Sua agência de publicidade usa relatórios para ajudar na rotina? Esta é uma ótima forma de equilibrar um pouco a loucura que é este tipo de ambiente profissional.
Quem trabalha em agência sabe bem como a rotina pode ser bem doida.
Em épocas mais corridas então, é quase um caos. É preciso constante comunicação e esforço para adaptar as campanhas não somente ao desejo dos clientes, mas também a tecnologia e aos assuntos mais comentados no momento. Ou seja, haja energia e jogo de cintura.
Mas, os relatórios existem para ajudar a tornar as tomadas de decisão um pouco melhor. Confira como eles são importantes para a rotina da sua agência.
O que são os relatórios?
Um relatório é um conjunto de certas informações relevantes para a empresa. Seja algo mais focado no momento, ou no todo, podendo também ser voltado para cada setor, o financeiro, administrativo, de criação além da integração de todos eles.
Imagina que a agência está em uma rotina descontrolada, o que é perfeitamente normal, com todos os setores recebendo diferentes pedidos de campanhas para diversos clientes. De repente, é preciso tomar uma decisão, de maneira rápida e que não tem nada a ver com o assunto.
Este cenário ocorre inúmeras vezes no dia a dia de uma agência. É preciso tomar decisões o tempo todo, muitas vezes mudando totalmente o contexto.
Imagine, por exemplo, que está acontecendo uma reunião com o time de criação e, de repente alguém chega com uma dúvida financeira ou administrativa.
O gestor precisa mudar totalmente o foco, quase como se apertando um botão, e pensar na melhor forma de encontrar a resposta. Bem difícil né?
O relatório é uma boa saída. Ele traz um resumo e um embasamento de algumas informações para que a decisão seja mais bem tomada. Por isso, ele é tão importante e precisa ser muito bem construído.
Como construir um relatório?
Não existe fórmula para construir um relatório, mesmo porque, cada um irá abordar um determinado tópico, que reflita as necessidades do negócio.
A agência tem uma rotina um pouco diferente da maioria dos outros ambientes corporativos, exatamente por causa do dinamismo e da correria. Normalmente, as coisas mudam muito rápido e as equipes estão sempre trabalhando em algo novo.
Porém, certos aspectos nunca mudam. As informações financeiras, por exemplo, como o fluxo de caixa, precisam ser analisadas com uma frequência bem alta, para determinar se a saúde financeira da empresa está boa.
Como em qualquer negócio, o relatório financeiro é quase um prontuário médico. Ele vai dizer tudo sobre a movimentação de dinheiro na empresa e, às vezes, até ajudar a ditar a relação com os clientes.
Por exemplo, é preciso decidir entre duas atividades, para dois clientes diferentes, quando só existe um tempo para fazer uma. Uma decisão comum em uma agência. Qual então é o primeiro?
Um relatório financeiro e outro sobre o relacionamento dos clientes pode ajudar a priorizar. De maneira imediata, é tentador seguir o que traz mais dinheiro, mas é preciso prestar atenção na relação.
Quantos jobs já foram atrasados? Será que se atrasar mais um pode dar problema? Ele é um grande cliente que está apenas começando e tem um enorme potencial de crescimento?
Todas as perguntas devem fazer parte da resposta. O relatório ajuda a trazer todo este contexto, de maneira mais visual e imediata, para facilitar a decisão. E em qualquer processo, quanto mais informação, melhor.
Cortando o retrabalho
Outro ponto que atormenta as agências de publicidade é o retrabalho. É um problema que muitas vezes é inevitável, já que é preciso fazer de tudo para que as peças estejam de acordo com o desejo do cliente.
Isso é ainda pior porque, como a demanda é grande e os prazos pequenos, a margem de erro é minúscula.
Por isso, inúmeros relatórios em relação ao andamento das peças podem cortar muito a praga do retrabalho nas agências.
Ter uma forma de acompanhar os processos é essencial. Por exemplo, o redator acabou a sua parte e o design precisa começar. Se esta comunicação não for muito clara, pode ser perdido um bom tempo no meio do caminho.
O relatório ajuda a entender quais as partes em que existe o maior congestionamento de peças. Se muitos problemas travam entre a redação e a arte, talvez tenha algo errado aí.
Não é incomum que o tempo gasto com retrabalho seja maior que a criação. Por isso, o relatório é muito útil e ajuda a acertar logo de cara.
Acertando a comunicação com o cliente
Imagine que um cliente envia o briefing da campanha, com tudo que ele quer, bem direitinho. Ele pede a você o orçamento e a estimativa de tempo. Nossa vontade como agência de publicidade é dizer que fica o mais rápido possível, né? Afinal, queremos impressionar.
Mas é preciso ser realista e relatórios de produção podem ajudar muito bem nisso. Se a empresa leva X dias para fazer esta atividade de campanha, você pode responder a pergunta imediatamente.
Você pode chegar a essa conclusão pelo seguinte caminho:
1 – Quem está livre para fazer esta tarefa? É preciso de um relatório de atividades de cada funcionário;
2 – Quanto tempo esta equipe leva para entregar o escopo pedido? Um relatório de produtividade pode ajudar;
3 – Quanto tempo até a revisão e a arte final? Mais um relatório sobre este trabalho;
4 – Existe um tempo médio de atraso? Para variar, um relatório pode ajudar.
O ponto é que o relatório pode ajudar você a responder todas as principais perguntas sobre o funcionamento da sua agência. Assim, você pode ser mais rápido e preciso em qualquer interação com o cliente.
Afinal, é muito melhor responder com certo embasamento, do que simplesmente chutar.
Agilidade e precisão na rotina da sua agência
E este é o grande objetivo dos relatórios na rotina de qualquer agência. Ter o acesso ao máximo possível de informações, para tomar decisões de forma mais rápida e acertada.
O desafio é encontrar relatórios que sejam adequados para a sua rotina, com a tecnologia que permita acessá-los de forma mais inteligente, rápida e também eficaz.
Felizmente, existem soluções de sistemas de gerenciamento de agências preparados para ajudar você a construir os relatórios que a sua agência precisa para ser cada vez mais produtiva.
O Publi é exatamente este software. Voltado totalmente para as agências, com integração com todos os departamentos do seu negócio e os relatórios que você precisa. Quer conhecer mais? Então, entre em contato conosco!
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