Problemas com a produtividade são algumas das maiores preocupações das empresas de sucesso atualmente. Profissionais qualificados intelectualmente e tecnicamente existem em uma boa proporção. No entanto, profissionais com essas duas qualidades e que atendam os critérios de produtividade exigidos, são bem mais raros.
A partir disso, o mercado acaba com uma demanda muito alta de serviços e produtos que podem ser disponibilizados para comercialização, mas que acabam não sendo produzidos por causa da falta de mão-de-obra e pela lentidão dos processos realizados para que os projetos sejam finalizados.
Isso acaba por encarecer tanto produtos quanto serviços, e gera um descontentamento para profissionais, empresas e clientes. Enquanto os profissionais não sabem como produzir mais e ao mesmo tempo manter a sua saúde mental em dia, as empresas almejam que mais projetos sejam executados e o clientes demandam por soluções excelentes e com ótimo custo.
Tudo isso vem em conjunto com a transformação digital, que auxilia nesses processos, mas ao mesmo tempo não é a única forma de aumentar a produtividade. Questões organizacionais precisam ser revistas e melhoradas a fim de que os profissionais possam planejar e executar melhor seus projetos.
Para sanar alguns desses problemas, surgiu a ferramenta 5WH2. Você já ouviu falar sobre ela? Sabe o seu conceito? Já tentou aplicá-la no dia a dia da sua empresa?
Se a resposta para essas perguntas for “não”, então você está no lugar certo, pois neste post vamos ensinar tudo o que você precisa saber sobre o 5W2H. Se você já conhece esse conceito, continue a leitura e aprenda a aplicar a ferramenta de uma maneira muito mais eficiente. Acompanhe!
Conceito de 5W2H
Primeiramente, vamos ao conceito do 5W2H. O nome da ferramenta pode parecer um pouco estranho, com números e consoantes em um mesmo lugar. Mas não se preocupe, pois esta sigla é muito simples de compreender. Veja:
5W – Significa 5 perguntas que começam com a letra W.
2H – São as últimas 2 perguntas da ferramenta, que começam com a letra H.
Começando pelas perguntas que começam com a letra W:
What (O que?);
Why (Por quê?);
Where (Onde?);
When (Quando?);
Who (Quem?).
Agora as perguntas que começam com a letra H:
How (Como?);
How much (Quanto?)
Todas essas perguntas são realizadas com foco no projeto que o profissional deseja executar. Ou seja, a ferramenta direciona de acordo com cada um dos projetos que se deseja iniciar.
Como exemplo, podemos citar um programador que precisa fazer um software de gestão para um restaurante. Ele não sabe bem por onde começar, então resolve utilizar a ferramenta 5W2H para se organizar e se planejar melhor. A partir disso, ele começa a se fazer todas as perguntas mencionadas.
What – O que será feito? No caso do exemplo, será feito um software de gestão de restaurantes;
Why – Por que será feito? Os motivos pelos quais o restaurante solicitou o software;
Where – Onde será feito? O local onde o programa será escrito;
When – O prazo de começo e de término do projeto;
How – Como o software será feito e quais ferramentas ele vai ter;
How much – Quanto o desenvolvimento do programa vai custar.
Este foi apenas um exemplo do uso do 5W2H, que pode ser personalizado e adequado a qualquer tipo de atividade empresarial. No caso do programador utilizado no exemplo acima, ele poderá fazer essas perguntas e respondê-las de um jeito simples e rápido, aumentando a sua eficiência e produtividade.
O 5W2H ajuda o profissional a produzir mais e com mais qualidade de planejamento organizacional, pois define o caminho pelo qual ele deverá seguir. Caminho este, que ele mesmo definiu como o melhor possível.
Como aplicar
Agora que você já sabe o conceito do 5W2H, já pode começar a pensar na aplicação dessa importante ferramenta. De início, pode parecer uma maneira bem simples de se organizar, mas com a aplicação recorrente, você verá que os resultados são bastante surpreendentes.
Para saber como aplicar a ferramenta, você precisa antes conhecer as duas principais formas de fazer isso. Existem dois jeitos um pouco diferentes que permitem que você aplique o 5W2H. Veja quais são eles:
Leia mais: Gestão de projetos | Dicas para aplicar esse conceito na sua agência.
Simplificado
A maneira mais simples de utilizar a ferramenta, é simplificando a forma com que você responde cada uma das perguntas. Isso permite que você tenha mais agilidade e comece a executar o projeto mais rapidamente. Porém, há uma desvantagem em fazer as coisas de maneira mais simples e rápida.
