Gerir uma agência de publicidade pode ser um desafio. Contudo, a tecnologia e a inovação estão a serviço da área, e adotar as melhores nesse sentido proporciona inúmeras vantagens. Entre as principais está o sistema de gestão para agência, softwares que integram, automatizam e centralizam informações e rotinas operacionais.
Por isso, faz-se necessário entender a importância do tema, agregando um diferencial competitivo, visto que muitas empresas ainda adotam meios pouco funcionais e até analógicos em determinados casos.
Quer saber mais? Então confira, abaixo, 8 benefícios que um sistema pode trazer para a gestão das agências.
1. Integração de setores
Talvez um dos maiores desafios de uma agência de publicidade seja integrar setores. Afinal, como unir direção de arte, criação, atendimento e outras áreas de forma rápida, prática e organizada? Com um sistema que gerencia todas essas informações. Assim, a equipe estará integrada em um mesmo local, operacionalizando várias demandas.
Os benefícios são inúmeros: se ganha em produtividade, pois softwares do gênero permitem a centralização das rotinas; diminui o ruído de comunicação, com módulos específicos de acordo com a respectiva função dos colaboradores; e cria a sinergia, principalmente nos prazos, de toda a equipe em relação às demandas.
2. Briefing direto e conciso
Já passou por uma situação, quase um ‘telefone sem fio’, em que o briefing surge de um jeito e termina de outra forma, com informações relevantes perdidas durante as etapas? Esse é o outro benefício de sistemas de gestão: oportunizar um briefing direto e conciso, o que faz com que ele seja executado como chegou à agência.
Como estamos falando da principal etapa de muitas empresas do ramo, deve-se escolher um software com um módulo específico e direcionado ao briefing. Acredite: apenas com esta vantagem de ter um sistema para gerenciar suas atividades, o investimento vale a pena. Contudo, há muitos mais que programas do gênero podem agregar ao seu negócio.
3. Planejamento do projeto
Em sintonia com o benefício anterior, passamos ao planejamento dos mais variados jobs. Aqui, podemos encaixar uma série de funções que o sistema traz em forma de gerenciamento: cronograma, ações, estimativas, entre outros. Esqueça aquele quadro branco pendurado na parede com os prazos – o próprio software deixa tudo centralizado.
Com um planejamento assertivo, fica mais fácil cumprir a agenda. Também, podem-se priorizar aqueles que demandam mais urgência ou serviço – como peças para clientes de longa data ou campanhas que necessitam de atenção e atuação de toda a equipe. Para complementar, outro benefício é menos tempo gasto para realizar todo o planejamento.
4. Histórico de ações
‘Não fui eu’. ‘Eu também não’. ‘Deve ter sido ele’. Expressões que, recorrentemente, escutamos em agências de publicidade.
Afinal, quem atualizou o job? Em que momento o layout foi alterado? Como a campanha voltou à etapa anterior? Tudo isso pode ser evitado, novamente, com um sistema de gestão para a agência.
Nele é possível ver quem alterou, atualizou, inseriu ou finalizou cada etapa. Além de diminuir – e até erradicar, rusgas que podem surgir, onde ninguém assume a responsabilidade.
A vantagem aqui, passa a ser menos operacional e mais focada na relação de como a equipe trabalha e se entende – aumentando, também, a autonomia de muitos para proceder com os jobs.
5. Organização financeira
Não é só na sala de criação e atendimento que as coisas acontecem: dados e informações financeiras de uma agência de publicidade são preciosíssimos, comuns a qualquer empresa.
Muitas vezes a falta de ferramentas gerenciais é o grande problema de negócios do ramo – que podem ser superadas facilmente com um sistema para agências.
Dados, relatórios, demonstrativos, notas fiscais e vários outros módulos são conferidos e atualizados, permitindo uma organização financeira com excelência.
Com análises periódicas e estratégias bem traçadas, pode-se entender onde é possível fechar a torneira de gastos e quais são as ações que dão lucro para focar os investimentos.
6. Entende-se a capacidade produtiva
Muitas vezes a demanda é maior que a equipe consegue entregar. Outras, há ociosidade que vai desde o designer gráfico, passando pelo redator até mesmo na recepção da agência.
Essa situação é recorrente pelo negócio: não saber qual é a capacidade produtiva, principalmente na publicidade que possui sazonalidades específicas.
Novamente o sistema para gerenciar essa questão entra em cena. Permite-se uma visão espacial de todos os setores, a forma como atuam, quanto tempo levam para fazer determinadas mídias (sejam online ou off-line) e, inclusive, entender quais colaboradores estão seguindo o cronograma ou possuem alta produtividade.
7. Dados seguros e fáceis de acessar
Segurança também é indispensável. Os benefícios de softwares ERP para agências de publicidade agregam vários benefícios nesse sentido.
O primeiro é manter um sistema que não perca todas as informações, caso algo ocorra, usuários que tentam invadir suas máquinas, erros operacionais da equipe e até desastres, como incêndios e inundações.
Recursos baseados em nuvem trazem outra vantagem: a possibilidade de backups, criando a opção de recuperar o que fora perdido, principalmente no cronograma, mas englobando artes, layouts, diversas mídias e até mesmo campanhas inteiras. Afinal, recomeçar não é muito animador, certo?
8. Diferencial competitivo
E, para fechar, resgatamos o que falamos lá no começo do artigo. Você conhece como as agências de publicidades concorrentes fazem a gestão de suas ações?
Acredite: muitas ainda não entenderam a importância de adotar sistemas do gênero, o que pode criar um amplo diferencial competitivo.
Isso porque é possível modular um software de acordo com suas necessidades. Esqueça as ferramentas que não vai utilizar. Pense, apenas, em investir algo prático e direcionado ao seu negócio.
Destaca-se competitivamente (por todos os benefícios que elencamos) e, em pouco tempo, o sistema passa a ser quase que o coração das operações do seu negócio.
Devo escolher um sistema de gestão para a minha agência?
Sim! Sistema de gestão para agência podem agregar vários benefícios: é menos burocrático, gera relatórios, cria automação em campanhas de marketing, pode-se unir a outros programas, entre outros.
O importante é contratar sistemas que sejam feitos de acordo com suas necessidades, por quem é especialista no tema – ampliando bastante as opções da sua agência.
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