Tempo é um dos recursos mais importantes para qualquer agência. Afinal, não somente as exigências dos clientes sempre tem um limite específico, como é impossível conseguir mais. Logo, a única forma de usar esse recurso da melhor forma possível é se organizando. É para isso que serve um cronograma.
Neste post, você vai entender tudo sobre o cronograma do ponto de vista empresarial. Descubra como ele pode ajudar a organizar sua agência, evitando problemas como atrasos e diminuindo o retrabalho.
O que é um cronograma?
O cronograma é um documento que reúne todas as tarefas que precisam ser feitas em um determinado projeto, com a data de início e fim do mesmo. Além disso, traz informações extras como a relação das atividades uma com as outras, os recursos necessários, as pessoas envolvidas e mais. É semelhante ao workflow, sendo mais focada em projetos fechados.
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Como usar o cronograma na sua agência?
Existem diversas formas de fazer um cronograma, desde o ponto de vista da abordagem, até as ferramentas usadas. Por exemplo, você pode usar o bom e velho post-it na parede. Porém, conforme as tarefas ficam cada vez mais complexas, é necessário contar com o apoio da tecnologia, por meio de ferramentas que façam esse controle e automatizam processos. Independente da opção usada, a concepção do cronograma é a mesma.
Defina o escopo
O escopo nada mais é do que o conjunto de entregas. Para fazer um bom cronograma, você deve também ter informações extras, como o tempo estimado para fazer cada tarefa.
Quebre o escopo em tarefas maiores e menores
Uma vez que você tenha o escopo definido, o segundo passo é quebrá-lo. Estruture as entregas em tarefas menores, começando pelas mais importantes e seguindo pelas menos. Nesse momento, você é ainda mais detalhado.
Por exemplo, imagine que dentro do escopo tem uma campanha com 4 peças de redes sociais para os clientes. Nesse momento, você faz a gestão de tarefas para que a campanha seja finalizada.
Estime o tempo de cada tarefa
Esse é um processo bem delicado. O ideal é conversar com quem for fazer cada tarefa, além de usar informações de outros projetos semelhantes. Quão mais experiente for o gestor, mais fácil é medir esse tempo. Também é importante deixar algum tempo para folgas.
Organize o cronograma considerando cada tarefa
Após quebrar o escopo nas tarefas menores, você tem uma lista completa do que precisa ser feito. Então, o próximo passo é organizá-las em um cronograma. Para isso, você precisa se atentar a tarefas que dependem de outras.
É interessante fazer uma lista de interdependências e começar pela tarefa da qual outras mais dependem. Tarefas que não dependem de nada, também podem ser iniciadas imediatamente.
Por fim, observe quem está encarregado de que. Se um único profissional precisa fazer muitas tarefas, é muito provável que ele não consiga. Quando isso acontece, ou o projeto atrasa ou a qualidade é comprometida. Esse processo é conhecido como EAP, ou Estrutura Analítica do Projeto e ajuda muito na produtividade dos funcionários.
Construa o cronograma
O processo final é a construção do cronograma. Tanto nos post-its quanto no programa e na planilha, a principal dica é ter uma forma bem visual de representação. Ou seja, troque os números por gráficos ou diagramas. Assim, é mais fácil que você veja gargalos no cronograma que atrapalharão a entrega.
Dicas para otimizar o uso do cronograma na organização
Agora que você já sabe o básico de como fazer um cronograma, confira dicas que vão ajudar a tornar esse processo mais simples e eficiente.
Use as principais modelos de cronograma
Para ajudar você a fazer seu cronograma, o ideal é usar um dos modelos mais comuns. Afinal, esses já são testados e aprovados no mercado.
O gráfico de Gantt, também conhecido como diagrama de Gantt, é uma ótima forma de construir o cronograma visualmente. Nele, o eixo vertical representa as tarefas e o horizontal o tempo, criando uma espécie de cascata que representa o projeto. Outro motivo pelo qual essa ferramenta é importante é por conta do paralelismo.
Outro modelo comum é o cronograma de Marcos, que define os principais marcos, que são as datas mais importantes de um projeto. É uma ótima ferramenta pois fica claro que se você não conseguir alcançar algum marco, o projeto todo pode estar comprometido.
Por fim, o Diagrama de Rede é uma forma de reconhecer as atividades-chave de um projeto. Com ele, você destaca todas as atividades que precisam ser feitas, com setas para fora dizendo as tarefas que dependem dela e com setas para dentro dizendo as tarefas das quais ela depende. Assim, você pode focar nas que têm mais tarefas para fora e tomar mais cuidado com as com setas para dentro, já que são as que mais costumam atrasar.
Priorize os cronogramas certos
Mesmo com toda a organização do mundo, é provável que você não consiga fazer tudo que precisa. Nesse caso, precisa priorizar. Normalmente, você vai optar por aqueles que são mais complexos, com maiores custos ou maiores riscos.
Lembre-se de considerar os recursos necessários
Ao montar o cronograma, você também deve garantir que todos os recursos são conhecidos imediatamente. Caso contrário, você deve disponibilizá-los. No dia a dia de uma agência é pouco provável que esse problema surja, mas ainda vale a pena ter cuidado.
Atualize o cronograma na medida certa
Esse é um processo importante, mas que demanda certos cuidados. Pequenos atrasos ocorrerão naturalmente, mas você deve evitar atualizar o cronograma sempre que isso acontece.
O ideal é que você já crie o cronograma com um certo conforto para imprevistos. Além disso, pequenos problemas podem ser compensados depois. O único momento em que o cronograma deve ser alterado é se uma atividade-chave for comprometida. Fora isso, fique sempre de olho para acompanhar se tudo está indo conforme o planejado.
O cronograma é uma ferramenta essencial para organizar qualquer agência. É importante que você estruture o cronograma considerando todos detalhes possíveis, desde folgas e feriados, até a agenda específica de cada colaborador.
Para que ninguém se perca no meio de inúmeras demandas dos mais variados clientes, adotar um software de gestão pode ser uma excelente opção. Além de reunir todas as equipes em uma mesma plataforma, o software ainda pode oferecer filtros para que cada um tenha acesso às suas tarefas para aquele dia ou até mesmo para aquela semana.
Fazer uso de plataformas que possibilitem essa organização é primordial para garantir que outros aspectos, como o cumprimento de prazos, por exemplo, sejam rigorosamente respeitados.
Já que, uma vez que um job está lançado com uma determinada data em uma plataforma de gerenciamento, o responsável por ele terá ciência de que é necessário entregá-lo até aquela data limite, sem abrir precedentes para o esquecimento.
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