Um dos maiores desafios de qualquer gestor é manter um controle do fluxo de trabalho de sua agência. Afinal, felizmente, existe muito trabalho, mas nem tanto tempo para poder fazer tudo. Por isso, é preciso otimizar o tempo que existe e encontrar formas de se organizar.
Porém, com tanto trabalho e a integração de diferentes equipes, isso certamente não é fácil. Então, fique tranquilo, pois este post vai trazer algumas dicas de como manter controle e organizar o fluxo de trabalho da sua agência. Você vai ver:
- Por que fazer o controle do fluxo de trabalho?
- Como garantir que o fluxo ideal está sendo praticado?
- Como fazer a avaliação e ajustes no fluxo de trabalho
- Entenda a importância de delegar
- Como as ferramentas podem ajudar?
- Algumas dicas relevantes para a organização do fluxo de trabalho
Vamos lá!
Por que fazer o controle do fluxo de trabalho?
Antes de entender como controlar o fluxo de trabalho da sua agência é importante entender o motivo para isso. Vamos começar com algumas perguntas: sua empresa sofre com retrabalho? Como é a organização das tarefas? Os prazos são cumpridos com tranquilidade ou você está sempre no sufoco?
Quem trabalha em uma agência sabe que é um grande sufoco. É sempre uma correria e um verdadeiro caos. Mas, não precisa ser sempre assim, ou pelo menos, não deveria. Controlar o fluxo de trabalho significa que tudo é feito de forma mais orgânica.
O atendimento recebe o briefing, passa para o planejamento, que leva para as tarefas, seguindo pela revisão, até o retorno para o cliente. Este é um exemplo de workflow simples, mas que funciona. Quando ele é bem estruturado, cada membro da equipe consegue fazer as tarefas de forma mais eficiente, sem mesma necessidade de interferência.
Leia mais: Sistema de gestão pago ou gratuito? Qual a melhor opção?
Como garantir que o fluxo ideal está sendo praticado?
Por isso, muitas agências até mesmo alocam um profissional específico para esta tarefa. Ele é conhecido como profissional de tráfego e seu trabalho é criar o fluxo ideal, otimizar e garantir que ele está sendo praticado.
Ele pode, por exemplo, fazer uma lista de todas as tarefas que precisam ser feitas e garantir que cada profissional responsável por um tipo de tarefa recebe um job específico.
É interessante ter um profissional com foco nisso, pois o fluxo de trabalho pode ser criado de formas diferentes, variando de agência para agência. O importante é que haja uma estrutura clara.
Caso isso não ocorra, o fluxo de trabalho pode ser muito prejudicado. Por exemplo, o designer, assim que receber cada peça, sabe que precisa enviá-las para a revisão e aprovação antes que seja mandada para o cliente.
Em um fluxo ideal, ele não precisa “avisar” para a próxima etapa que está pronta. A própria estrutura se encarrega disso, ou seja, todos ganham mais tempo na produção, a comunicação é mais eficiente e os prazos são cumpridos.
Mas, como fazer isso de forma eficiente?
Treinamento e desenvolvimento da equipe
Investir no treinamento e desenvolvimento da equipe é crucial para melhorar o fluxo de trabalho. Algumas sugestões incluem:
- Oferecer cursos e workshops: Invista em treinamentos relacionados à gestão de projetos, liderança e habilidades técnicas específicas do setor.
- Promover a colaboração entre os membros da equipe: Incentive a troca de conhecimentos e experiências entre os funcionários, criando um ambiente propício ao aprendizado.
- Estabelecer metas e objetivos claros: Defina metas e objetivos para cada membro da equipe e acompanhe o progresso regularmente.
Comunicação eficiente na agência
A comunicação eficiente é fundamental para manter um fluxo de trabalho otimizado. Algumas estratégias para melhorar a comunicação na agência incluem:
- Estabelecer canais de comunicação claros: Defina quais são os canais de comunicação oficiais da agência e incentive o uso desses canais para trocar informações e atualizações.
- Promover reuniões regulares: Realize reuniões semanais ou quinzenais para discutir o progresso das tarefas e abordar eventuais problemas ou desafios.
- Utilizar ferramentas de comunicação: Adote ferramentas de comunicação, como o Slack ou o Microsoft Teams, para manter a equipe conectada e compartilhar informações importantes de maneira rápida e eficiente.
