Não há nada mais frustrante do que fazer um plano de marketing, pois existem estratégias e ações para melhorar a comunicação e a publicidade do negócio. Na verdade, muitas ações não são implementadas. Os motivos podem ser muitos, desde a falta de recursos ao gerenciamento inadequado de tarefas. Por exemplo, para reduzir o tempo gasto em trabalho burocrático e operacional, você precisa investir nas responsabilidades da equipe de gestão. Dessa forma, a gestão de tarefas é uma maneira de organizar e distribuir as atividades de cada membro da equipe, o que pode otimizar ao máximo a produção da empresa.
Estabelecer prazos, controlar compromissos e redistribuir responsabilidades fazem parte do gerenciamento de tarefas. O objetivo é encontrar uma divisão de obrigações que seja justa para todos a fim de garantir que os profissionais tenham tempo e capacidade para realizar atividades específicas. Confira agora mesmo como garantir mais eficiência dentro da agência por meio da gestão de tarefas!
Otimização dos processos
Muitos gestores possuem grandes dificuldades para desenvolver a gestão das suas tarefas em alinhamento com a equipe. Quem já pensou que o gerenciamento de tarefas de hoje era uma perda estúpida e dolorosa, ou, pelo menos, viu sua lucratividade cair a cada dia.
Você provavelmente sabe que deve implementar esse gerenciamento na sua agência, mas talvez esteja com dúvidas sobre a maneira correta de adotar esse procedimento.
O primeiro passo é estabelecer um padrão para todas as etapas envolvidas na agência: briefings, relatórios, revisões, aprovações, comissões, mensalidades, etc. É essencial determinar regras para que essas operações sigam o modelo planejado.
Desenvolvimento de organograma
Por ter um bom organograma, que é uma representação gráfica de tudo o que acontece em seu negócio, você saberá a hierarquia de cargos, operações em andamento, gargalos, etc. No mundo midiatizado de hoje é quase impossível colocar essa solução tática fora do ambiente de rede.
Isso porque o trabalho muda todos os dias. Na verdade, várias vezes ao dia. E todos nós sabemos disso! Nesse contexto, escolha um software de gerenciamento de tarefas, planilhas ou outros métodos para permitir que este fluxograma esteja em um computador e conectado à internet.
Tendo em vista essa ferramenta, pontue todas as posições e seus respectivos atributos, e aponte a estrutura hierárquica dessas posições, pois se torna fácil mostrar a ordem decrescente de poder e responsabilidade.
Além disso, é preciso delinear quem está em cima e quem está em baixo e qual a relação entre esses cargos específicos. Faça uma verdadeira publicidade sobre a importância desse gráfico. O instrumento deve ser uma bússola diária que irá nortear a sua equipe.
Motivação da equipe
Nessa etapa, é essencial que o gestor desperte o espírito coletivo dos colaboradores para que sintam verdadeiramente que formaram uma equipe. Você já pode imaginar que não é simples, porque envolve reconciliar pessoas de diferentes áreas e personalidades, além do desafio de solucionar possíveis casos particulares de desentendimento interno.
Em primeiro lugar, devemos saber que uma estrutura de recursos humanos coesa e eficiente não acontece de uma vez. Foi levantada lentamente, degrau por degrau. É preciso lidar com as pessoas e fazer com que elas se sintam valorizadas. Mostre a cada funcionário sua importância em dar vida à agência. Essa energia positiva fará com que o sistema funcione com mais ânimo de forma produtiva.
No início da campanha, realize uma reunião com todo o pessoal relevante e a agenda de trabalho desenvolvida com os participantes. Dê a eles a chance de falar e trazer desafios de corpo e alma. Use habilidades de persuasão na equipe.
Faça-os entender como esse novo trabalho é importante para todos. Nesta fase, você já pode preparar uma prévia das responsabilidades de todos no processo e determinar alguns prazos. Sempre que possível, convide o cliente ou seu representante de algum departamento para participar desta reunião.
Distribuição das tarefas
A melhor maneira de atribuir tarefas é controlá-las. É fácil sugerir para que sejam delegadas funções, saber distribuir o trabalho de forma equilibrada e outras medidas. O difícil é ficar calmo quando as coisas fogem do nosso olhar, certo?
Para poder confiar em sua equipe, você pode usar um software, através do qual você pode acompanhar o trabalho de todos de qualquer lugar. Você também pode seguir o organograma que mencionamos no início desse artigo.
Ou seja, os processos de revisão e aprovação são procedimentos delicados. Nesse sentido, seja muito claro com o pessoal responsável. É por isso que deve sempre combinar o escopo do trabalho com a sua equipe.
Se você fizer isso, garantirá que todos conheçam as necessidades e expectativas do cliente. Dessa forma, você não tem motivo para não compartilhar esta missão com seus funcionários. Portanto, a qualidade do gerenciamento das tarefas é fundamental para aumentar a produtividade, ter mais controle sobre a equipe e poder apresentar mais resultados positivos.
Recursos tecnológicos
O sistema de gestão de tarefas elimina falhas de comunicação entre os funcionários porque todos podem falar imediatamente. Você pode fazer parte da equipe de criação em conjunto com o departamento financeiro e outras filiais da agência, pois é um sistema integrado com conversas em tempo real.
Portanto, seu processo é muito eficiente e você pode criar tráfego de dados com base no andamento dessas tarefas. Quando uma nova peça começa, passa de um estágio para outro ou é concluída, um alarme é emitido automaticamente.
A produtividade da sua equipe está atrelada aos lucros e prosperidade dos negócios. Usando um sistema de gestão de tarefas, você pode controlar as horas de trabalho de seus subordinados e usar serviços que realizam cálculos automáticos.
Dessa forma, também é possível saber o custo final de cada item. O equipamento dessas ferramentas técnicas pode abranger o tempo que os funcionários passam no trabalho e o tempo que a empresa desenvolve os trabalhos. Nessa conta, a margem de lucro de cada campanha é exibida em um gráfico muito elaborado.
Portanto, o fluxo de informações vincula todos os departamentos e compara dados de cada setor com uma integração baseada em estatísticas que apoiam as decisões estratégicas da agência.
