Preparamos 5 dicas para ajudar na sua gestão de tempo durante o home office, para manter a qualidade de trabalho e produtividade mesmo que remotamente.

Trabalho em casa, ou home office, é uma tendência crescente no Brasil. Bateu recorde em 2018, totalizando cerca de 3,8 milhões de profissionais, segundo dados do Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística (IBGE).

Com a pandemia do coronavírus e as medidas de isolamento social para conter a propagação da doença, milhares de empresas e pessoas pelo mundo tiveram que, repentinamente, adotar o home office como modelo de trabalho.

A estimativa é que a modalidade tenha um aumento de 30% após o fim do distanciamento social, firmando uma mudança na cultura organizacional das empresas, de acordo com estudo da Fundação Getúlio Vargas (FGV).

Para alguns, essa é a modalidade dos sonhos. Para outros, um verdadeiro desafio, tanto pela gestão do tempo no home office como pela dificuldade de definir limites entre trabalho e vida pessoal.

Pensando nisso, reunimos 5 dicas sobre como gerenciar seu tempo no home office.

Leia mais: Principais vantagens e desvantagens do Home Office | Após 1 ano trabalhando de casa.

Cenário adequado

Home office não deve ser sinônimo de trabalhar no sofá ou na mesa da cozinha. A escolha do local adequado para desenvolver as atividades é o primeiro passo para ter uma rotina organizada e produtiva.

Nem todo mundo conta com espaço exclusivo para a atividade, infraestrutura ideal e até mesmo privacidade. Ainda assim, há maneiras de transformar sua casa em um ambiente de trabalho adequado e evitar perda de tempo com distrações, e assim, garantir que tenha sucesso na gestão de tempo do seu home office.

Lugares silenciosos, longe do barulho de TV e conversas, favorecem a concentração. Iluminação e ventilação também são importantes, bem como qualquer outro aspecto que traga conforto à jornada de trabalho.

Objetos e materiais de trabalho devem estar sempre por perto, para evitar interrupções fora de hora. Mas nada de exageros, deixe só o necessário à mão. Além disso, manter em ordem pastas e arquivos, físicos e digitais, evita perda de tempo ao procurar aquele relatório ou projeto.

Para facilitar sua produtividade, busque cadeiras e mesas ergonomicamente adequados, que promovam conforto e postura correta. Essa atitude poderá evitar dores na coluna, pescoço e punho, por exemplo.

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Confira o nosso artigo: Como manter a motivação da sua equipe durante a pandemia.

Organização da rotina

Com o ambiente de trabalho arrumado, fica mais fácil organizar a rotina para gerir metas, tarefas e prazos. Aí entra em cena o planejamento diário e semanal das atividades. Ou seja, tenha a agenda como companheira.

Uma boa opção é criar um calendário de tarefas, compromissos e reuniões:

– Instituir checklists;

– Estabelecer prioridades;

– Elencar atividades com seus respectivos prazos.

E atualizar o status na medida em que forem concluídas.

Em nosso blog, reunimos 8 dicas para produzir mais trabalhando em casa, que incluem o monitoramento do tempo e a disponibilização de janelas periódicas livres para encaixar demandas emergenciais.

Tem mais uma coisa, trabalhar de pijama pode ser muito confortável, mas não contribui para estabelecer uma rotina de trabalho na própria casa. Por isso, o melhor é selecionar peças para uso exclusivo durante o job. Assim, fica mais fácil entrar no clima do home office.

Pausas necessárias

Tão importante quanto a disciplina no cumprimento do que foi planejado, é estabelecer pausas em sua rotina. Portanto, ao pensar a distribuição de suas tarefas e reuniões ao longo dos dias e semanas, reserve intervalos para descanso.

Momentos dedicados a fazer um lanche, conversar com um amigo, navegar por redes sociais ou realizar uma tarefa doméstica contribuem para oxigenar o cérebro e aliviar tensões.

Lembre-se sempre de levantar, fazer caminhadas curtas ou alongamentos. Qualquer coisa que ajude a não ficar muito tempo na mesma posição é bem-vinda.

Na elaboração desse cronograma, não há certo nem errado ou regra universal. O que vale é equacionar demandas, tempo disponível e o ritmo próprio de trabalho, manter um equilíbrio também faz parte de uma boa gestão no tempo do seu home office.

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Já conhece a ferramenta Timesheet? Ela pode ser sua aliada na hora de gerenciar o tempo de trabalho da sua equipe, saiba mais: Timesheet | Descubra como usar essa ferramenta para gerenciar o tempo da sua equipe.

Técnicas para gestão do tempo

Diversas são as técnicas empregadas por empresas e profissionais para controlar e economizar tempo: desde métodos simples, que exigem só vontade, caneta e papel, até os sofisticados, que constituem uma metodologia de gerenciamento de projetos, como o kanban.

Aqui vamos falar de duas ferramentas:

1. Pomodoro

Técnica criada no final da década de 1980 por um universitário italiano, que decidiu usar um timer de cozinha em formato de tomate, pomodoro, no idioma italiano, daí o nome, para organizar suas tarefas.

A ideia central é dividir o fluxo de trabalho em períodos de 25 minutos de concentração intensa, intercalados com 5 minutos de intervalo. Nesse momento, recomenda-se anotar a conclusão e o progresso nas tarefas.

O timer regula os ciclos e, a cada 4 concluídos, tem-se uma pausa maior para descanso. O método ajuda a aumentar o foco nas atividades, controlar as interrupções, diminuir a ansiedade e o desperdício de tempo.

2. Matriz GUT

A técnica ajuda a direcionar o tempo disponível para as demandas prioritárias, por isso é também chamada de Matriz de Priorização. A ferramenta classifica os problemas de acordo com 3 critérios: Gravidade (G), Urgência (U) e Tendência (T).

– Gravidade: avalia danos e impactos;

– Urgência: relacionada a tempo e prazo;

– Tendência: remete ao padrão de evolução da situação.

Para cada demanda são atribuídas pontuações de 1 a 5, nas 3 variáveis. Após a multiplicação das notas por 3, cria-se uma espécie de ranking de demandas, a partir do qual as tarefas e prazos podem ser estruturados.

Tecnologia como aliada

Para gerenciar seu tempo no home office e torná-lo mais produtivo, há um amplo leque de ferramentas online que apoiam o planejamento, execução e monitoramento do trabalho, além de potencializar a comunicação com colegas e clientes.

São gerenciadores de projetos, agenda online, software para controle de horas e gestão de comunicação com cliente que automatizam processos, fazendo sobrar tempo para criar e concentrar-se nas demandas que realmente importam.

Uma forma de coordenar tantas tarefas e ferramentas é adotar um sistema integrado de gestão. Nossa solução para isso é o Publi, que tem como objetivo principal integrar todos os departamentos e otimizar os processos. Conheça as funcionalidades do Publi e como elas podem contribuir para a gestão do tempo no home office. Quer saber mais? Entre em contato conosco!

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