Em meio a crise de saúde pública gerada pela pandemia do coronavírus, empresas de diversos segmentos tiveram que mudar sua forma de trabalho repentinamente, migrando do trabalho presencial para o home office. E a dúvida que fica é: Como fazer corretamente a gestão de equipes a distância?
O grande problema dessa mudança é que não houve nenhum tipo de preparação. Ou seja, tanto os gestores, quanto os colaboradores, ficaram “perdidos” sobre como se organizar e manter a produtividade trabalhando home office.
Neste artigo vamos mostrar como é possível fazer a gestão de suas equipes de forma eficiente, mantendo um ambiente de trabalho colaborativo e produtivo. Confira abaixo!
Oriente sobre a nova rotina dos colaboradores
Um dos grandes problemas do trabalho a distância é estabelecer uma nova rotina. Sendo assim, mesmo que o colaborador esteja executando seus trabalhos de casa, é preciso fazê-lo entender que ele terá obrigações e regras a serem cumpridas diariamente.
No ambiente empresarial é muito fácil orientar sobre as regras e fazer com que elas sejam cumpridas fielmente. No entanto, fazer com que os colaboradores consigam obedecer às regras e manter a mesma produtividade no trabalho remoto exige um grande esforço, além de organização e disciplina.
Dessa forma, é importante que os gestores da agência de publicidade indiquem como será a distribuição dos trabalhos em home office, orientando cada colaborador da importância de cumprir o seu papel para que a agência funcione de maneira eficiente.
Estabeleça as regras de trabalho à distância
E por falar em regras, é importante deixar claro quais regras ficarão vigentes durante o período de trabalho a distância. Você pode começar com regras como:
- Horários de trabalho;
- Intervalos para descanso;
- Prazos para cumprimento das tarefas;
- Uso de redes sociais durante expediente;
- Funções de cada colaborador;
- Entre outros.
Essas regras nortearão como deve ser a execução das tarefas da sua equipe e vão demonstrar o que a agência de publicidade espera das atitudes e do desempenho de cada colaborador no trabalho a distância.
Defina as metas diárias
Para uma boa gestão da sua equipe durante o trabalho a distância, é preciso definir metas diárias a serem cumpridas . Essa “cobrança” fará com que a equipe mantenha o foco na execução dos trabalhos e não desvie a atenção com coisas que podem atrapalhar seu rendimento como redes sociais, TV, bichinhos de estimação, entre outros.
O ambiente de casa pode representar algo informal e proporcionar uma sensação de relaxamento, atrapalhando a produtividade de alguns colaboradores. Por isso, é importante que a agência estabeleça as metas diárias e mensure regularmente o desempenho de cada colaborador.
Se a agência de publicidade verificar uma queda de rendimento em algum colaborador, por exemplo, seria interessante chamar no chat particular e perguntar o que está havendo, numa tentativa de encontrar maneiras de ajudá-lo.
Dessa forma, o gestor da agência de publicidade precisa estar diariamente acompanhando essas situações para que esses pequenos problemas não interfiram nas metas e nos prazos estabelecidos.
Leia mais: Refação: 5 truques para evitar o retrabalho na sua agência.
Coloque-se à disposição para resolver problemas
Como mencionado acima, as metas precisam ser bem planejadas para que o fluxo de trabalho não seja prejudicado. Mas sabemos que em uma agência de publicidade há situações exclusivas que a diferem de outros modelos negócios.
Por isso, coloque-se sempre à disposição da sua equipe para resolver problemas que surjam durante o período de trabalho a distância. Assim, disponibilize uma lista com os contatos que podem resolver os problemas urgentes e aconselhar sobre como proceder em determinadas situações.
Também incentive para que os colaboradores interajam sobre a execução das tarefas. Os criativos, por exemplo, gostam de ter opiniões dos colegas e de compartilhar as ideias para alcançar um resultado melhor no seu trabalho.
No entanto, como não há ninguém na mesa ao lado para pedir um conselho, é importante que o contato virtual seja incentivado e explorado cada vez mais pelos profissionais da equipe da agência.
Não é porque mudou o formato de trabalho que precisamos ser individualistas, não acha? Por isso, tente manter um ambiente colaborativo e motivador na sua agência de publicidade.
No nosso blog você pode conferir um artigo com 5 dicas para manter a motivação da sua equipe em meio a pandemia. Vale a pena conferir!
Organize os canais para comunicação
Com o avanço da era digital, surgiram muitos meios para comunicação que podem servir como ferramenta para diálogos entre as equipes. No entanto, é importante organizar quais serão os canais de comunicação oficiais para troca de informações com a equipe.
Deixe claro para que serve cada canal de comunicação e oriente seus colaboradores sobre a forma correta de utilizar. Imagina se todos os colaboradores resolvem tirar dúvidas referentes ao setor do RH pelas redes sociais da responsável pela área. Um pouco chato, não acha?
Por isso, defina com clareza quais canais devem ser utilizados para tirar dúvidas urgentes, quais podem servir como interação da equipe, entre outras situações do cotidiano da empresa.
Faça reuniões virtuais
Um momento muito importante para a gestão de sua equipe no trabalho a distância são as reuniões virtuais. Assim, estabeleça um horário estratégico, de preferência pela manhã antes de iniciar os trabalhos. Depois, organize a pauta de assuntos que será discutida e tente fazer com que as reuniões virtuais sejam bastante produtivas.
Essas reuniões virtuais são extremamente importantes para que o gestor faça o alinhamento das estratégias e passe um feedback aos colaboradores de como está o desempenho da agência como um todo.
Como dissemos anteriormente, o trabalho remoto não precisa ser individualista. É preciso que os colaboradores tenham consciência que seu trabalho faz parte de um grupo e que o bom desempenho de cada um agrega valor à reputação da agência.
Clique aqui e leia: 5 dicas para ter sucesso ao gerenciar o seu tempo durante o home office.
Invista em tecnologia
Sem a tecnologia provavelmente o trabalho a distância ficaria inviabilizado por uma agência de publicidade. Sendo assim, devemos valorizar as ferramentas tecnológicas que já fazemos uso e agregar valor ao trabalho com novas tecnologias .
Um exemplo são os softwares de gestão para agências de publicidade com armazenamento em nuvem. Nele é possível gerenciar as atividades e os processos de qualquer lugar, fornecendo agilidade e transparência nas informações da agência.
Assim, o investimento em tecnologia pode facilitar a gestão dos profissionais que estão trabalhando home office e organizar de forma eficiente todos os processos que envolvem a agência de publicidade.
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