A importância do processo contábil eficiente dentro das agências

Os profissionais de publicidade encontram uma série de desafios no dia a dia: correria, pressão, competitividade, prazos apertados, clientes exigentes, necessidade de decisões rápidas. Não é uma rotina fácil, é verdade, mas pode ser amenizada seguindo as etapas certas do processo contábil, independentemente do porte da agência.

Além de trazer mais robustez e regularidade para o seu negócio, um processo contábil bem estruturado pode ajudar você a esboçar melhor o pagamento de despesas e a nortear ações estratégicas em toda a empresa. Daí a importância dessa tarefa.

A contabilidade de uma agência é muito importante para a preservação de sua autonomia no mercado em que atende. Deve ser aplicada com comprometimento e responsabilidade para que todos os prazos sejam atendidos e para que nenhuma pendência burocrática gere problemas para o crescimento futuro do negócio.

Então, como agências de Marketing e publicidade conseguem se organizar em relação às suas responsabilidades fiscais?

Pensando nisso, produzimos um artigo com tudo o que você precisa fazer para tornar a contabilidade da sua agência bem-sucedida. Saiba a seguir a importância da contabilidade para as agências de publicidade e como esse serviço é essencial para a sua empresa.

Contabilidade para Agências: Como funciona?

A contabilidade de uma empresa possui uma estrutura responsável pelo controle do fluxo de caixa e suas responsabilidades fiscais. No caso de agências, esse controle é abrangente também para os anúncios e os seus pagamentos.

E esse controle é fundamental, pois os anúncios pagos são realizados com antecedência para que os conteúdos possam ser veiculados nos diferentes canais de comunicação. No entanto, como os valores trabalhados em uma agência de publicidade ou de marketing digital não são propriamente da empresa, é necessário uma melhor organização sobre como os valores de terceiros serão utilizados.

Receita, Faturamento e Tributação

As empresas de contabilidade terceirizadas para a prestação de serviços agências de publicidade ou de marketing pode escolher entre três sistemas de tributação diferentes, que são:

O Simples Nacional;

Lucro Presumido ou

Pelo Lucro Real.

Ou seja, as empresas optantes pelo simples nacional realiza o recolhimento de todos os tributos nacionais de uma única vez. É uma forma de simplificar a tributação de empresas de pequeno e médio porte.

Já o Lucro Presumido aplica uma taxa de 32% sobre o faturamento da empresa e é mais utilizado para empresas que possuem um faturamento elevado.

Existe também a forma de recolhimento por Lucro Real, que é aplicado sobre empresas que possuem baixa lucratividade.

Regularize a sua agência de comunicação

Antes de tudo, é fundamental regularizar a sua agência. E, aqui, quando falamos em regularização, não nos referimos somente à situação trabalhista, mas também à realidade fiscal e à tributária de um negócio.

No caso de agências pequenas, a opção mais vantajosa costuma ser o Simples Nacional. Trata-se de um regime de tributação no qual você pode pagar, em apenas uma guia, os principais tributos, tais quais ICMS, IPI, IRPJ, PIS, COFINS, ISS e INSS.

Indicado para empresas que faturem até R$ 3,6 milhões ao ano, esse sistema simplifica a aferição de tributos, bem como a quitação de possíveis débitos.

Elabore o planejamento tributário do seu negócio

Essa talvez seja uma das etapas mais importante do processo contábil, apesar de a atividade ser ainda bastante negligenciada pela maioria das agências. Por meio dela, é possível examinar o seu negócio como um todo e, assim, encontrar a alternativa mais interessante e benéfica para a sua carga tributária.

E por que isso é importante? Muito simples: ao encontrar o regime de tributação com menos impostos, você consegue reduzir o pagamento de tributos e aplicar os recursos poupados em outras atividades, conferindo maior eficiência e profissionalização às operações do negócio.

As vantagens de um planejamento tributário consistente não param por aí. Elas vão muito além! Caso desenvolvida de maneira correta, a atividade permite:

– Controlar relatórios contábeis e fluxos de caixa;

– Definir estratégias mais direcionadas;

– Identificar onde investir dinheiro, ou seja, em setores específicos, contratações, instalações, equipamentos etc.

Faça a análise de documentos gerenciais

Uma boa contabilidade requer planejamento e execução de ações estratégicas adequadas. E, talvez, o mais importante: a mensuração periódica de resultados, a fim de garantir que tudo saia conforme o previsto. É nesse contexto que a análise de relatórios e de gráficos gerenciais ganha espaço.

Essas ferramentas possibilitam um melhor planejamento a respeito da quitação de impostos, controle das despesas e mapeamento dos setores que geram mais gastos. E não só isso: são imprescindíveis para a tomada de decisões embasadas em relação à contabilidade e aos demais departamentos da empresa.

Como organizar a contabilidade da sua agência por etapas?

A primeira etapa é a organização tributária do seu negócio. O enquadramento tributário é muito importante para evitar que você pague valores desnecessários e que não deixe de cumprir com nenhuma responsabilidade fiscal.