Cultura organizacional e engajamento da equipe
Uma cultura organizacional saudável e uma equipe engajada são fundamentais para otimizar o fluxo de trabalho. Aqui estão algumas dicas para melhorar esses aspectos:
- Estabelecer valores e missão da agência: Defina claramente os valores e a missão da sua agência, e garanta que toda a equipe esteja alinhada com esses princípios.
- Reconhecimento e recompensa: Incentive e reconheça o bom trabalho da equipe, celebrando conquistas e recompensando os esforços bem-sucedidos.
- Promover o equilíbrio entre trabalho e vida pessoal: Incentive a equipe a manter um equilíbrio saudável entre suas responsabilidades profissionais e pessoais, oferecendo flexibilidade e compreensão.
Avaliação e ajustes no fluxo de trabalho
Para garantir que o fluxo de trabalho continue eficiente e eficaz, é importante realizar avaliações periódicas e ajustar os processos conforme necessário. Algumas abordagens para isso incluem:
- Coleta e análise de dados: Monitore o desempenho da equipe e os resultados dos projetos, coletando e analisando dados relevantes, como tempo gasto em tarefas, qualidade do trabalho e satisfação do cliente.
- Revisão de processos: Realize revisões regulares dos processos da agência para identificar áreas que podem ser melhoradas ou otimizadas.
- Ajustes e melhorias: Com base na análise de dados e nas revisões de processos, faça ajustes e melhorias no fluxo de trabalho para garantir que a agência continue operando de maneira eficiente e produtiva.
Como identificar gargalos no fluxo de trabalho?
Identificar gargalos no fluxo de trabalho é essencial para melhorar a eficiência da sua agência. Algumas técnicas para identificar esses gargalos incluem:
- Análise de tempo: Monitore o tempo que cada tarefa leva para ser concluída e identifique quais atividades estão demorando mais do que o previsto.
- Feedback da equipe: Converse com os membros da equipe para entender onde eles estão enfrentando dificuldades e o que pode ser melhorado.
- Auditoria de processos: Faça uma análise detalhada dos processos da agência para identificar etapas desnecessárias ou redundantes que podem estar afetando o fluxo de trabalho.
A importância de delegar tarefas
Se você é gestor de publicidade e, provavelmente, adora sua profissão, é preciso encarar uma realidade que talvez não seja tão agradável. Você precisa saber delegar. Não importa o tamanho da agência, sempre existem aqueles gestores que gostam de estar em cima de cada tarefa. Isso é uma forma de quebrar o fluxo de trabalho.
Por exemplo, existem aqueles gestores que gostam de conferir cada peça antes dela ir para o cliente final. Você até pode fazer isso com alguns clientes mais importantes, mas é preciso confiar na sua equipe. É possível delegar esta tarefa para o responsável pela conta, já que ele conhece melhor o cliente, por exemplo.
Não há fluxo de trabalho que aguente um gestor que fica supervisionando cada tarefa. Confie na sua equipe, deixe que cada um faça seu trabalho e o fluxo será mais eficiente. Experiente utilizar uma metodologia de workflow.
Como as ferramentas podem ajudar?
Para ajudar neste processo, ainda existem as ferramentas. Elas podem variar desde post its colados na parede da agência, planilhas no excel controladas pelo profissional de tráfego, até os softwares de gestão mais completos. Todas têm as suas vantagens e cabe ao gestor escolher a que se enquadra melhor na sua empresa.
O sistema, por exemplo, é uma solução completa e, provavelmente, a mais eficaz no controle das tarefas. Ele permite automatizar este controle, facilitando ainda mais o processo dos profissionais de controle de tráfego. O fluxo, além de ser bem estruturado, ainda é automatizado.
Ferramentas como o Kanban também são bem interessantes, e usar post-its é uma forma mais analógica e visual de controlar as tarefas. Enfim, existem diversas ferramentas que ajudam como manter um controle do fluxo de trabalho na sua agência. Uma boa dica é testar todas até que encontre a ideal para você.
O timesheet também é uma ferramenta interessante para controle de tarefas, especificamente no mercado publicitário. Como a precificação tende a ser baseada na quantidade de horas que o funcionário gasta para determinada tarefa, o timesheet ajuda neste cálculo.
Então, isso ajuda na precificação final, pois você pode calcular o fee mensal mais facilmente. Se o colaborador gasta 4 horas para fazer um trabalho, e sua hora custa R$ 30, o valor do job é R$ 120 e seu preço final pode ser baseado nisso.
