Ao iniciar um projeto devemos levar em consideração pontos relevantes que permitam personalizar os processos nos diferentes departamentos de uma empresa, com o objetivo de maximizar os recursos, conforme as tarefas vão sendo concluídas.

O sistema selecionado para auxiliar nestas tarefas deve contar com critérios básicos como flexibilidade. Isto quer dizer que pode e deve ser capaz de ser reajustado em cada etapa, permitindo agilidade, complementaridade e escalabilidade das tarefas.

O Publi conta com um módulo para gestão de projetos. A seguir, iremos apresentar a importâncias que estas ferramentas têm no dia a dia da rotina da sua agência e sua forma de auxiliar para monitorar o cumprimento dos prazos na execução dos trabalhos em cada departamento.

Convidamos você para conhecer um pouco dos módulos que irão fazer a diferença na rotina da sua agência, tanto no controle dos projetos, quanto no andamento das tarefas.

A gestão de projetos tornou-se uma peça central nas operações das empresas contemporâneas. Neste cenário dinâmico, onde avanços tecnológicos permeiam todas as esferas da atividade humana, organizações, tanto públicas quanto privadas, enfrentam o desafio de se adaptar rapidamente às mudanças.

A eficiência na gestão de projetos tornou-se crucial para o sucesso e crescimento sustentável das empresas. Neste artigo, exploraremos o impacto transformador da gestão de projetos nas empresas modernas, analisando ferramentas inovadoras e métodos eficazes que estão redefinindo a forma como os projetos são concebidos, planejados e executados;

A transformação da gestão de projetos com ferramentas personalizadas

A gestão de projetos vai além de simplesmente concluir tarefas. Ela envolve a orquestração eficaz de recursos humanos, financeiros e tecnológicos para alcançar metas e objetivos específicos. Em um mundo onde a agilidade é a chave para a competitividade, a gestão de projetos bem-sucedida proporciona às empresas uma vantagem crucial.

No cenário moderno, ferramentas de gestão de projetos evoluíram para oferecer muito mais do que simples listas de tarefas. Sistemas como o Publi permitem uma personalização completa dos processos, garantindo que cada projeto seja adaptado às necessidades específicas da empresa. Desde a criação de briefings detalhados até a definição de prazos e responsabilidades, essas ferramentas oferecem um controle granular sobre cada etapa do projeto.

Uma comunicação eficiente é o alicerce de qualquer projeto bem-sucedido. Sistemas modernos de gestão de projetos facilitam a comunicação entre departamentos, garantindo que todos os envolvidos estejam na mesma página. Alertas automáticos, e-mails e atualizações em tempo real mantêm as equipes informadas, melhorando a colaboração e reduzindo os riscos de mal-entendidos.

Integrando gráficos de Gantt e método Kanban

Duas abordagens visuais amplamente adotadas na gestão de projetos são os gráficos de Gantt e o método Kanban. Os gráficos de Gantt oferecem uma visão cronológica das tarefas, destacando datas de início, término e duração.

Por outro lado, o método Kanban oferece uma visão status-based, proporcionando uma representação visual intuitiva do fluxo de trabalho. Ferramentas como o Publi integram ambos os métodos, permitindo uma gestão híbrida que se adapta às preferências e necessidades da equipe.

Inovação tecnológica

Ao adotar abordagens inovadoras e ferramentas tecnológicas avançadas, as empresas podem não apenas melhorar a eficiência operacional, mas também impulsionar a inovação, melhorar a colaboração interdepartamental e, em última análise, alcançar o sucesso sustentável. A gestão de projetos não é apenas uma estratégia; é uma necessidade para empresas que buscam prosperar em um mundo em constante evolução.

A gestão de projetos, além de fornecer estrutura e eficiência aos processos internos, desempenha um papel fundamental na capacidade das empresas de se adaptarem às rápidas mudanças tecnológicas. Em um mundo onde a inovação é a chave para se manter à frente da concorrência, as empresas precisam ser ágeis em sua abordagem aos projetos.

Ferramentas de gestão de projetos modernas não apenas ajudam na coordenação de tarefas, mas também integram novas tecnologias, como inteligência artificial e aprendizado de máquina, para otimizar o processo decisório.