E fazer o planejamento Tributário da sua agência é a segunda etapa a ser aplicada. E isso é importante porque você adéqua sua agência aos valores tributários mínimos e pode investir em outras atividades para gerar mais receita.

O planejamento Tributário permite ainda:

– Ter um maior controle sobre o fluxo de caixa e acompanhar o desempenho da sua empresa por relatórios completos e detalhados.

– Definir estratégias mais efetivas e direcionadas de forma mais assertiva entre sua equipe.

– Definir quais setores necessitam de aplicação de valores e identificar as melhorias a serem feitas em cada setor da agência.

A terceira etapa é a de análise de documentos. Nessa etapa, são realizadas avaliações em documentos gerenciais com a finalidade de mensurar os resultados e traçar plano de ações mais eficientes para a receita do seu negócio.

Utilizar a tecnologia para o gerenciamento contábil da sua agência é uma excelente estratégia para acompanhar o desempenho do seu negócio com ações mais otimizadas.

Essa é a próxima etapa, que implanta softwares para a gestão financeira do seu negócio e permite um controle muito mais adequado sobre serviços, valores e pendências no setor de contabilidade.

Com esse sistema é possível:

– Fazer uma análise mais detalhada sobre os produtos da sua empresa;

– Acompanhar a execução e as pendências dos serviços da sua agência;

– Acompanhar cada operação e definir as melhorias de projetos e orçamentos;

– Conhecer mais a sua agência, com uma estrutura de RH mais organizada e serviços de maior excelência.

Com o uso das ferramentas digitais, as atividades da agência são desenvolvidas com muito mais agilidade, de forma automatizada e segura. Assim, fica muito mais fácil categorizar, registrar, mapear e controlar valores de receitas e faturamentos.

Utilize softwares de gestão financeira periodicamente

Pode parecer simples, mas fazer a gestão de uma agência, especialmente o processo contábil e financeiro, exige atenção, dedicação e compromisso. Requer também, em qualquer segmento, uma análise criteriosa de:

Produtos;

Serviços;

Operações;

Recursos humanos e técnicos, como por exemplo, equipamentos, máquinas e instalações.

E por que não utilizar softwares de gestão para facilitar esse processo operacional? Além de tornar a rotina mais produtiva, tais tecnologias permitem categorizar, registrar, rastrear e desembolsar despesas com agilidade, assim como classificar prestadores de serviço.

De forma geral, os softwares existentes no mercado são utilizados para controlar os fluxos de caixa, os tributos a serem pagos, as receitas e o faturamento. Porém, podem ser usados também para alcançar outros objetivos: calcular o ROI (do inglês, Return on Investment) de investimentos e ações de marketing e vendas de uma agência e facilitar o relacionamento com um contador, por exemplo.

Boa parte dessas tecnologias contém recursos que tornam a análise de dados muito mais rápida e precisa. Existem alguns sistemas que automatizam tarefas burocráticas, como calcular impostos e emitir Notas Fiscais, e geram demonstrativos financeiros, relatórios e outros documentos automaticamente.

Recursos como esses são extremamente benéficos para empresas porque, além de gerenciarem o fluxo de caixa de modo mais eficiente, evitam a refação de trabalho, as dívidas bancárias e os gastos fora do budget (orçamento). Isso, sem falar do tempo e da mão de obra, que são poupados nesse processo, e das projeções e análises de cenário realizadas a partir de dados confiáveis, que reduzem ações manuais e, consequentemente, a chance de erros.

Sistemas de gestão realmente são uma “mão na roda”, não?

Vantagens da boa contabilidade para as agências de publicidade

Agora que você já sabe as etapas necessárias para garantir o controle e a regularização da sua empresa, é hora de conhecer os benefícios trazidos a partir de uma gestão financeira eficiente. Vamos lá! Confira abaixo cada um deles.

Garantia da regularização da situação fiscal: ao fazê-lo, é possível adquirir facilidade na obtenção de créditos, permissão para participar de licitações e credibilidade perante fornecedores, clientes e colaboradores;
Redução de custos: se realizada de forma estratégica, a contabilidade pode diminuir gastos com a carga tributária, tornando o seu negócio mais rentável e os recursos acumulados, disponíveis para o investimento em outras operações;
Suporte à tomada de decisão: com o apoio de resultados concretos, amparados na análise de relatórios e gráficos, fica mais fácil tomar decisões mais assertivas em relação à agência (próximos passos e caminhos a serem evitados).

Como já vimos, implementar as etapas do processo contábil eficiente, junto a um gerenciamento de dados periódico, é indispensável para o sucesso das operações de um empreendimento. Se você deseja ter sucesso nessa missão, conte com a ajuda do Publi! Estamos há mais de 25 anos no mercado brasileiro e oferecemos aos clientes ferramentas digitais modernas e integradas para gestão de empreendimentos.

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