As ferramentas de workflow ajudam a fazer com que as ações e atividades do dia a dia possam ser mais bem compreendidas, assim como funciona a integração entre essas etapas. Isso é extremamente importante para controlar e organizar as tarefas, além de otimizá-las.
O fluxo de trabalho também pode ser automatizado com essa ferramenta, mas para cada objetivo, um tipo de plataforma é mais utilizado e indicado.
Se você deseja entender melhor como funcionam as ferramentas de workflow, quais as melhores opções do mercado e quais os benefícios e vantagens de sua utilização, confira as informações que trouxemos a seguir:
O que é workflow?
As ferramentas de workflow são sequências de atividades que estão integradas umas às outras. O significado da palavra workflow é fluxos de trabalho, e esses fluxos, para trazerem bons resultados, precisam ser começo, meio e final.
Todas as empresas possuem atividades que precisam passar pelos responsáveis, e cada uma das etapas depende de critérios para serem realizadas. É por isso que o workflow não pode ser resumido apenas na gestão de tarefas.
Se você fizer um checklist com todas as atividades, poderá observar que elas não estão interligadas umas às outras, mas no fluxo de trabalho, as atividades são sequenciais, mas interdependentes, ou seja, cada atividade pode ter um responsável.
No workflow, as ações a serem realizadas são pequenas atividades que fazem parte de um grande processo.
Leia mais: O que é Workflow? Como funciona?
5 ferramentas de workflow para conhecer
Entender o que significam as ferramentas de workflow é o primeiro passo antes de aplicá-las na sua empresa. Assim, você consegue otimizar sua rotina de trabalho.
Conheça a seguir algumas ferramentas de workflow existentes no mercado para te ajudar:
1 – Zeev
As ferramentas de workflow como a Zeev possuem tecnologia low code, que significa que você possui autonomia para criar um software, por exemplo.
Com o Zeev é possível desenhar os fluxos de trabalho e automatizar cada um deles, tendo mais autonomia e finalizando as soluções com uma velocidade maior.
Isso tudo é possível sem precisar que códigos de programação sejam feitos, ou seja, sem depender do setor de TI.
Outro ponto interessante é que é possível usar esses serviços para criar um fluxo de trabalho em minutos, através do preenchimento de um formulário.
A ferramenta de workflow da Zeev possui planos que estão disponíveis para todos os tipos de negócios, independente do tamanho da empresa.
Existem planos diferentes para serem contratados e também ferramentas para gerenciar documentos, para pequenas, grandes e médias empresas.
2 – Tallyfy
Mais uma opção de ferramentas de workflow é a Tallyfy, uma empresa que foi fundada no ano de 2015, onde o principal objetivo é diminuir o trabalho pesado em empresas, fazendo com que as tarefas do dia sejam eliminadas, aprovadas e realizadas da melhor forma possível.
Os fluxos de trabalho dessa ferramenta são automatizados, e isso significa que o usuário pode realizar processos em até 60 segundos.
3 – Pipefy
A ferramenta de workflow Pipefy foi lançada em 2015, sendo uma das melhores plataformas para gerenciar processos de trabalho, permitindo que as equipes das empresas possam ter um controle maior das operações realizadas.
Além disso, os departamentos da organização são melhores conectados, o que facilita a visualização das etapas dos processos que estão sendo realizados.
4 – Kiss Flow
Outra ferramenta de workflow é a Kiss Flow, uma empresa que foi fundada no ano de 2012 para que os processos sejam automatizados, tornando a jornada de trabalho ainda mais simples e inteligente com essas transformações.
5 – Pró Tarefa
Mais uma das ferramentas de workflow que você precisa conhecer é a Pró Tarefa, uma empresa do Brasil que foi fundada no ano de 2017.
Essa ferramenta possui objetivo de favorecer e organizar os processos, otimizando-os através de criações automatizadas do fluxo de trabalho.
Essa plataforma também é essencial para resolver todos os problemas relacionados à gestão, a partir da padronização dos relatórios e dos processos desenvolvidos.
Por que usar ferramentas de workflow?
Existem algumas soluções que apenas as ferramentas de workflow podem trazer para a empresa, e se você quer entender porque usá-las, confira a seguir:
Ajudar a mapear processos
Se você conhece sobre gestão de processos, já deve ter notado que desenhar o fluxo de trabalho é essencial para tomar decisões mais assertivas e trazer melhorias para a empresa, não é mesmo?
As ferramentas de workflow te ajudam a mapear esses processos, mesmo que a gestão de processos envolva outras etapas.
Esse mapeamento ajuda a organizar de maneira mais visual e organizada quais são as ações e atividades a serem realizadas, ajudando a documentar todos os processos.
Ajuda a automatizar processos
As ferramentas de automatização de processos possuem relações com as ferramentas de workflow. Isso porque, muitas delas usam a notação BPMN, que é a mais utilizada nos fluxos de trabalho.
Além disso, também existem outras estratégias ao utilizar uma das ferramentas de workflow, como entender a abordagem desse sistema.
Existem alguns deles que possuem limitações sobre essa automação, e para demandas mais rigorosas, pode não ser tão interessante.
Principais benefícios da utilização de ferramentas de workflow
A partir da utilização de ferramentas de workflow, é possível melhorar o controle, a organização e a produtividade nas empresas. Isso porque, essas ferramentas de workflow são capazes de melhorar as regras dos negócios, independente da complexidade.
Assim, cada vez menos pessoas precisam ser alocadas para que os processos possam estar em andamento.
Quanto maior a flexibilidade da ferramenta, mais aplicações ela tem. Existem algumas que são capazes de atender diferentes etapas do processo, sendo versáteis e simples de serem implementados por conta dos seus recursos.
Usar ferramentas de workflow pode te ajudar na realização de tarefas da maneira mais simples possível, sem pensar nos processos a serem realizados.
Se você deseja aplicar agilidade, ter um controle maior, autonomia e versatilidade para gerenciar os fluxos de trabalho, utilizar as ferramentas de workflow é a melhor opção.
Essas ferramentas de workflow são eficazes para melhorar a eficiência, produtividade e organização de atividades, cumprindo todas dentro do prazo e segundo as informações e necessidades da empresa.
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