Devido à natureza altamente dinâmica da rotina, é indiscutivelmente desafiador otimizar a gestão do tempo em uma agência. A realidade é que, no meio de tantas responsabilidades, o tempo pode passar rapidamente.
Falando em rotina, sabemos que certas situações são frequentes. Isso inclui lidar com várias contas a serem atendidas, agendar compromissos com potenciais novos clientes, gerenciar projetos em andamento, entre outros. Não é surpresa que alguns desejem que o dia tivesse 48 horas em uma agência. Para ilustrar brevemente a gestão do tempo em sua agência, podemos recorrer a um exemplo clássico.
No livro Tríade do Tempo, escrito por Christian Barbosa, o autor explana sobre a quantidade de tempo que perdemos devido à falta de prioridades. Muitas vezes, não se trata apenas de falta de produtividade. Na verdade, trata-se de sobrecarregar-se com várias atividades sem dar prioridade ao que é mais importante.
Gestão de tempo da sua agenda: colocando as atividades em ordem
Antes de mais nada, pergunte-se: você acredita que a sua agência tem tido uma administração adequada de tempo? Ou, tem a impressão de que as coisas são tão intensas que se passam os dias e tudo simplesmente acontece?
Uma constante sensação de que todas as demandas são urgentes, mesmo sabendo que a maioria não tinha prazo tão curto. Sentimento de estar andando no mesmo lugar, sem conseguir evoluir, sem conseguir entregar resultados com mais agilidade e qualidade.
Veja, se você sente que há muito retrabalho, que está todo mundo trabalhando no automático e que ninguém consegue tirar a sua agência deste caminho, possivelm ente você está precisando de uma gestão do tempo adequada.
Talvez, seja necessário lidar melhor com as prioridades, dedicar mais ou menos tempo para cada atividade, entender todas as demandas em um nível macro, para, a partir disso, delegar as funções de maneira realista.
Cada pessoa que trabalha com você tem uma maneira de trabalhar, entenda a maneira de cada um, ajuste o que precisa ser ajustado e os auxilie com a gestão do tempo. Todos precisam de um tempo para descontração e todos precisam se dedicar às suas demandas mais importantes e às urgentes.
Para te ajudar e entender mais sobre gestão do tempo, e conseguir aplicá-la em sua agência, hoje trazemos 5 dicas para a gestão de tempo da sua agência.
1 – Entenda as reais prioridades do momento
Como já mencionado anteriormente, podemos fazer uso do exemplo apresentado no livro Tríade do Tempo, que também é o nome de uma metodologia desenvolvida para otimizar a gestão do tempo no cotidiano.
Antes de estabelecermos metas e tarefas, é essencial considerar três esferas fundamentais: circunstância, urgência e importância. Equilibrar esses três aspectos pode parecer desafiador, não é mesmo?
No que diz respeito à circunstância, estamos lidando com atividades que consomem tempo de forma desnecessária. Um exemplo disso é verificar repetidamente a caixa de e-mails ou procrastinar nas redes sociais.
Na esfera da urgência, concentramos nossos esforços naquilo que requer entrega imediata. Essas tarefas geralmente estão associadas a prazos apertados e estão relacionadas a pressão e estresse.
Por sua vez, a esfera da importância está relacionada ao que é verdadeiramente relevante para o dia a dia. São as atividades que geram resultados a curto, médio e longo prazo. Essas tarefas podem exigir um prazo de execução mais extenso, ao contrário das urgentes.
De acordo com a metodologia, o ideal é equilibrar o tempo dedicado a cada uma dessas esferas da seguinte forma em nossa rotina:
- Esfera da circunstância: 10%;
- Esfera da urgência: 20%;
- Esfera da importância: 70%.
Ou seja, essa metodologia mostra que ninguém precisa ser de ferro. Os 10% para as coisas circunstanciais remete aos pequenos momentos de alívio do dia a dia. Momentos de conversa entre colegas, uma checada nas mensagens do celular, conferir caixa de entrada do e-mail, etc.
Para a maior parte do tempo, é necessário focar naqueles trabalhos que têm um prazo, porém ainda não são urgentes. É necessário que estes trabalhos sejam feitos com cuidado e atenção e com a garantia que de que quando o prazo chegar tudo vai estar pronto e em perfeitas condições.