Por exemplo, algoritmos de IA podem analisar grandes volumes de dados para identificar padrões, ajudando as equipes de projeto a prever possíveis desafios e tomar medidas preventivas. Da mesma forma, o aprendizado de máquina pode analisar o desempenho passado do projeto e sugerir estratégias para aumentar a eficiência no futuro. A capacidade de integrar essas tecnologias emergentes nas operações diárias das empresas destaca a importância da gestão de projetos moderna.

Minimizando riscos e maximizando decisões informadas

Em um ambiente de negócios dinâmico, os riscos são inevitáveis. No entanto, uma gestão de projetos eficaz não apenas identifica e avalia esses riscos, mas também prepara planos de contingência para mitigá-los.

Ferramentas de gestão de projetos oferecem recursos avançados de análise de riscos, permitindo que as empresas identifiquem áreas potenciais de preocupação e aloquem recursos de maneira adequada para minimizar o impacto dos riscos.

Além disso, a capacidade de tomar decisões informadas é uma vantagem competitiva significativa. As ferramentas modernas de gestão de projetos coletam dados em tempo real, oferecendo insights instantâneos sobre o progresso do projeto, desempenho da equipe e utilização de recursos.

Essas informações não apenas facilitam a identificação de problemas antes que se tornem grandes obstáculos, mas também permitem ajustes rápidos e precisos para manter o projeto no caminho certo.

Tornando a colaboração global uma realidade

Em um mundo globalizado, onde as empresas têm equipes distribuídas em diferentes fusos horários e continentes, a colaboração eficaz se torna essencial.

Ferramentas de gestão de projetos não apenas facilitam a colaboração entre equipes geograficamente dispersas, mas também promovem um ambiente de trabalho inclusivo e intercultural.

Através de recursos como videoconferências, chats online e plataformas de compartilhamento de documentos, as equipes podem colaborar em tempo real, independentemente de sua localização física.

Além disso, a documentação centralizada e o acesso controlado garantem que todos os membros da equipe estejam trabalhando com as informações mais atualizadas, reduzindo erros e mal-entendidos causados por comunicação deficiente.

Integrando sustentabilidade e responsabilidade social

Atualmente, as empresas estão cada vez mais conscientes de sua responsabilidade social corporativa e sustentabilidade. A gestão de projetos moderna não é apenas sobre maximizar o lucro, mas também sobre minimizar o impacto negativo no meio ambiente e na sociedade. Ferramentas de gestão de projetos permitem que as empresas incorporem práticas sustentáveis em seus projetos, desde a seleção de materiais e fornecedores até a gestão eficaz do desperdício e do consumo de energia.

Além disso, a responsabilidade social corporativa é facilmente integrada aos projetos por meio de iniciativas de responsabilidade social, como doações para comunidades locais ou programas de voluntariado. Ferramentas de gestão de projetos podem rastrear e relatar essas atividades, permitindo que as empresas demonstrem seu compromisso com a sustentabilidade e a responsabilidade social.

A gestão de projetos nas empresas modernas é muito mais do que uma estratégia operacional; é um reflexo da capacidade adaptativa e inovadora de uma empresa. À medida que a tecnologia continua a evoluir, as ferramentas de gestão de projetos também seguirão essa trajetória, tornando-se mais intuitivas, colaborativas e inteligentes.

Empresas que abraçam essa evolução não apenas melhoram sua eficiência operacional, mas também estabelecem uma base sólida para a inovação contínua, a colaboração global e a responsabilidade social corporativa. A gestão de projetos não é apenas uma prática empresarial; é a chave para o sucesso sustentável em um mundo em constante transformação.

O Publi é tudo que você precisa para otimizar o departamento de atendimento de sua agência. A partir da inclusão de novos projetos, você detalha todas as informações relacionadas ao trabalho e integra os departamentos envolvidos na gestão.

No módulo responsável pela gestão de projetos, o atendimento inclui o Briefing e define prazos gerando tarefa para cada departamento e seus respectivos responsáveis.

Ao incluir o nome do responsável ou da equipe, todos os envolvidos receberão um e-mail com o aviso de um novo trabalho. Nesta tela, o atendimento define o prazo para conclusão de cada trabalho.

O Publi permite personalizações para você adequar algumas configurações conforme o processo de sua agência:

• Modelos de Briefing: você pode ter um modelo de briefing para cada departamento ou estágio do projeto.

• Ao incluir um novo projeto, você seleciona o modelo desejado. Assim ganha tempo, pois só preencherá os campos que já estão padronizados, previamente.

