra. Se a sua empresa de software erp, por exemplo, está sem mudanças há algum tempo, essa é a hora de verificar, pois para obter sucesso empresarial é necessário ficar atento às novidades do mercado.
Plataforma para controle da gestão financeira
O Publi é sistema de gestão online com mais de 25 anos de mercado. Uma solução completa, que integra todos os setores dentro da agência, inclusive o financeiro. Automatize os processos de gestão da sua agência, aumentando a performance e reduzindo custos e refações.
Mantenha os dados da sua agência no Publi Cloud, um ambiente 100% seguro e criptografado, e ainda conte com o apoio de nossa equipe de suporte para trabalhar em sua manutenção, backups e atualizações.
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