Essa desvantagem, reside no fato de que ao responder as perguntas de maneira mais simplificada, você não terá se planejado de acordo com os detalhes e possíveis imprevistos do projeto. A partir do mesmo exemplo do programador que vai fazer um software de gestão para restaurante, podemos identificar o bônus e o ônus de aplicar a ferramenta de forma um pouco mais superficial.
O bônus, ou seja, a grande vantagem de fazer isso é a praticidade. Respondendo as perguntas de uma maneira prática, você ganha muito tempo, podendo começar a execução do projeto bem antes do que se você optasse pela maneira mais detalhada que vamos explicar a seguir.
O ônus é que você não terá uma total compreensão do projeto como um todo. Respondendo as perguntas de uma maneira mais sucinta, você fica à mercê de não saber como resolver um contratempo, de não saber como vai fazer determinada tarefa, entre outros. Tudo isso acaba demandando mais tempo e consequentemente diminui a produtividade do profissional.
Detalhado
Caso você opte pela maneira mais detalhada (recomendada para projetos mais complexos), você terá que responder as perguntas com o máximo nível de detalhamento e precisão. É preciso pensar em cada uma das perguntas e respondê-las pensando nas variáveis de cada resposta e principalmente, nas questões práticas de execução que envolvem cada resposta.
Em relação à vantagem e a desvantagem desta forma de execução, é só pensar o inverso da forma simplificada. A vantagem de aplicar o 5W2H com atenção aos detalhes é que você estará muito resguardado e prevenido quanto à execução das etapas e quanto aos percalços do projeto.
Já a desvantagem é que ao passar muito tempo se planejando, pode ser que você não tenha tempo suficiente para a execução do projeto em si. Muitos profissionais acabam perdendo horas fazendo o seu planejamento e depois não tem disposição ou tempo hábil para executar as tarefas necessárias para isso.
Sabendo as duas formas de aplicar a ferramenta, veja agora qual é a melhor maneira de colocar em prática a ferramenta 5W2H:
Planilha no Excel
Você já deve ter ouvido falar ou já deve conhecer e aplicar as planilhas do Excel em seus projetos. Há vários anos o Excel vem sendo um forte aliado dos profissionais, que desejam se organizar e planejar melhor. Todos os benefícios do Excel podem ser aplicados ao 5W2H, de maneira muito facilitada.
O programa já é estruturado para organização em formato de planilhas, de modo que você pode dividir cada tarefa em uma planilha separada e colocar as sete perguntas do 5W2H dentro de cada uma das sessões. Isso facilita muito o trabalho, já que no mesmo documento você terá o controle de cada tarefa e da estratégia que irá seguir, por meio das respostas.
Leia mais: Passo a passo para fazer um relatório de gestão eficiente.
Google Planilhas
Se o seu projeto envolve outras pessoas, a dica é utilizar o Google Planilhas para montar o seu esquema 5W2H. Essa opção permite que você faça todo o planejamento da mesma forma que com o uso do Excel, mas com o diferencial de poder salvar o documento na nuvem e compartilhar com os outros envolvidos.
O salvamento na nuvem não é uma vantagem apenas do Google Planilhas, mas certamente essa maneira de armazenar o seu documento é uma das mais eficientes e seguras do momento. Além disso, como dito anteriormente, você pode compartilhar as planilhas com outras pessoas que também estão no projeto.
Isso permite que a sua equipe veja o que você está fazendo, veja as alterações e fique por dentro, em tempo real, de tudo que está sendo planejado para o projeto. Também é possível dar permissão para que a equipe edite o documento, de modo que todos possam trabalhar de maneira conjunta no projeto que estão fazendo.
Blocos do Canvas
O Canvas é um uma aplicação muito completa, que pode ser utilizada até mesmo no celular. O grande diferencial é que você consegue construir os blocos conforme cada uma das perguntas e respostas do 5W2H. Esses blocos auxiliam o profissional na organização do projeto, fazendo com que tudo se torne mais dinâmico e visual.
Além disso, para criar os blocos você não precisa dispor de muito tempo. Isso faz com que os blocos do Canvas sejam a melhor opção para quem opta por aplicar a ferramenta do 5W2H de maneira simplificada.
Agora que você já sabe como aplicar o 5W2H, veja como montar uma planilha com a ferramenta, de modo prático:
Escolha o software ou o site para fazer a planilha;
Divida o projeto em tarefas;
Em cada tarefa coloque as 7 perguntas do 5W2H;
Responda as perguntas da forma detalhada ou da maneira simplificada;
Salve a planilha ou compartilhe com a equipe do projeto.
Independentemente do método que você escolher e do local onde sua planilha ficará salva, lembre-se de sempre ter uma cópia em algum lugar. Isso permite que você tenha mais segurança e não fique preocupado em perder o documento ou não encontrá-lo posteriormente.
