O final e o início do ano são momentos excelentes para planejar o ano que está por vir e todas as ações que devem ser colocadas em prática.
Para as empresas, principalmente, é um momento muito importante. É hora de olhar para trás e entender o que deu certo para repetir no ano seguinte e o que deu errado, para não fazer mais.
Se você está nesse momento e precisa de ajuda para elaborar um plano de marketing para eventos, confira algumas dicas que separamos pra você:
Conheça seu público
Essa é a regra mais importante para o desenvolvimento de qualquer plano de marketing para eventos. Afinal, você precisa entender do que seu público gosta, para criar eventos e ações convidativas das quais queiram participar.
Conhecer seu público é importante para definir como será o evento, o horário em que ele começa e até mesmo a comida que será servida. Afinal, o objetivo de tudo é garantir que a experiência dos presentes seja a melhor possível.
Por isso, quanto melhor você conhecer seu público, melhores serão seus eventos, mais taxa será a nota de aprovação que receberá.
Crie um cronograma detalhado
Quantos eventos a empresa pretende realizar ao longo do ano? Quanto há disponível em caixa para colocar esse planejamento em prática? É muito importante ter essas informações bem descritas, pois isso irá facilitar seu dia a dia no decorrer do ano.
Afinal, o objetivo do planejamento é esse, antecipar o máximo possível algumas situações e facilitar no momento de colocar tudo em prática.
Por isso, pense em datas, temas que fazem sentido naquele período e até mesmo o horário de cada evento. É claro que nem sempre será possível detalhar tanto, mas se for possível, não hesite em fazer isso.
Cuidado com feriados
No momento de escolher a data dos eventos é preciso ter uma atenção especial aos feriados! Evite realizar qualquer ação em dias que antecedem ou que vem logo após um feriado, pois isso pode interferir na adesão do público.
É muito importante estar atento aos dias escolhidos. Se você pretende fazer um evento para o time de RH, por exemplo, precisa evitar a última semana e a primeira do mês, que é quando ocorre o fechamento da folha de pagamento e de ponto.
Normalmente, eles estão muito atarefados nesse período, o que vai aumentar a chance de que recusem seu convite.
Mas, esse é apenas um exemplo. Cada público possui uma especificidade, por isso é tão importante conhecê-lo bem para conseguir prever isso.
Pense no orçamento de cada ação
Se você já tem ciência do valor total disponibilizado, pode usar essa informação para distribuir a quantia durante todo o ano. No entanto, nem sempre esse dado é passado com antecedência.
Nesses casos, você pode utilizar o histórico de eventos que já foram realizados para ter uma noção orçamental dos próximos.
Isso também ajudará a gestão a entender se vale a pena ou não investir em x evento, se é preciso reduzir custos ou se é possível investir ainda mais. Por isso, não pule essa etapa!
Elenque seus melhores fornecedores
Se você pretende realizar eventos, sabe o quanto os fornecedores são importantes! Mas, também deve saber o quão difícil é encontrar pessoas que prestem um bom serviço.
Por isso, esse é o momento ideal de reunir todas as informações que tem dos fornecedores que estiveram com você durante o ano.
Elenque quais ofereceram o melhor serviço, o melhor preço, foram pontuais. E claro, guarde um espaço para se lembrar de quem você não deve contratar novamente.
Com base nessas informações você conseguirá elencar até mesmo com quais fornecedores pretende trabalhar em cada evento. Aliás, se procurá-los com tanta antecedência pode até negociar um desconto.
Garanta conteúdos de relevância
Esse é o momento do ano em que são divulgadas várias listas e informações sobre as tendências, o que foi mais falado, o que ainda vai ser pautado. É muito importante estar atento a esses conteúdos, pois você pode e deve convertê-los em temas para seus próximos eventos.
Afinal, ninguém vai querer saber sobre assuntos batidos. São essas tendências que chamam a atenção do público!
Palestrantes do momento
Ainda nesse assunto de listas, é nesse período que saem as listas com as pessoas mais influentes do ano, os melhores em determinado assunto e por aí vai. Aproveite o momento para conhecer quem está falando sobre o quê. Isso pode facilitar a sua busca por palestrantes no restante do ano.
Fique atento às tendências de eventos
Essa também pode ser uma oportunidade para aplicar no plano de marketing, observe o que as empresas têm colocado em seus eventos e tem agrado o grande público. Isso pode ajudar a gerar insights do que você pode replicar nos eventos de sua empresa.
Veja fotos, assista aos stories dos colegas e esteja atento ao que estão comentando sobre. Apenas observando você pode melhorar o engajamento do seu evento e a satisfação dos presentes!
Planejar eventos, definitivamente, não é uma tarefa simples. São vários os detalhes que devem ser observados e arquitetados. Mas, um bom planejamento pode facilitar sua vida e tornar essa tarefa mais fácil.
É muito importante tirar um momento do fim ou do início do ano para fazer essa atividade. Ela exige muita atenção, por isso, é interessante deixar esse período apenas para pensar apenas nessas ações.
Se achar necessário, mobilize os demais integrantes do seu time para facilitar a tarefa. Duas cabeças (ou mais) pensando, sempre funcionam melhor do que uma.
Mas, se você não consegue se concentrar com tantas pessoas, não tem problema fazer isso sozinho. Procure o método que funcionar melhor para você!
Esperamos que o conteúdo compartilhado te ajude na elaboração do seu plano de marketing para eventos. Se você gostou do artigo, não se esqueça de compartilhar em suas redes sociais, você pode ajudar outras pessoas que estão com a mesma dificuldade que você!
Se quiser ler mais a respeito do planejamento de eventos, não deixe de visitar nosso blog, pois estamos sempre publicando conteúdos relacionados a este universo.
Desejamos um bom planejamento! Até a próxima!
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