Uma agência de marketing lida diariamente com inúmeros processos e tarefas que incluem a gestão das pautas, das campanhas e do trabalho dos funcionários, a prospecção e a aquisição de clientes, atividades burocráticas, obrigações legais, entre outras. Como melhorar a automação de processos dentro da sua agência?
Hoje, a automação é um dos principais trunfos de uma agência, é praticamente uma exigência para empresas que desejam ter uma atuação mais assertiva, eficiente e com custos otimizados. Por isso, neste conteúdo explicamos como melhorar a automação de processos dentro da sua agência.
Se você está interessado neste assunto, acompanhe conosco até o fim!
Leia mais: O que é Automação de Marketing? + Dicas de ferramentas.
Integração de setores da agência
Um dos maiores fatores de automação dos processos das agências de publicidade é delegar as funções certas para os colaboradores adequados no menor tempo possível. Quando essa divisão de trabalhos é feita toda de forma manual e humana, é muito comum que aconteçam erros, falhas ou decisões equivocadas.
É por isso que o módulo de atendimento de um software de gestão de agências reduz estes erros ao fazer automaticamente a delegação de tarefas à medida que mais tasks chegam enquanto as outras vão sendo cumpridas. Naturalmente, isso exige grande integração entre todos os setores da agência, que é outra função do sistema de gestão.
Tudo isso providencia um atendimento mais ágil e eficiente, permitindo à sua agência atender clientes de maneira muito mais satisfatória e potencializar vendas.
Bancos de dados automatizados
Para realizar seu trabalho adequadamente, as agências precisam captar uma grande quantidade de dados de seus clientes, fornecedores, bem como de suas equipes de funcionários. Além de, é claro, lidar com informações cadastrais e burocráticas sobre faturamento, impostos, declarações fiscais e outras burocracias.
A gestão documental não é a atividade fim de uma agência de publicidade e marketing. Por isso, muitas delas acabam negligenciando os seus próprios bancos de dados, por vezes, realizando estes cadastros em planilhas simples do Excel ou formulários que devem ser preenchidos e organizados manualmente.
Como consequência, é comum que dados sejam trocados, perdidos ou extraviados. Este é um erro normal em agências iniciantes. Conheça outros em nosso blog!
São informações de importância estratégica, que precisam estar organizadas e acessíveis rapidamente. Pois um software de gestão de agências também age para automatizar a indexação e o acesso a estes dados. Com poucos cliques, os cadastros ficam à disposição para a sua empresa realizar tarefas com mais agilidade.
Leia mais: Gestão de tarefas | Como garantir mais eficiência dentro da agência?
Contabilidade e finanças automatizadas
A rotina de uma agência se torna muito mais simplificada e lógica se todas as ações relacionadas à gestão do negócio forem ministradas em um só software.
Por isso, mais do que servir como um suporte de automação para as campanhas de marketing e as ações publicitárias que sustentam a sobrevivência da agência, um ERP completo também reúne informações gerenciais da empresa.
Parte fundamental deste processo de gestão é o gerenciamento financeiro do empreendimento. Isso inclui o registro de pagamentos, recebimentos, a programação completa das próximas contas a pagar e dos recebíveis de clientes, a remuneração de funcionários, custos e despesas, gastos tributários, investimentos, entre outros.
Outra função fundamental e automatizada que ajuda a agência de marketing a ter um crescimento mais sustentável é a geração de indicadores e estatísticas sobre o desempenho do negócio. Com isso, a equipe executiva da empresa tem a possibilidade de tomar decisões estratégicas baseadas em informações reais e precisas.
Leia mais: A importância do processo contábil eficiente dentro das agências.
Compras e vendas automatizadas, com integração total
Tanto o setor comercial, como o setor de compras de uma agência de marketing, são de importância estratégica para que o empreendimento possa ser lucrativo e crescer de maneira sólida. Entretanto, estes são dois setores que enfrentam muitas dificuldades quando manejados apenas com trabalho humano.
Mais uma vez, eles envolvem uma série de documentos, como orçamentos, pedidos de compra, ordens de serviço, Pedidos Internos de Trabalho (PIT) e outros trâmites que exigem agilidade, precisão e rápidas tomadas de decisão.
Para vender aos seus clientes, um sistema de gestão pode ajudar com a automação de tabela de custos internos, já comparadas às tabelas de precificação do Sindicato das Agências de Propaganda (Sinapro). Assim, quando a sua empresa recebe uma solicitação de orçamento, a resposta ao cliente pode ser dada de forma mais rápida, padronizada e profissional.
Quando se tratam de compras, o programa de gestão também padroniza os pedidos de orçamento que a agência faz junto a fornecedores. Assim, fica mais fácil para o seu empreendimento comparar os preços dos insumos e adquirir do fornecedor que ofereceu as condições mais apropriadas.
Tabelas de mídia que evitam retrabalho
A automação de processos através de sistemas em muitos casos evita que o profissional da sua agência realize retrabalho ou tenha que digitar repetidamente as mesmas informações em diferentes tabelas. É o caso do módulo de Mídia do Publi, por exemplo. Ele compila uma série de dados relacionados à publicidade e marketing que são utilizados pelos analistas e gestores todos os dias.
Isso economiza o tempo do colaborador, que não precisa ir a diretórios do computador procurar os arquivos, ou até mesmo ir aos sites fonte da informação na internet. Este módulo conta com as tabelas do Ibope, integrados automaticamente, bem como as tabelas de custo de mídia divulgadas pela Jovedata.
Leia mais: Mídia online e offline | Conheça mais sobre os tipos de mídia utilizados no mercado da publicidade.
Conclusão
Em resumo, o que é preciso para melhorar o trabalho e a automação da sua agência é contratar um software de gestão especializado, que tenha sido desenvolvido especialmente para atender às necessidades deste tipo de empreendimento.
Este é um investimento cujo retorno pode ser visto rapidamente, tanto no aspecto financeiro, como no cotidiano de trabalho da agência que se torna mais ágil, menos burocrática e mais satisfatória para os clientes.
Com a possibilidade de contratar os diferentes módulos separadamente, a sua agência pode investir em uma solução de automação conforme a sua própria realidade e condições orçamentárias.
Além de todas as formas de otimizar a automação de sua empresa, o Publi também oferece utilitários extras cujo uso pode vir muito a calhar, especialmente em situações de pico de trabalho, como o envio automático de relatórios e lembretes.