• O sistema permite configurar os campos que devem constar na capa do projeto, de acordo com o formato de trabalho da sua empresa.

O Publi tem diversas formas de individualizar o seu formato de trabalho, isso tem uma importância muito grande na abertura do projeto, pois você não perderá tempo com itens que não são relevantes na sua rotina de trabalho.

No módulo de projetos, o atendimento inclui o briefing e define prazos gerando tarefa para cada departamento e seus respectivos responsáveis.

Ao incluir o nome do responsável ou da equipe, todos os envolvidos receberão um e-mail com o aviso de um novo trabalho. Nesta tela, o atendimento define o prazo para conclusão de cada trabalho.

O sistema gera um HISTÓRICO automático do projeto e possibilita fazer links e anexar arquivos, assim fica fácil de acompanhar toda a evolução do trabalho na agência.

Estes arquivos ficam todos em um banco de imagem.

Na timeline você consegue acompanhar o trabalho de todos os departamentos envolvidos, a partir de uma representação gráfica.

Você consegue ver o início do trabalho e a duração para cada etapa do projeto.

E temos novidades nas tarefas: elas podem ser encadeadas em um modelo de briefing. Assim sempre que o modelo for selecionado, as tarefas já são carregadas.

Quanto as “dependências”, são tarefas que dependem de outra tarefa e ficam com a situação aguardando até que se conclua a tarefa da qual ela depende.

Útil para aqueles casos que você que só pode iniciar um novo trabalho quando finaliza a tarefa de outro departamento envolvido.

Leia mais: Como o uso de um sistema pode impactar na produtividade da agência.

Módulo de tarefas

A elaboração de um Briefing o mais completo possível permite a divisão do projeto em tarefas que serão distribuídas entre os diferentes departamentos envolvidos no projeto gerando as tão conhecidas pautas.

Em muitos aplicativos, a comunicação é gerada de forma automática através do envio de correios eletrônicos ao responsável e equipe de cada departamento.

A distribuição adequada permite o gerenciamento e monitoramento das tarefas, são acompanhadas mediante o uso de um identificador de tarefas, que no Publi são chamadas de Prioridade e Classificações.

Muitas destas tarefas serão independentes e outras preservarão certa hierarquia.

Cada departamento, após a conclusão de sua tarefa, informa a data de saída. Esta informação é de extrema importância no controle dos projetos, tarefas e diversos relatórios gerenciais.

Calendário de tarefas

Uma vez encaminhadas as tarefas a cada um dos departamentos, será efetuado o processo interno de análise do briefing e serão gerados tempos estimados de entrega (também considerado como o tempo de reformulação dos resultados).

Hoje em dia, muitos aplicativos contam com um sistema de lançamento de e-mails entre responsáveis dos departamentos quando as tarefas são concluídas. Isto garante controle na gestão de projetos, além de uma melhor comunicação e o cumprimento dos prazos estabelecidos pelos responsáveis.

Nesta etapa mencionaremos dois métodos amplamente utilizados e que não estão restritos a agências de publicidade:

• Gantt: é uma ferramenta para você controlar o andamento dos projetos, temos os gráficos de Gantt, uma forma que ilustra muito bem o projeto e suas etapas por equipes. Você acompanha a data de início do projeto, a data final, a duração.

• Kanban: é um método de gerenciamento de fluxo de trabalho para definir, gerenciar e melhorar serviço. Seu objetivo é ajudá-lo a visualizar seu trabalho, maximizar a eficiência e melhorar continuamente os processos no interior das empresas.

O Kanban permite uma visualização rápida por status das tarefa, uma forma fácil e prática de controlar a sua pauta.

O interessante é que no Kanban do Publi você consegue efetuar todo o seu controle de tarefas, e inclusive, alterar a situação com uma forma de visualização prática e ágil.

E se sua agência trabalhar com Timesheet no módulo de tarefas, assim que você iniciar um trabalho, você clica no Play e começa a contabilizar o seu tempo dedicado para este projeto; ao dar o Pause, o Publi contabiliza esta informação para diversos relatórios gerenciais.

O Timesheet possibilita o controle de horas por usuário, departamento, tarefa, clientes, dentre outras formas de totalizações.

É uma importante ferramenta para a agência no controle de rentabilidade do cliente.

Mais informações sobre o Timesheet, acesse o nosso canal no Youtube:

Leia mais: Organograma | Como funciona a estrutura de uma agência?

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