Nesse sentido, reservamos 20% do tempo para as coisas que têm um prazo de entrega menor, ou seja, demandas que “chegam hoje e precisam ser resolvidas hoje”, ou mesmo, que tinham um prazo maior, mas devido à escala de importância acabaram ficando para depois.
Evite que demandas não-urgentes se tornem urgentes, administre seu tempo e consiga fazer tudo o que precisa em tempo razoável. Devemos focar ao máximo no que realmente é útil e traz resultados. Por isso, a esfera da importância se destaca, seguida da urgência.
2 – Elabore metas para curto, médio e longo prazo
Considerando o ponto anterior, já temos uma orientação em relação ao planejamento. Portanto, podemos usar a importância e a urgência como critérios para planejar o que será realizado diariamente e semanalmente. Também podemos considerar o que se deseja alcançar em um período de tempo mais amplo.
Veja, se existem demandas que possuem prazo maior, porém são de extrema importância, como: clientes mais exigentes, situações que não podem atrasar um dia sequer, demandas que irão precisar de mais tempo de análise e planejamento, e que até a execução pode ser mais difícil, priorize-as.
Não se ocupe das urgências o dia todo ou a semana toda, administre o seu dia, administre sua semana! Separe as demandas mais importantes e as coloque como prioridade no seu tempo. A maior parte das horas de trabalho devem ser dedicadas a elas.
As urgências precisam de resolução também. Se existem demandas que precisam ser resolvidas o mais rápido possível, reserve uma parte do seu dia para atender a elas. Observe se elas são realmente urgentes ou se tornaram urgentes devido à má administração do tempo. Desta forma, você poderá tomar medidas para resolver esta situação.
Então, elabore metas! Quais são as metas a curto prazo? E a médio prazo? E a longo prazo? O que precisa ser resolvido hoje? O que precisa ser feito a semana toda para que na semana que vem se tenha um trabalho excelente? Organize tudo e repasse para suas equipes.
Ao elaborar metas de forma adequada, é possível criar um cronograma de atividades mais eficaz. Dessa forma, durante a rotina na agência, cada colaborador sabe exatamente quais são suas responsabilidades ao longo do dia. Eles compreendem o que é importante e o que é urgente, permitindo que priorizem suas tarefas de forma adequada.
Portanto, mesmo que pareça algo básico, esse planejamento é fundamental! Ele impede que as pessoas executem suas atividades de maneira aleatória e automática.
Ele evita que uma tarefa precise ser sobreposta a outra e que o estresse causado por imprevistos seja ainda maior. Ao definir objetivos claros e estabelecer um planejamento adequado, a equipe da agência poderá se dedicar a cada atividade com maior eficiência. Isso reduzirá a chance de conflitos entre as tarefas e proporcionará uma gestão mais equilibrada do tempo.
Além disso, ao ter metas bem definidas para o curto, médio e longo prazo, a agência terá uma visão mais clara de seus objetivos e poderá direcionar seus esforços de forma estratégica. Isso contribuirá para um maior foco, motivação e alinhamento entre os membros da equipe, resultando em um aproveitamento mais eficiente do tempo e melhores resultados para a agência como um todo.
3 – Incentive a prática de checklists diários na sua agência
Agora que discutimos como priorizar o tempo e orientar a organização, é importante termos uma forma de controlá-lo de maneira eficiente.
Portanto, uma prática altamente recomendada para otimizar o aproveitamento do dia é o uso de listas de verificação, também conhecidas como checklists. Basta criar uma lista com as tarefas que precisam ser concluídas ao longo do dia e ir marcando à medida que forem sendo realizadas.
Detalhe cada atividade, delegue para cada pessoa e estabeleça as metas. Por exemplo: atividade 1: entregar até às 11h; atividade 2: concluir primeira etapa até às 14h e iniciar segunda etapa amanhã.
Dessa forma, cada pessoa terá uma visão individual das prioridades e senso de urgência. Isso permite chegar ao final do dia com a consciência de que tudo o que deveria ter sido feito foi concluído.
Um problema muito comum é quando as pessoas confiam apenas na memória para lembrar do que precisam fazer ao longo do dia. Elas podem até acreditar que cumpriram todas as suas tarefas, mas sempre há o risco de algum detalhe passar despercebido.