Importância do 5W2H
Você já sabe o que é a ferramenta do 5W2H e já sabe como aplicar ela em uma planilha. Agora está na hora de você saber qual a importância de fazer esse processo. Acompanhe, e nunca mais tenha problemas em se organizar e se planejar em seus projetos.
A grande pergunta que você deve estar se fazendo é “Por que devo usar o 5W2H?”. Talvez você ainda não tenha percebido a importância da ferramenta no dia a dia empresarial ou dos profissionais autônomos. Se esse for o caso, não se preocupe, vamos te mostrar, de maneira detalhada, porque você deve aplicar a ferramenta.
Leia mais: Por onde começar com o planejamento de 2021?
Importância para gestores
Em um primeiro momento, podemos pensar na questão organizacional e estratégia dos seus projetos. Digamos que você seja dono de uma empresa e deseja que seus funcionários produzam mais e de maneira mais cadenciada. Pode ser que eles ainda não saibam como se planejar e este seja o problema da sua demanda por uma produção mais ágil e competente.
Digamos que você opte então por introduzir esse método de planejamento para sua equipe. Você acabou de aprender o 5W2H e ensina toda sua equipe de funcionários. Eles começam a aplicar a ferramenta e apresentam resultados muito melhores.
Aqui então está a importância do método, ele aumenta a produtividade da equipe por meio da facilitação organizacional, bem como faz com que os colaboradores se sintam mais úteis e valorizados por estarem aprendendo técnicas que vão auxiliá-los durante todas as suas carreiras profissionais.
Importância para colaboradores
Agora digamos que você é um colaborador de uma grande empresa. Seus gestores estão cada vez mais demandando por mais organização, foco e produtividade. Porém, você ainda não sabe como fazer isso sem ficar exausto mentalmente e sem ter que fazer longas jornadas de trabalho diárias.
Assim, você se depara com o 5W2H e começa a aplicar o método. Com o tempo você vai conseguindo se organizar e se planejar melhor e consequentemente, aumenta a sua produtividade. Isso com certeza vai fazer com que você se destaque na empresa e tenha chances muito maiores de receber uma promoção, por exemplo.
Importância para profissionais autônomos
Os profissionais autônomos sofrem muito com a ausência de uma boa produtividade. Isso acontece, principalmente com os que atuam em regime de home office, pois acabam não conseguindo focar e se organizar de forma eficiente. Digamos que você seja esse tipo de profissional e deseja melhorar em todos esses aspectos.
Você conhece o 5W2H e começa a aplicar o método no seu dia a dia de trabalho. Assim, você começa a conseguir pegar mais trabalhos e fazê-los com qualidade e agilidade. Podemos usar aqui o exemplo do programador que estava fazendo um software para restaurante. Utilizando a técnica, ele conseguiu se organizar, com uma estratégia de planejamento concisa e aplicável. Dessa forma, seus rendimentos aumentaram e seus clientes ficaram ainda mais satisfeitos.
Nesses três casos, ficou clara a importância do 5W2H. De maneira resumida, o método ajuda o profissional autônomo, o colaborador de empresa e o gestor a alcançarem mais produtividade, lucro, agilidade, qualidade no trabalho e principalmente, um bom planejamento.
Leia mais: Dicas para melhorar a comunicação entre o freelancer e a agência.
Aplicações do dia a dia
Para aplicar o 5W2H no dia a dia é muito simples. Primeiro você precisa conhecer a ferramenta, saber como ela funciona e qual a sua importância. Isso você já aprendeu neste material. Agora é chegado o momento de você ver exatamente em quais situações o 5W2H se aplica.
Leia mais: Planejamento Estratégico | GUIA COMPLETO para começar
Planejamento de empresas
Você pode fazer um planejamento estratégico completo com a ferramenta. Isso pode ser feito de diversas maneiras, você pode planejar atividades específicas dos profissionais, ações de marketing, ações para atrair novos parceiros e investidores, entre outros.
Setor de manutenção
O setor de manutenção de uma empresa é muito importante e também deve ter um método de planejamento eficaz. A partir da aplicação das perguntas do 5W2H os profissionais da manutenção podem se organizar a respeito de o quê, por quê, onde, quando, quem, como, e quanto custará a manutenção de determinada máquina ou equipamento.
Prospecção de novos clientes
A prospecção de clientes também é muito beneficiada com a aplicação da técnica. Se você está buscando novos clientes, mas ainda não conseguiu definir o que deve fazer primeiro divida suas ideias e coloque tudo em planilhas do Excel, Google Planilhas, ou em blocos do Canvas e comece a aplicar o 5W2H.