Esta também é uma ferramenta para controle de fluxo de trabalho importante, pois você mede o quanto de valor os colaboradores trazem para a sua agência.
Exemplos de fluxos de trabalho eficientes
Existem diferentes tipos de fluxos de trabalho que podem ser adotados conforme a realidade de cada agência. Algumas opções populares são o Agile, o Scrum e o Lean, que podem ser personalizados conforme as necessidades de cada equipe. Vamos explorar cada um desses métodos brevemente:
Agile: O método Agile é focado em entregas rápidas e melhoria contínua. Ele divide projetos em pequenos blocos chamados de “sprints” e utiliza ciclos iterativos para garantir que a equipe esteja sempre ajustando seu trabalho e aprendendo com erros.
Scrum: O Scrum é um framework Agile que usa reuniões diárias (ou “daily stand-ups”) para manter a equipe alinhada e atualizada sobre o progresso de cada membro.
Ele também utiliza um “backlog” para listar e priorizar tarefas, e um “sprint review” ao final de cada ciclo para discutir o que foi alcançado e o que precisa ser melhorado.
Lean: O método Lean busca eliminar desperdícios e aumentar a eficiência do processo. Ele se baseia na identificação de tarefas desnecessárias, redundantes ou ineficientes e na busca pela melhoria contínua do fluxo de trabalho.
Algumas dicas relevantes para a organização do fluxo de trabalho:
Definição de metas SMART
Estabeleça metas SMART (Específicas, Mensuráveis, Alcançáveis, Relevantes e Temporais) para projetos e tarefas individuais. Isso ajudará a equipe a entender claramente o que se espera deles e a focar no que é realmente importante.
Estabelecer prioridades
Ajude sua equipe a identificar e priorizar tarefas de acordo com sua importância e urgência. Utilize a matriz de Eisenhower, por exemplo, para classificar tarefas em quatro categorias: importante e urgente, importante e não urgente, não importante e urgente, e não importante e não urgente.
Promover a autonomia da equipe
Empodere sua equipe para que tomem decisões e resolvam problemas por conta própria. Isso os ajudará a se sentirem mais engajados e responsáveis pelo sucesso dos projetos, melhorando o fluxo de trabalho.
Implementar feedback contínuo
Encoraje a cultura de feedback aberto e contínuo entre os membros da equipe e a liderança. Isso facilitará a identificação de problemas e áreas de melhoria no fluxo de trabalho.
Adaptabilidade e flexibilidade
Esteja disposto a adaptar e ajustar o fluxo de trabalho conforme as mudanças e as demandas do mercado. Isso permitirá que sua agência permaneça ágil e competitiva no cenário em constante mudança.
Aproveitar a tecnologia
Use a tecnologia para facilitar e automatizar processos sempre que possível. Além das ferramentas de gerenciamento de projetos e comunicação mencionadas anteriormente, considere soluções de inteligência artificial (IA) para otimizar o fluxo de trabalho e aumentar a eficiência.
Capacitação em gestão de tempo
Invista no treinamento de habilidades de gestão de tempo para toda a equipe. Isso os ajudará a trabalhar de forma mais eficiente e a evitar a procrastinação.
Em resumo, manter um controle eficiente do fluxo de trabalho em sua agência envolve várias práticas e estratégias, desde estabelecer uma comunicação clara e promover a colaboração até implementar ferramentas tecnológicas e ajustar processos com base em análises e feedback.
Ao aplicar essas dicas, você poderá criar um ambiente de trabalho mais produtivo e eficiente, melhorando o desempenho geral da sua agência.
Conheça a nossa ferramenta!
O Publi pode ser uma resposta de como controlar o fluxo de trabalho na sua agência! Esta é uma ferramenta completa, com diversas funcionalidades para ajudar a sua produção. Você pode implementar o Kanban e o Timesheet diretamente na ferramenta, fazendo o controle de tarefas e projetos em um único lugar.
É uma ótima forma de facilitar a comunicação integrada na agência, visto que os setores não necessariamente estão em contato.
O software pode fazer este intermédio e ajudar a garantir que o fluxo se mantém otimizado e automatizado. Além de ajudar na produção e no fluxo de trabalho ele ainda tem funcionalidades que ajudam o financeiro, atendimento, cadastro de clientes e diversas outras.
Discutimos ao longo do post como controlar fluxo de trabalho da sua agência e como isso é importante. Então, se quiser entender como o Publi pode ajudar, entre em contato conosco e solicite uma demonstração!