Por meio do uso de checklists, esse risco é minimizado. Com uma lista tangível e visualmente marcada, é mais difícil esquecer ou negligenciar alguma atividade importante. A prática de checklists diários proporciona uma maior organização e eficiência no gerenciamento do tempo, garantindo que todas as tarefas sejam abordadas de maneira adequada.
Ademais, as listas de verificação também podem servir como um registro do trabalho realizado, permitindo uma análise posterior do desempenho individual ou da equipe. Isso possibilita identificar padrões, identificar oportunidades de melhoria e promover um ambiente de trabalho mais produtivo e organizado.
Portanto, incentivar a prática de checklists diários em sua agência é uma maneira simples, porém eficaz, de otimizar a gestão do tempo e garantir que todas as tarefas sejam concluídas de maneira adequada, evitando assim possíveis lapsos ou negligências.
4 – Opte por metodologias ágeis
Atualmente, devido às constantes atualizações na área de gestão de projetos, existem várias metodologias ágeis disponíveis.
O objetivo dessas metodologias é garantir que os projetos sejam planejados, acompanhados e executados de forma eficiente, sem desperdício de tempo. Embora haja diversas opções, vamos mencionar de forma resumida o Scrum e o Kanban.
No Scrum, o foco é realizar o dobro do trabalho na metade do tempo. Nessa abordagem, o projeto é dividido em ciclos, com reuniões objetivas e definidas.
Além disso, há a figura do Scrum Master, responsável por direcionar e manter o foco nas tarefas. Isso proporciona uma ação mais efetiva e reduz o tempo gasto em discussões desnecessárias.
Quanto ao Kanban, trata-se de uma organização visual das tarefas em quadros coloridos para uma fácil visualização. Geralmente, as atividades são separadas em colunas como “pendentes”, “em andamento” e “concluídas”. Vale ressaltar que existem vários softwares que oferecem uma interface digital para essa metodologia.
Ambas as abordagens visam promover uma gestão mais eficiente do tempo, permitindo uma visão clara do progresso das tarefas e facilitando a identificação de gargalos ou atividades que demandam mais atenção.
Ao adotar essas metodologias ágeis, as equipes de projetos têm a oportunidade de trabalhar de maneira mais eficaz, priorizando as atividades mais relevantes e entregando resultados dentro dos prazos estabelecidos.
No entanto, é importante ressaltar que cada metodologia ágil possui suas particularidades e pode ser mais adequada para diferentes tipos de projetos ou equipes.
É fundamental estudar e entender as características de cada abordagem antes de decidir qual delas se encaixa melhor nas necessidades da sua empresa ou equipe de trabalho.
5 – Adote um software para gestão de agência
Por último, mas igualmente relevante, temos a implementação de um sistema eficiente de gestão para agências. Esse sistema desempenha um papel crucial em diversos aspectos:
- Automação de tarefas e redução de trabalhos manuais: um bom sistema de gestão permite automatizar várias atividades rotineiras, poupando tempo e esforço da equipe. Isso significa menos tarefas repetitivas e mais foco em atividades estratégicas e de maior valor agregado;
- Maior organização de dados: com um sistema de gestão adequado, é possível armazenar e acessar os dados da agência de forma organizada e estruturada. Isso facilita a localização e recuperação de informações relevantes, evitando a perda de tempo na busca por documentos ou dados específicos. Além disso, a organização dos dados contribui para uma análise mais precisa e embasada na tomada de decisões;
- Centralização de informações para evitar retrabalho e buscas excessivas: isso evita a dispersão de dados em diferentes sistemas ou documentos, reduzindo o retrabalho causado pela duplicação de informações e garantindo que todos os membros da equipe tenham acesso rápido e fácil aos dados relevantes. Com a centralização das informações, também é possível evitar buscas excessivas, o que economiza tempo e aumenta a produtividade.
Além desses benefícios mencionados, um sistema de gestão adequado também pode oferecer recursos como controle financeiro, acompanhamento de projetos, monitoramento de prazos e tarefas, gerenciamento de equipes, entre outros.
Ao adotar um sistema que atenda às necessidades específicas da agência, é possível otimizar ainda mais a gestão do tempo e aumentar a eficiência operacional.
Nesse sentido, a implementação de um sistema de gestão eficiente proporciona uma série de vantagens para a agência, incluindo a automação de atividades, a organização dos dados e a centralização das informações.
Esses fatores contribuem para uma melhor utilização do tempo, redução de retrabalho e aumento da produtividade geral da equipe.
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