Leia mais: Aprenda como desenvolver uma proposta comercial.
Recrutamento de novos colaboradores
Assim como na prospecção de clientes, o ato de contratar novos colaboradores através de recrutamento e seleção, também pode aproveitar o método. Você pode direcionar o gestor para que ele utilize o 5W2H e possa realizar as contratações de maneira muito mais rápida e planejada.
Planejamento de atividades autônomas
Essa aplicação já foi mencionada no material, mas não custa reforçar. Os profissionais autônomos que desejam se organizar melhor, para alcançarem uma maior produtividade e consequentemente terem mais sucesso, devem utilizar o 5W2H.
Entre os tipos de áreas que mais podem aproveitar as vantagens do método, estão: programadores, redatores, designers, revisores, tradutores, escritores, entre outros.
Benefícios do 5WH2 e o que fazer para não errar
Ainda não está convencido de que o 5W2H é uma das melhores opções de planejamento estratégico? Então continue a leitura e veja quais os principais benefícios do método.
Aumento da produtividade
Qualquer coisa que você fizer para melhorar a sua organização e o seu planejamento, faz com que a sua produtividade aumente. Com o 5W2H isso não é diferente! Ao aplicar o método na sua empresa, ou no seu trabalho como autônomo ou colaborador contratado, você vai ver um aumento drástico na sua produtividade.
Leia mais: Problemas de produtividade? Dicas para melhorar o seu desempenho.
Pontualidade nos prazos
Já parou para pensar que algumas vezes (ou muitas) você acaba não conseguindo entregar seus projetos no prazo combinado com seu chefe ou com seu cliente? Isso é muito comum quando não conseguimos nos organizar de uma forma sólida e eficiente.
Com o método 5W2H, você vai tirar isso de letra, pois a ferramenta guia você de uma maneira muito interessante durante a execução do projeto. Quando você já tem um direcionamento fica muito mais fácil entregar as coisas dentro dos prazos, pois você já sabe o que tem que fazer, como você vai fazer, e principalmente, quanto tempo vai levar.
Valorização dos clientes
Clientes que se sentem valorizados são essenciais para o bom andamento de qualquer negócio. São os clientes que movem a economia e fazem com que sua empresa tenha renome, investimentos e lucros.
Dessa forma, quando você consegue ser mais produtivo e entregar tudo o que tem que fazer, nos prazos acordados, os clientes se sentem valorizados e satisfeitos. Aplique o método 5W2H e veja a satisfação de seus clientes aumentar exponencialmente.
Leia mais: Dicas para melhorar a retenção de clientes na sua agência.
Existem alguns erros que você acaba cometendo se não tem o conhecimento necessário para utilizar a ferramenta. Não se preocupe, vamos pontuar cada um deles, para que você comece a aplicar o método com o pé direito! Veja só:
Tentar aplicar o método sozinho
De nada adianta você saber exatamente como aplicar o método 5W2H se a sua equipe não souber. O conhecimento nunca é útil quando as pessoas que ajudam o seu negócio acontecer, não sabem como aplicá-lo. Dessa forma, tire um tempo para explicar e engajar a sua equipe.
Ao ensinar e motivar os colaboradores a usarem a ferramenta, todo o negócio prospera junto. De nada adianta aplicar a técnica no setor de planejamento se as pessoas que executam não sabem bem como utilizá-la. Portanto, foque em envolver seus funcionários.
Não responder as perguntas de maneira correta
Honestidade é a alma do 5W2H. Se você não responder cada uma das 7 perguntas de maneira verdadeira, certamente terá problemas ao executar as etapas do seu projeto. Digamos que você responda a pergunta “Quanto vai custar?” Com valores não realistas, por exemplo.
Com certeza vai encontrar problemas em se manter dentro do planejamento, pois terá que desembolsar mais dinheiro do que o esperado. Este é um erro que pode prejudicar muito o seu planejamento estratégico e a sua empresa de modo geral. Por isso, responda as perguntas com honestidade e da forma mais realista possível.
Não saber as suas prioridades
Coloque as tarefas nas planilhas ou nos blocos sempre definindo prioridades. Isso permite que você consiga alcançar suas metas com mais facilidade, bem como não perca tempo em atividades mais importantes.
Assim, quando for aplicar o método, lembre-se sempre de colocar as prioridades primeiro, com riqueza de detalhes nas respostas (se for possível), para que a base do seu projeto seja a mais sólida possível.
Leia mais: A importância de definir metas para a sua empresa em 2021
Agora que você aprendeu tudo o que precisa saber sobre o 5W2H, entre no site da Publi e conheça mais conteúdos como este!
